Informatie

Beheerregeling informatiebeheer Plassenschap Loosdrecht 2027 Het Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Plassenschap Loosdrecht e.o. 2023 d.d. 1 januari 2027 (verder te noemen: GR Plassenschap Loosdrecht) Gelet op: •artikel 30 van de GR Plassenschap Loosdrecht; •artikel 2.3 tweede lid en artikel 4.2 Archiefwet 2026; Overwegende dat: •De zorg voor en het toezicht op informatiebeheer als bedoeld bij of krachtens de geldende Archiefwet berust bij het Bestuur; •In de GR Plassenschap Loosdrecht is bepaald dat het Bestuur een regeling voor het informatiebeheer vaststelt. De regeling legt afspraken vast over de zorg, bewaring, en het beheer van documenten inclusief het toezicht daarop; •De GR Plassenschap Loosdrecht geen capaciteit heeft om bewaring, beheer en toezicht zelfstandig uit te voeren; •De ambtelijke capaciteit wordt ingezet via de provincie Utrecht en de provincie Utrecht bereid is om de informatiebeheertaken voor het Plassenschap Loosdrecht uit te voeren; •Voor de zorg voor en het toezicht op de documenten het noodzakelijk is om een archiefbewaarplaats aan te wijzen, waarvan de aangewezen archivaris tevens optreedt als toezichthouder; •De provincie Utrecht alle (bestuurlijke) documenten van het Plassenschap Loosdrecht bewaart en ervoor zorgt dat deze documenten om niet beschikbaar zijn voor de gemeente Hilversum; •De gemeente Hilversum alle documenten bewaart die voortvloeien uit de taakuitoefening als bedoeld in artikel 2 lid 5 van de Samenwerkingsovereenkomst gemeente Wijdemeren en gemeente Hilversum; •De Gemeente Hilversum ervoor zorgt dat deze documenten op elk moment beschikbaar zijn voor de bestuurssecretaris van het Plassenschap Loosdrecht. Besluit: de Beheerregeling informatiebeheer Plassenschap Loosdrecht 2027 vast te stellen. Artikel 1 Definities Dit besluit verstaat onder: a.Informatiebeheer: het beheer van en het toezicht op de documenten en binnen het kader van duurzame toegankelijkheid de inrichting en uitvoering van het opslaan, het bewaren en beheren, het ontsluiten of (actief) leveren, en waar nodig, het overbrengen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie; b.Plassenschap Loosdrecht: de rechtspersoon zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid van de GR Plassenschap Loosdrecht. c.secretaris: de bestuurssecretaris zoals is bedoeld in artikel 14, eerste lid van de GR Plassenschap Loosdrecht. Artikel 2 Aanwijzing beheersregels en bevoegdheden 1.De bepalingen van de provincie Utrecht die zijn neergelegd in de bij of krachtens de archiefverordening neergelegde regels voor het informatiebeheer, zijn voor de taken die de provincie Utrecht voor het Plassenschap Loosdrecht uitvoert, van overeenkomstige toepassing op het informatiebeheer van het Plassenschap Loosdrecht, met dien verstande dat voor Gedeputeerde Staten gelezen dient te worden: het Bestuur van het Plassenschap Loosdrecht.2.De bepalingen van de gemeente Hilversum die zijn neergelegd in de bij of krachtens de archiefverordening neergelegde regels voor het informatiebeheer, zijn voor de taken die Hilversum voor het Plassenschap Loosdrecht uitvoert, van overeenkomstige toepassing op het informatiebeheer van de gemeente Hilversum, met dien verstande dat voor burgemeester en wethouders gelezen dient te worden: het Bestuur van het Plassenschap Loosdrecht.3.Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht en burgemeester en wethouders van Hilversum zijn bevoegd om namens het Bestuur besluiten te nemen en verklaringen op te stellen aangaande de documenten van het Plassenschap Loosdrecht, dan wel ondergeschikten hiervoor mandaat te verlenen. Artikel 3 Aanwijzing archiefbewaarplaats en archivaris Als archiefdienst wordt aangewezen de archiefdienst van de provincie Utrecht, die wordt beheerd door de aangewezen archivaris van de provincie Utrecht. Artikel 4 Toezicht en verantwoording 1.De archivaris kan zich in de uitoefening van het toezicht laten bijstaan door de toezichthouder onder de Archiefwet voor gemeente Hilversum.2.Als de archivaris bij de uitoefening van het toezicht aandachtspunten of tekortkomingen in het informatiebeheer constateert, dan wordt hierover mededeling gedaan