Informatie

Dienstverleningshandvest Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2026 Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant, Overwegende dat: •het wenselijk is algemene leveringsvoorwaarden te stellen waaronder de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant zijn dienstverlening aan zijn opdrachtgevers verricht; •het algemeen bestuur deze algemene leveringsvoorwaarden wenst op te nemen in een dienstverleningshandvest; •dit dienstverleningshandvest de eerder met de deelnemers overeengekomen dienstverleningsovereenkomsten vervangt; Gelet op •Titel 5, afdeling 3 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek; •Artikel 2.4 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2024, Besluit vast te stellen: het Dienstverleningshandvest Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2026. I ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsbepalingen In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder: a.opdrachtgever: de individuele colleges van burgemeester en wethouders, respectievelijk Gedeputeerde Staten van de deelnemer in de regeling; b.opdrachtnemer: de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant; c.partijen: opdrachtgever en opdrachtnemer tezamen; d.AVG: Algemeen verordening gegevensbescherming; e.algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant; f.de regeling: de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2024; g.werkprogramma: overzicht van de door opdrachtnemer te leveren diensten en producten die voor een bepaald jaar zijn overeengekomen, met daaraan de gekoppelde prijzen en tarieven. Het werkprogramma vormt een onlosmakelijk onderdeel van de Uitvoeringsovereenkomst.Op basis van het werkprogramma maken zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer een onderscheid in de volgende programma’s:Programma 1: Landelijke basistaken (verplicht);Programma 2: Structurele en incidentele verzoektaken;Programma 3: Collectieve taken (verplicht); h.basistaken: het landelijk basistakenpakket als bedoeld in artikel 2.1 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2024; i.verzoektaken: de incidentele of structurele verzoektaken, als bedoeld in artikel 2.2 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2024; j.collectieve taken: algemene taken op het terrein van de gemeenschappelijke regeling die niet zijn toe te schrijven aan één of meer specifieke deelnemers en die ten dienste van alle deelnemers worden uitgevoerd; k.de Uitvoeringsovereenkomst: de Uitvoeringsovereenkomst, tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, waarbij opdrachtnemer zich jegens opdrachtgever verbindt werkzaamheden te verrichten. Artikel 2 Toepasselijkheid 1.Dit dienstverleningshandvest is van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer ten aanzien van de uitvoering van de taken als bedoeld in artikel 2.1 (Basistaken) en 2.2. (Verzoektaken) van de regeling en de collectieve taken zoals opgenomen in het werkprogramma. 2.Opdrachtnemer wijst uitdrukkelijk de toepasselijkheid van andere voorwaarden van opdrachtgever van de hand. 3.Van deze algemene voorwaarden kan slechts worden afgeweken indien partijen dit uitdrukkelijk en schriftelijk met elkaar overeenkomen. Artikel 3 Duur Dit dienstverleningshandvest is onlosmakelijk verbonden met deelname aan de regeling en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Artikel 4 Redelijkheid en billijkheid 1.Partijen verplichten zich jegens elkaar om zich bij de uitvoering van dit dienstverleningshandvest en de Uitvoeringsovereenkomst te gedragen overeenkomstig de eisen van redelijkheid en billijkheid. 2.Indien er omstandigheden optreden die naar mening van opdrachtgever en/of opdrachtnemer van invloed kunnen zijn op de toepassing van dit dienstverleningshandvest dan treden partijen hierover met elkaar in overleg. 3.Onder het gestelde in het tweede lid wordt ook bedoeld de situatie waarin bepalingen in dit handvest naar mening van opdrachtgever en/of opdrachtnemer onverbindend of onuitvoerbaar zijn. 4.Het algemeen bestuur is bevoegd middels de daarvoor geldende besluitvormingsprocedure wijzigingen in of aanvullingen op deze algemene voorwaarden aan te brengen. Artikel 5 Aansprakelijkheid 1.Opdrachtgever blijft aansprakelijk voor de vermogensrechtelijke gevolgen van de besluiten die namens hem in mandaat worden genomen door de directeur of onder hem ressorterende medewerkers, onverminderd het bepaalde in artikel 1:1 vierde lid en artikel 10:2 van de Algemene Wet bestuursrecht. 