Informatie

Financiële beheersverordening Zeeuws Archief Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van het Zeeuws Archief en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. b. financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van het Zeeuws Archief, teneinde te komen tot een goed inzicht in: 1.de financieel-economische positie; 2.het financiële beheer; 3.de uitvoering van de begroting; 4.het afwikkelen van vorderingen en schulden; 5.alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. c. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. d. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van het Zeeuws Archief. e. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving f. doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Hoofdstuk 1 Begroting en verantwoording Artikel 2 Programmabegroting 1. Het algemeen bestuur stelt met de begroting een programma-indeling vast. 2. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma vast: a.de doelstelling, de te realiseren prestaties b.de wijze waarop gestreefd zal worden deze prestaties te bereiken; c.de raming van baten en lasten. 3. Het dagelijks bestuur stelt per programma relevante prioriteiten, kwalitatieve- en kwantitatieve doelstellingen en de budgetten voor met betrekking tot de beoogde prestaties. 4. Het algemeen bestuur stelt de prioriteiten, de kwalitatieve- en kwantitatieve doelstellingen en de budgetten, bedoeld in het derde lid, vast. 5. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde kwalitatieve- en kwantitatieve doelstellingen en de prestaties, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst. Artikel 3 Uitvoering begroting 1. Het dagelijks bestuur stelt regels, die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. 2. Het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de programmaraming er zorg voor dat: a.de lasten en baten zijn toegewezen aan de programma’s; b.de budgetten van de programma’s en kredieten voor investeringen passen binnen de c.kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting; d.de lasten van de programma’s niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere programma’s onder druk komt. 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. Artikel 4 Interne controle 1. Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel. Artikel 5 Tussentijdse rapportage en informatie 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van een tussenrapportage over de realisatie van de begroting van het Zeeuws Archief van het lopende boekjaar, op basis van informatie over de eerste zes maanden. 2. De tussenrapportage wordt in september aan het algemeen bestuur aangeboden. 3. De inrichting van de tussenrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. 4. De rapportage gaat in op afwijkingen voor wat betreft de lasten en de baten en de kwalitatieve- en kwantitatieve doelstellingen. Artikel 6 Jaarstukken 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de organisatie naar de programmaverantwoording. 2. Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan: a.wat is bereikt; b.welke prestaties zijn geleverd; c.wat de kosten en opbrengsten zijn; d.hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. 3. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar en komende begrotingsjaar bijstelling behoeven. Hoofdstuk 2 Financiële positie Artikel 7 Financiële positie 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen. Artikel 8 Waardering & afschrijving vaste activa 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in 4 jaar afgeschreven. 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. 3. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige duur afgeschreven. 4. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 500,- worden niet geactiveerd. Artikel 9 Reserves en voorzieningen 1. Het dagelijks bestuur geeft jaarlijks in een bijlage bij de begroting en bij de jaarstukken inzicht in de actuele stand van reserves en voorzieningen. In de paragraaf weerstandsvermogen wordt het vermogen op hoofdlijn weergegeven met een specifieke vermelding van het vrij aanwendbare deel en de daaraan ten grondslag liggende beleidsuitgangspunten. 2. Voor het instellen van een reserve en/of voorziening is een besluit van het algemeen bestuur noodzakelijk. 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat voor elke reserve en/of voorziening een onderbouwing aanwezig is. Artikel 10 Financieringsfunctie 1. Het dagelijks bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de bepalingen uit het treasurystatuut in acht. 2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur over de wettelijke kasgeldlimiet of de wettelijke rente risiconorm, meer dan het aantal door de toezichthouder toegestane, kwartalen is overschreden. 3. Het dagelijks bestuur stelt een treasurystatuut vast ter uitvoering van het gestelde onder het eerste en het tweede lid, alsmede voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening. Het dagelijks bestuur zendt het treasurystatuut ter kennisgeving aan het algemeen bestuur. Hoofdstuk 3 Paragrafen Artikel 11 Weerstandsvermogen en risicomanagement Bij de begroting en jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf weerstandsvermogen verslag van: a.de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen; b.de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. Artikel 12 Financiering Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van: a.de kasgeldlimiet; b.de renterisico norm; c.de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar; d.de rentevisie en e.de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie. Artikel 13 Bedrijfsvoering 1. In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting en de jaarstukken wordt in elk geval ingegaan op de ontwikkelingen op het gebied van personeel, huisvesting, organisatie, informatisering en de Planning & Controlcyclus. Artikel 14 Verbonden partijen 1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks een overzicht aan van de verbonden partijen. Van elk van de verbonden partijen wordt in elk geval weergegeven het openbare en financiële belang. 2. In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen. Hoofdstuk 4 Financiële organisatie en administratie Artikel 15 Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a.het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij het Zeeuws Archief; b.het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, vorderingen en schulden, enzovoorts.; c.het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; d.het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; e.de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen. Artikel 16 Financiële administratie Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat: a.de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; b.de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk en de deelnemende gemeenten alsmede aan andere instellingen die specifiek verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het Zeeuws Archief. Artikel 17 Financiële organisatie Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast: a.een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b.een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c.de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten. Artikel 18 Aanbesteding en inkoop Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten. Hoofdstuk 5 Slotbepalingen Artikel 19 Inwerkingtreding Deze verordening treedt met ingang van 8 december 2025 in werking. Artikel 20 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële beheersverordening Zeeuws Archief”. Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur d.d. 8 december 2025,De voorzitter, De directeur, drs. F.W. Weisglas dr. J.C. Luscombe-Serlie