aan de secretaris of indien nodig, aan het Bestuur. De archivaris doet hierbij aanbevelingen voor verbetering.3.De archivaris brengt tweejaarlijks verslag uit aan het Bestuur over het uitgevoerde toezicht en het beheer van de archiefbewaarplaats. Het Bestuur kan het verslag van de archivaris betrekken bij de verantwoording aan de deelnemers. Artikel 5 Bekendmaking Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2027 na bekendmaking. Artikel 6. Citeertitel Dit besluit wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Plassenschap Loosdrecht 2027. Vastgesteld in de vergadering van het Bestuur op 2 juli 2026. Toelichting Artikel 2.3 tweede lid van de Archiefwet 2026 bepaalt dat het Bestuur verantwoordelijk is voor de documenten van het Plassenschap Loosdrecht. Volgens artikel 4.2 van de Archiefwet 2026 stelt het bestuur regels vast voor het beheer van de niet-overgebrachte documenten waarvoor het verantwoordelijk is. In artikel 30 van de GR Plassenschap Loosdrecht is bepaald dat het bestuur een regeling vaststelt voor het informatiebeheer. Met deze Beheerregeling informatiebeheer wordt uitvoering gegeven aan die bepaling. Artikelsgewijze toelichting Artikel 2 De taken van het Plassenschap Loosdrecht worden in de praktijk uitgevoerd en ondersteund door de provincie Utrecht en gemeente Hilversum. In de praktijk is het informatiebeheer van deze partijen leidend. Om die reden wordt door het Plassenschap Loosdrecht aangesloten op de regelgeving, afspraken en processen voor het informatiebeheer die gelden bij onderscheidenlijk de provincie Utrecht en gemeente Hilversum. Deze worden daarom van overeenkomstige toepassing verklaard op het informatiebeheer voor het Plassenschap Loosdrecht. Gedoeld wordt daarmee op de geldende archiefverordeningen van de provincie Utrecht en gemeente Hilversum, en hieraan gerelateerde besluiten zoals een besluit vervanging documenten. Ook zullen de selectielijsten van de onderscheidenlijke partijen worden gehanteerd, waarin de bewaartermijnen voor archiefbescheiden zijn opgenomen. Tevens wordt aangesloten op de mandaten die bij de uitvoerende partijen zijn verleend voor besluiten en verklaringen onder de Archiefwet. Dit betreft onder meer het vervangen van papieren documenten door scans, het vernietigen van documenten na verstrijken van de bewaartermijn, en het migreren en converteren van digitale informatie. Het Bestuur kan evenwel beslissen om verklaringen zelf op te maken, zoals bij de overbrenging van blijvend te bewaren documenten naar de archiefbewaarplaats. Artikel 3 Als archiefdienst voor het Plassenschap Loosdrecht is aangewezen de provinciale archiefdienst van Utrecht. Dit is in lijn met het bepaalde in artikel 3.4 van de Archiefwet 2026. De archivaris van de provincie Utrecht die deze bewaarplaats onder de wet beheert, wordt aangewezen door het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief. Artikel 4 De archivaris is als beheerder van de archiefdienst, tegelijk toezichthouder onder de Archiefwet 2026 voor het informatiebeheer van de provincie Utrecht, en in die hoedanigheid tevens voor het Plassenschap Loosdrecht. De toezichthouder voor de gemeente Hilversum is de aangewezen archivaris van gemeente Hilversum. De archivaris van het Plassenschap kan het toezicht niet opdragen aan de archivaris van Hilversum, maar kan omwille van doelmatigheid toezichtbevindingen wel baseren op bevindingen van de interne kwaliteitszorg voor het informatiebeheer van de gemeente Hilversum. Bij de provincie Utrecht en de gemeente Hilversum wordt verslag uitgebracht over de staat van het informatiebeheer. Gedeputeerde Staten betrekken het jaarverslag van de archivaris bij de verantwoording aan Provinciale Staten. Als uit die verslaglegging of anderszins aandachtspunten of tekortkomingen blijken die van invloed zijn op het informatiebeheer voor het Plassenschap Loosdrecht, dan doet de archivaris hiervan mededeling aan de bestuurssecretaris of het bestuur. De archivaris voorziet het bestuur in ieder geval van een tweejaarlijkse verslaglegging over de toezichtactiviteiten en bevindingen, alsmede over het beheer van overgebrachte permanent te bewaren archieven bij Het Utrechts Archief.