2.Het gestelde in het vorige artikellid is van overeenkomstige toepassing op overige rechtshandelingen of feitelijk handelen van opdrachtnemer indien deze handelingen plaatsvinden ter uitvoering van en binnen de reikwijdte van de opdracht.3.Indien mocht blijken dat opdrachtgever aansprakelijk is voor tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht als bedoeld in lid 1 of 2 van dit artikel, en deze aansprakelijkheid het gevolg is van het niet in acht nemen door de opdrachtnemer van de op de opdrachtnemer rustende zorgplicht als bedoeld in artikel 7:401 BW dan wel opzet of grove schuld aan de zijde van de opdrachtnemer, kan opdrachtgever de door hem eventueel geleden schade verhalen op opdrachtnemer. Op de hoogte van het bedrag dat opdrachtgever op opdrachtnemer kan verhalen is de staffel met aansprakelijkheidsbeperkingen zoals opgenomen in lid 4 van toepassing. 4.De aansprakelijkheid van opdrachtnemer voor andere gevallen dan bedoeld in het eerste of tweede lid van dit artikel, is als volgt beperkt tot: indien het bedrag van de dienstverlening dat de opdrachtnemer voor zijn werkzaamheden in het kader van die specifieke deelopdracht heeft ontvangen kleiner is of gelijk aan € 50.000,- € 150.000,- per gebeurtenis en maximaal € 300.000,- per kalenderjaar; indien het bedrag van de dienstverlening dat de opdrachtnemer voor zijn werkzaamheden in het kader van die specifieke deelopdracht heeft ontvangen meer is dan € 50.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 100.000,- € 300.000,- per gebeurtenis en maximaal € 500.000,- per kalenderjaar; indien het bedrag van de dienstverlening dat de opdrachtnemer voor zijn werkzaamheden in het kader van die specifieke deelopdracht heeft ontvangen meer is dan € 100.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 150.000,- € 500.000,- per gebeurtenis en maximaal € 1.000.000,- per kalenderjaar; indien het bedrag van de dienstverlening dat de opdrachtnemer voor zijn werkzaamheden in het kader van die specifieke deelopdracht heeft ontvangen meer is dan € 150.000,- € 1.500.000,- per gebeurtenis en maximaal € 3.000.000,- per kalenderjaar. 5.De aansprakelijkheid van opdrachtnemer voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, verminking of verlies van data is uitgesloten. 6.De in dit artikel neergelegde aansprakelijkheidsbeperkingen worden mede bedongen ten behoeve van de door opdrachtnemer voor de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden, die derhalve hierdoor een rechtstreeks beroep op deze aansprakelijkheidsbeperking kunnen doen. Opdrachtnemer zal steeds zoveel mogelijk bedingen dat de door haar ingeschakelde derde zich terzake afdoende verzekert. Artikel 6 Tekortkoming in de uitvoering Indien een partij toerekenbaar tekortkomt in de nakoming van enige verplichting onder dit dienstverleningshandvest, is zij pas in verzuim nadat zij door die andere partij in gebreke is gesteld en een redelijke termijn heeft gekregen om die tekortkoming te verhelpen. Artikel 7 Verzekering Opdrachtnemer garandeert opdrachtgever dat hij beschikt over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking van € 2.500.000 per voorval en € 5.000.000 per verzekeringsjaar. Artikel 8 Dwangsom 1.Bij overschrijding van een in een opdrachtvertrekking afgesproken termijn voor te verrichten taken en rapportages/adviezen door opdrachtnemer, waardoor opdrachtgever als bestuursorgaan de wettelijke beslistermijn overschrijdt en ingevolge artikel 4:17 Algemeen wet bestuursrecht een dwangsom verbeurt, wordt deze in rekening gebracht bij opdrachtnemer. De eerste volzin is niet van toepassing indien er sprake is van overmacht aan de zijde van opdrachtnemer, of opdrachtnemer aantoont dat de verbeuring van de dwangsom aan opdrachtgever kan worden toegerekend. 2.Onder overmacht aan de zijde van de opdrachtnemer wordt in ieder geval niet verstaan liquiditeits- cq. solvabiliteitsproblemen, gebrek aan personeel, stakingen, uitval van hulpmaterialen. Artikel 9 Geheimhouding 1.Partijen verplichten zich om geheimhouding te betrachten ten aanzien van informatie waarvan het vertrouwelijk karakter bekend is, althans waarvan het vertrouwelijk karakter redelijkerwijs kan worden aangenomen. 