Informatie

Controleverordening Zeeuws Archief 2025 Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: accountant: Een door het algemeen bestuur benoemde: a.registeraccountant of; b.accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36 lid 2i van de Wet op het accountantsberoep of; c.organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. accountantscontrole: De controle van de in artikel 21 gemeenschappelijke regeling bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant ten behoeve van: 1. de accountantsverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 3 a.het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; b.het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; c.het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); 2. het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 4 a.de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; b.onrechtmatigheden in de jaarrekening, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet (het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten), in acht worden genomen. Deelverantwoording: Een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de gemeenschappelijke regeling, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. 2. Jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur in overleg met de accountant vast: a.de toe te passen goedkeuringstolerantie bij de controle van de jaarrekening; b.de door de accountant te hanteren rapporteringtolerantie bij het opstellen van zijn verslag van bevindingen; Artikel 3 Informatieverstrekking door dagelijks bestuur 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole. 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn; 3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het algemeen bestuur binnen de termijnen, vastgesteld in de Gemeenschappelijke Regeling Het Zeeuws Archief. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld. 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onderzoek. 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de organisatie en stimuleert door een zo veel mogelijk organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering; Artikel 4 Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant kan de werkzaamheden in kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie. Artikel 5 Toegang tot informatie door de accountant 1. Het dagelijks bestuur dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de organisatie. 2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers, die onder verantwoordelijkheid van de gemeenschappelijke regeling werkzaamheden verrichten, mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de medewerkers van het Zeeuws Archief zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel 6 Overige controles en opdrachten 1. Het dagelijks bestuur, dan wel de directeur en/of de hoofden van de afdelingen, mits daartoe gemandateerd, kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze verantwoording moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur, dan wel de directeur en/of de hoofden van de afdelingen, mits daartoe gemandateerd, bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de organisatie is. Artikel 7 Rapportering door de accountant 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur; 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de directeur en/of de hoofden van de afdelingen dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren van de gemeenschappelijke regeling; 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren. Mits daartoe gemandateerd kan de directeur in de plaats treden van het dagelijks bestuur. Artikel 8 Intrekking oude regeling De “Controleverordening Zeeuws Archief” welke is vastgesteld op 11 december 2023 wordt ingetrokken. Artikel 8 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking per 8 december 2025 Artikel 9 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening Zeeuws Archief 2025” Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 8 december 2025De voorzitter, De directeur,drs. F.W. Weisglas dr. J.C. Luscombe-Serlie