Informatie

Controleverordening VGGM 2026 Het algemeen bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, Gezien het: -voorstel van het dagelijks bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden d.d. 2 september 2026; Gelezen het advies van: -de Auditcommissie financiën d.d. 31 augustus 2026; Gelet op: -artikel 35, zevende lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen; -artikel 213 van de Gemeentewet; -artikel 31, tweede lid, van de gemeenschappelijke regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2025; -Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (hierna: BADO); -Instellingsbesluit Auditcommissie financiën VGGM; B E S L U I T: vast te stellen: de “Controleverordening VGGM 2026” t.b.v.de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a.accountant: een door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek juncto 213, tweede lid, van de Gemeentewet; b.accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; c.accountantsverslag: verslag van bevindingen van de accountant; d.Algemeen Bestuur: het algemeen bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden; e.Auditcommissie financiën: een door het Algemeen Bestuur ingestelde commissie die toezicht houdt op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de financiële verantwoording. De Auditcommissie adviseert het Algemeen Bestuur. Voor de uitvoering van de taken van het Algemeen Bestuur, zoals deze zijn omschreven, dient rekening gehouden te worden met de rol van de Auditcommissie zoals deze in het instellingsbesluit Auditcommissie financiën is benoemd; f.Dagelijks Bestuur: het dagelijks bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden; g.directie: directeur Publieke Gezondheid en directeur Brandweer gezamenlijk; h.deelverantwoording: een in opdracht van het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling VGGM, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; i.jaarrekening: jaarrekening van de Gemeenschappelijke Regeling als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; j.managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen; k.rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving; l.regeling: de gemeenschappelijke regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden 2025 of eventuele opvolgers daarvan; m.vertegenwoordiger: een (inhuur)medewerker die vanuit zijn functie bevoegd is om namens de VGGM relevante informatie en documentatie te verstrekken ten behoeve van de accountantscontrole; n.VGGM: het openbare lichaam, genaamd "Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden”. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1.De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar, met de mogelijkheid deze periode tweemaal twee jaar te verlengen. 2.Het Dagelijks Bestuur bereidt in overleg, en op advies van de Auditcommissie financiën, met het Algemeen Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3.Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen voor de jaarlijkse accountantscontrole bevat in ieder geval: a.de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het Dagelijks Bestuur en afwijkende rapportagegrenzen; b.de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvang basis, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c.de inrichtingseisen voor het accountantsverslag; d.de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e.de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering waaronder de managementletter; f.de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; g.de producten of organisatieonderdelen van de gemeenschappelijke regeling VGGM met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden. 4.Het Algemeen Bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast voor de aanbesteding.5.De Auditcommissie financiën adviseert het Algemeen Bestuur jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole, over benodigde actualisatie van de onder lid 3 genoemde onderdelen. Het Algemeen Bestuur besluit hierover middels de vaststelling van het jaarlijkse controleprotocol. Artikel 3. Overige controles en opdrachten 1.Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de uitvoering van het beleid van de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. 2.Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. 3.Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de VGGM is. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: -de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, -alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2.De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren.3.De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de VGGM. 4.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de Auditcommissie financiën (als adviseur van het Algemeen Bestuur), de Directie en de Concerncontroller en eventuele overige vertegenwoordigers van de VGGM. Artikel 5. Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur 1.Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor de accountantscontrole.2.Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.3.Het Dagelijks Bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen, voor de vergadering waarin de vaststelling van de jaarstukken staat geagendeerd, aan het Algemeen Bestuur. De werkwijze en de te hanteren termijnen worden conform de uitwerking in de regeling uitgevoerd. 4.Voorafgaand aan het gestelde in lid 3, wordt de Auditcommissie financiën gevraagd advies te geven aan het Algemeen Bestuur over de gecontroleerde jaarrekening met de accountantsverklaring en het verslag van de bevindingen.5.Als wordt voorgeschreven dat de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ter zienswijze dient te worden aangeboden, wordt dit conform de uitwerking in de regeling uitgevoerd.6.Het Dagelijks Bestuur overlegt, voorafgaand aan de laatste vergadering van de Auditcommissie financiën, de managementletter met een reactie vanuit het Dagelijks Bestuur aan de Auditcommissie financiën. 7.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.8.De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het Dagelijks Bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.9.De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de VGGM en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie. Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 1.Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de VGGM.2.De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.3.Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel 7. Rapportering door accountant 1.Als de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks Bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur. De accountant zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur en de Auditcommissie financiën.2.In aanvulling op het verslag van bevindingen, brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende medewerkers. 3.De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan de concerncontroller, de directie en het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het Algemeen Bestuur het verslag van bevindingen met de Auditcommissie financiën. Artikel 8. Inwerkingtreding, intrekking en citeertitel 1.Deze verordening treedt in werking een dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2026, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2026 en later. 2.Het Algemeen Bestuur evalueert deze verordening uiterlijk 2029, of wanneer hier aanleiding voor is, en beziet dan of actualisering wenselijk is.3.De ‘Controle- en beheersverordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2015’ worden gelijktijdig ingetrokken.4.Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening VGGM 2026. Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van 9 september 2026. Het Algemeen Bestuur Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, De (plv.) voorzitter, René Verhulst De secretaris, Henk Bril