2.Partijen stellen alles in het werk om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie van de andere partij ter kennis of in handen van derden komt, tenzij: -openbaarmaking verplicht is op grond van wet- en regelgeving; -een der partijen zich voor de rechter moet verdedigen of openbaarmaking berust op een bindende uitspraak van de rechter; -een der partijen de andere partij van de geheimhoudingsplicht heeft ontheven, -de betreffende informatie via openbare bronnen is verkregen;Voor zover mogelijk zal de openbaarmakende partij voor openbaarmaking met de andere partij overleggen over de vorm en de inhoud van de openbaarmaking. 3.Partijen nemen, ook na afloop van de overeenkomst, jegens derden die niet bij de uitvoering van opdracht zijn betrokken, zorgvuldigheid en geheimhouding in acht van alle vertrouwelijke gegevens dan wel concurrentiegevoelige informatie van de andere partij die in het kader van die opdracht ter kennis is gekomen. 4.Met betrekking tot alle gegevens en informatie die door een van de partijen aan de andere wordt verstrekt of die anderszins in zijn bezit zijn, stemt de ontvangende partij ermee in alle noodzakelijke maatregelen in acht te nemen voor een veilige bewaring en opslag. Artikel 10 Intellectuele eigendom 1.Adviezen, modellen, technieken, geluid- en beeldmateriaal, instrumenten, waaronder ook software en overige voorwerpen waarop intellectueel eigendom kan worden gevestigd, die zijn gebruikt voor de uitvoering van de opdracht dan wel in het advies of onderzoeksresultaat zijn opgenomen, zijn en blijven het eigendom van de opdrachtnemer, voor zover deze niet reeds aan derden toekomen. 2.Openbaarmaking, verder gebruik of verdere verspreiding kan derhalve alleen geschieden na uitdrukkelijk verkregen schriftelijke toestemming van opdrachtnemer.3.Alle intellectuele en andere eigendomsrechten die door de opdrachtnemer zelf kunnen worden uitgeoefend ten aanzien van specifiek ten behoeve van de opdrachtgever ontwikkelde producten, dienen te worden overgedragen aan de opdrachtgever, zonder dat daarmee voor opdrachtgever buiten de overeengekomen prijs voor de dienstverlening, extra kosten zijn gemoeid. Opdrachtgever kan, gehoord opdrachtnemer, voor het bewaren van deze gegevens instructies vaststellen.4.De door opdrachtnemer vervaardigde rapporten, verslagen, overige documenten, kostenopstellingen en dergelijke worden door opdrachtgever alleen gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn vervaardigd. Onder dit doel wordt mede verstaan het door opdrachtgever voor eigen rekening en risico vragen van een second opinion. Opdrachtgever heeft het recht deze daartoe te vermenigvuldigen voor gebruik in zijn eigen organisatie. Artikel 11 AVG 1.Partijen gelden elk als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, onder 7 van de AVG ten aanzien van een deel van het proces van verwerking van persoonsgegevens, die zij verwerken en uitwisselen in het kader van dit DVH, namelijk: -opdrachtgever geldt als verwerkingsverantwoordelijke voor alle verwerkingen van de persoonsgegeven tot en met de verstrekking aan opdrachtnemer; -opdrachtnemer geldt als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens voor zover opdrachtnemer deze zelf verwerkt tot en met de verstrekking aan opdrachtgever. 2.Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens conform het bepaalde in de AVG en overige op de verwerking van persoonsgegevens toepasselijk regelgeving. In dit verband heeft opdrachtnemer voorzien in passende technisch en organisatorische maatregelen voor de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. 3.Opdrachtnemer beschikt over een adequate procedure om bij een datalek actie te ondernemen conform de bepalingen van de AVG. In het geval van een datalek informeert opdrachtnemer de opdrachtgever over een geconstateerd datalek en de afhandeling ervan, als dit persoonsgegevens betreft die worden verwerkt in het kader van een door opdrachtgever opgedragen taak. 4.Opdrachtgever en opdrachtnemer verlenen elkaar over en weer volledige medewerking opdat zij ieder kunnen voldoen aan de op hen rustende wettelijke verplichting als een betrokkene in de zin van AVG, zijn rechten uitoefent op grond van de AVG, waarbij partijen betrokkene tevens zullen informeren over de onderlinge uitwisseling van de persoonsgegevens. II UITVOERING VAN BASISTAKEN, VERZOEKTAKEN EN COLLECTIEVE TAKEN Artikel 12 Inbreng van taken 1.Opdrachtgever en opdrachtnemer komen voor het volgende kalenderjaar, uiterlijk op de eerste werkdag in november van het voorafgaande kalenderjaar, een concept werkprogramma overeen, waarin het takenpakket van opdrachtnemer wordt vastgelegd. De capaciteit voor alle taken wordt gebaseerd op het concept werkprogramma. 2.Opdrachtgever en opdrachtnemer sluiten een Uitvoeringsovereenkomst waarin het werkprogramma voor het komende kalenderjaar wordt vastgelegd, met de daaraan gekoppelde budgetten. De budgetten zijn op basis van de in dat kalenderjaar geldende tarieven.3.Opdrachtgever geeft ten minste opdracht tot de uitvoering van het basistakenpakket, waarvoor hij bevoegd gezag is, conform de landelijke geldende afspraken. 4.Opdrachtnemer verplicht zich ten minste tot de uitvoering van het door de opdrachtgever ingebrachte basistakenpakket. 5.Opdrachtgever geeft desgewenst aan opdrachtnemer in opdracht uitvoering van verzoektaken.6.Opdrachtgever geeft aan opdrachtnemer in opdracht de uitvoering van de collectieve taken zoals deze jaarlijks worden vastgesteld door het algemeen bestuur.7.Het algemeen bestuur stelt jaarlijks bij de begroting, het budget voor collectieve taken voor dat begrotingsjaar vast, inclusief de wijze waarop deze kosten onder de opdrachtgevers worden verdeeld. Het algemeen bestuur stelt daarnaast jaarlijks het uit te voeren Programma collectieve taken vast.8.De omvang van het werkprogramma met betrekking tot verzoektaken kan elk jaar met 10 procent ten opzichte van het voorgaande jaar worden afgebouwd. Wenst opdrachtgever een groter deel af te bouwen dan is dat mogelijk mits opdrachtgever dit uiterlijk op 1 oktober van het voorafgaande jaar schriftelijk heeft aangegeven. Indien de verlaging een hoger percentage dan 10 procent bedraagt, is opdrachtgever jegens opdrachtnemer verplicht tot vergoeding van de schade die hieruit voor opdrachtnemer ontstaat. 9.Producten en diensten die niet in het voor enig jaar overeengekomen werkprogramma zijn opgenomen mogen alleen worden verricht na schriftelijke toestemming van de opdrachtgever en opdrachtnemer.10.De overeengekomen Uitvoeringsovereenkomst is leidend voor de omvang en wijze van taakuitvoering en is onlosmakelijk onderdeel van dit dienstverleningshandvest. Artikel 13 Incidentele verzoektaken 1.Opdrachtgever kan de uitvoering van incidentele verzoektaken die niet waren opgenomen in de voor dat jaar geldende werkprogramma alsnog bij opdrachtnemer in opdracht geven, als hierover vooraf tussen opdrachtgever en opdrachtnemer overeenstemming is bereikt. Voorwaarde voor het aanvaarden van de opdracht is onder andere dat de uitvoering van het werkprogramma voor andere opdrachtgevers hierdoor niet in gevaar komt. Artikel 14 Uitvoering 1.Opdrachtnemer verbindt zich om voor opdrachtgever de basistaken, de collectieve taken en, voor zover van toepassing, de verzoektaken uit te voeren overeenkomstig: -het mandaat van opdrachtgever aan de directeur van opdrachtnemer; -de bij dit mandaat horende algemene of specifieke instructies overeenkomstig artikel 10:6, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht; -de door of namens het algemeen bestuur vastgestelde beleidskaders, en -overige ter zake geldende afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. 2.Ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden verleent opdrachtgever aan de directeur van opdrachtnemer de bevoegdheid om medewerkers aan te wijzen als toezichthouder als bedoeld in artikel 5:11 van de Algemene wet bestuursrecht alsmede op grond van bijzondere wetten, op grond waarvan opdrachtnemer met de uitvoering wordt belast.3.Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat het takenpakket wordt uitgevoerd door werknemers die minimaal voldoen aan de vereiste opleiding, kennis en kunde waarmee voldaan wordt aan de geldende kwaliteitscriteria. 4.Opdrachtnemer heeft het recht om taken te laten uitvoeren door een door opdrachtnemer aan te wijzen derde. Lid 3 is eveneens van toepassing op de aangewezen derde. Artikel 15 Gegevensverstrekking 1.Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens en informatie, waarvan opdrachtnemer aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht, tijdig in de vorm en op de wijze als gevraagd aan opdrachtnemer worden verstrekt.2.Indien de voor de uitvoering van de opdracht benodigde gegevens en informatie niet, niet conform de opdrachtverstrekking of niet behoorlijk aan opdrachtnemer zijn verstrekt, heeft opdrachtnemer het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten. Artikel 16 Rampenbestrijding 1.Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat zij goed is voorbereid om haar rol te vervullen bij het bestrijden van een calamiteit of ramp;2.Als onvoldoende ruimte binnen het werkprogramma wordt gevonden voor de inzet bij het bestrijden van een calamiteit of ramp treden partijen in overleg over de aanpassing van het werkprogramma of zoeken zij een andere oplossing. III FINANCIËLE BEPALINGEN Artikel 17 Tarieven en prijzen De tarieven en prijzen voor zowel de basistaken, de verzoektaken als de collectieve taken worden jaarlijks bij de begroting van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop deze van toepassing zijn vastgesteld door het algemeen bestuur. Artikel 18 Facturering en betaling 1.Op basis van de begroting, of indien beschikbaar, op basis van het werkprogramma verstrekt de opdrachtgever voorschotten voor: -programma 1 en 2: per 1 januari van elk kalenderjaar ter grootte van 50 procent van het jaarbudget. -programma 1 en 2: per 1 juli van elk kalenderjaar het resterende deel, zodat 100 procent van het werkprogramma is betaald; -programma 3: per 1 januari van elk kalenderjaar ter grootte van 100 procent van het jaarbudget, inclusief Samen Sterk in Brabant. De voorschotfacturen zijn inclusief BTW. 2.Er geldt een betalingstermijn voor opdrachtgever van 30 dagen na facturatie.3.Binnen 60 dagen na ontvangst van de factuur treden opdrachtgever en opdrachtnemer in overleg als er twijfel is over de juistheid van een factuur.4.Binnen vier weken na afloop van enig kalenderjaar doet opdrachtnemer aan opdrachtgever de saldoverrekening toekomen over de prestaties van dat kalenderjaar. De basis- en verzoektaken worden afgerekend op basis van werkelijke afname, met dien verstande dat voor de verzoektaken de werkelijke afname niet lager wordt bepaald dan de minimale afname conform artikel 12 lid 8. 5.Binnen zes weken na ontvangst van de saldoverrekening neemt opdrachtgever een beslissing over de acceptatie hiervan.6.Betaling door opdrachtgever houdt op geen enkele wijze afstand van recht in. IV SLOTBEPALINGEN Artikel 19 Overdracht rechten en plichten Opdrachtnemer is niet gerechtigd de rechten en plichten uit een Uitvoeringsovereenkomst zonder schriftelijke toestemming van opdrachtgever aan een derde over te dragen. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. Artikel 20 Geschillen 1.Er is sprake van een geschil als één van de partijen dat stelt.2.Indien op enigerlei wijze een geschil is gerezen over de interpretatie of wijze van uitvoering van dit dienstverleningshandvest of de Uitvoeringsovereenkomst en deze geschillen niet in onderling overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen worden opgelost, zal er in elk geval bestuurlijk overleg plaatsvinden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, alvorens het derde lid in werking treedt.3.Indien een minnelijke oplossing niet wordt bereikt wordt vervolgens geprobeerd geschillen via mediation te beëindigen.4.Indien de geschillenbeslechting als bedoeld in de tweede en derde lid niet tot een door beide partijen gedragen resultaat heeft geleid, wordt een bindend advies gevraagd. Een bindend advies wordt uitgebracht door een door partijen te benoemen adviseur. Indien partijen het niet eens kunnen worden over een adviseur benoemen zij beiden een adviseur, die gezamenlijk een derde adviseur benoemen. Deze zal als voorzitter fungeren.5.De kosten van zowel een mediation als een bindend advies zullen gelijkelijk over partijen worden verdeeld, ongeacht het resultaat. Artikel 21 Evaluatie Indien nodig kan het algemeen bestuur, zoals omschreven in artikel 4 lid 4, wijzigingen aanbrengen in dit dienstverleningshandvest. Daarnaast wordt elke vijf jaar geëvalueerd of dit dienstverleningshandvest aanpassing behoeft. Artikel 22 Toepasselijk recht 1.Op dit dienstverleningshandvest en de Uitvoeringsovereenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.2.Eventuele nietigheid of vernietigbaarheid van een van de bepalingen van dit dienstverleningshandvest of de Uitvoeringsovereenkomst tast de rechtsgeldigheid van de overige bepalingen niet aan.3.Dit dienstverleningshandvest en de Uitvoeringsovereenkomst doorkruisen niet de publiekrechtelijke verhoudingen tussen partijen dan wel hun overige rechten en verplichtingen op basis van het publiekrecht. Artikel 23 Slotbepaling Dit dienstverleningshandvest kan worden aangehaald als ‘Dienstverleningshandvest Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2026’. Artikel 24 Inwerkingtreding Dit dienstverleningshandvest treedt in werking op 1 augustus 2026. Aldus besloten door het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West in de vergadering van 9 juli 2026.