Informatie

Hotspotmonitor Berkelland 2026 Burgemeester en wethouders van Berkelland; Gelet op artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit 1995; B E S L U I T E N : 1.Vast te stellen als beleidsregel: Hotspotmonitor Berkelland 2026 2.Deze beleidsregel treedt de dag na bekendmaking inwerking en werkt terug tot en met 1 januari 2026. Managementsamenvatting Hoe zullen volgende generaties naar bijzondere gebeurtenissen in de gemeente Berkelland terugkijken? Hoe heeft de gemeente Berkelland gehandeld bij een ontwrichtende gebeurtenis in de samenleving? Iedere vraag vormt een belangrijke reden om op een goede, doordachte en ordelijke wijze met informatie om te gaan. Onbewust zijn we in ons reguliere takenpakket betrokken bij gebeurtenissen die op hun manier zo bijzonder of uitzonderlijk zijn dat we de informatie hiervan moeten bewaren. Dat legt een grote verantwoordelijkheid op de schouders van de gemeentelijke organisatie. Waardering en selectie In reguliere taken (zaken) wordt afhankelijk van het resultaat van een zaak een bewaartermijn gehanteerd. Na het bereiken van de bewaartermijn wordt de zaak vernietigd of bewaard en overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze vorm van waardering en selectie mistte een historisch perspectief van de maatschappij. Zo zorgde dit archiverings-vacuüm voor de behoefte naar de hotspotmonitor. De hotspotmonitor is een gestructureerd proces om gebeurtenissen te identificeren en aan te merken als hotspots. De hotspotmonitor geeft hier vorm aan door gebeurtenissen in kaart te brengen als potentiële hotspots, hotspots bestuurlijk vast te stellen, de hotspotlijst te publiceren en informatie van de hotspots van vernietiging uit te zonderen. Hotspotmonitor binnen gemeente Berkelland Binnen de gemeente Berkelland willen we de gebeurtenissen bewaren waarvan we verwachten dat die het bewaren waard zijn. Om te voorkomen dat we iedere gebeurtenis als hotspot aanwijzen geven we in onze hotspotmonitor een tweevoudige selectie aan een gebeurtenis. De eerste selectie bestaat uit drie punten waarbij aan ieder punt moet worden voldaan. Deze toetst enerzijds de tijdsspanne van een gebeurtenis en anderzijds of de gebeurtenis impact heeft gehad in de maatschappij. De tweede selectie kijkt naar de oorsprong van de gebeurtenis en gaat naar de kern waarom deze zo belangrijk is geweest. Hiervan moet minstens één criterium aangevinkt te worden. De hotspotmonitor is een proces dat door een aantal actoren wordt uitgevoerd. Het doorlopen van deze stappen wordt gecoördineerd door de hotspotcoördinator. Deze voert tijdens de identificatie-, waarderings- en vaststellingsfase de regie. Na de vaststelling volgt het daadwerkelijk verzamelen van informatie en het uitzonderen van vernietiging. Dit zal een jaarlijks terugkerend proces zijn. Rol SIO Het SIO heeft als een van de drie kerntaken het uitvoeren van de hotspotmonitor en het benoemen van hotspots. In deze uitvoering heeft het SIO de rol van het waarderen van de hotspots. De potentiële hotspots die in kaart zijn gebracht in het voortraject worden hierbij voorgelegd aan het SIO. Het SIO kan criteriapunten toevoegen of verwijderen. Als er consensus is bereikt dat een gebeurtenis een hotspot is, wordt deze toegevoegd aan de hotspotlijst. Deze lijst wordt na het overleg als advies aangeboden aan de gemeentesecretaris om officieel vastgesteld te worden. Hierna wordt opdracht verleend om hotspot-informatie van vernietiging uit te zonderen. Doel implementatie De implementatie van de hotspotmonitor binnen gemeente Berkelland zorgt ervoor dat de vigerende wet- en regelgeving geborgd is, gebeurtenissen op een juiste manier aangewezen worden als hotspots en de informatie rond de hotspots bewaard blijft. 1 Inleiding Iedere archiefvormer moet in bezit zijn van een selectielijst waarbij informatie op basis van zekere criteria van vernietiging uitgezonderd wordt. Het Archiefbesluit 1995 art. 5, lid 1, sub e ziet hier als volgt op toe: “Een opsomming van de criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen”. De Selectielijst 2020 voor gemeenten en intergemeentelijke organen van de VNG bevat deze uitzonderingscriteria. Een van deze criteria is om informatie uit lokale hotspots uit te zonderen van vernietiging. Om te voldoen aan de selectielijst en ten einde Archiefbesluit 1995 moet de gemeente Berkelland een hotspotmonitor in gebruik nemen. Voordat de hotspotmonitor gemeengoed werd in de archievenwereld, werd gebruikgemaakt van de trendanalyse om gebeurtenissen te identificeren en te waarmerken als permanent te bewaren. Deze werd als te log gezien en was niet op lokaal niveau uit te voeren (de trendanalyse was landelijk). Door de ervaring van deze lacune kwam de hotspotmonitor in beeld als instrument om informatie rondom lokale gebeurtenissen voor latere generaties te bewaren. De hotspotmonitor is een gestructureerd proces om gebeurtenissen te identificeren en aan te merken als hotspots. De hotspotmonitor geeft hier vorm aan door gebeurtenissen in kaart te brengen als potentiële hotspots, deze bestuurlijk vast te stellen als hotspots, de lijst van hotspots te publiceren en informatie hiervan van vernietiging uit te zonderen. Dit document geeft uitleg over hotspots en de hotspotmonitor in het verzorgingsgebied van de gemeente Berkelland. Een belangrijk onderdeel van dit document zijn de voorwaarden en criteria waarmee de hotspot zijn speciale status verkrijgt. Verder bestaat dit document uit de processtappen waaruit de hotspotmonitor bestaat om gebeurtenissen te identificeren, te waarmerken en uiteindelijk van vernietiging uit te zonderen. In de bijlage zijn enkele onderdelen van de processtappen expliciet uitgelegd om duidelijkheid te bieden aan betrokkenen in het proces. In dit document is er nadrukkelijk voor gekozen om de uitvoering van de hotspotmonitor eerder te behandelen. De inrichtingsfase is een betrekkelijk korte fase waarin alleen afstemming plaatsvindt. De procesbeschrijving van de uitvoeringsfase zal daardoor dus vaker worden geraadpleegd. De tijd die nodig is voor het vinden van de juiste informatie in dit naslagwerk wordt op die manier geprobeerd te minimaliseren. 1.1 Hotspot Sommige gebeurtenissen zijn op hun manier zo bijzonder of uitzonderlijk voor de lokale gemeenschap dat deze voor eeuwig bewaard moeten worden. De redenen hiervoor kunnen divers zijn. Een gebeurtenis kan veel stof doen opwaaien en vormt een gespreksonderwerp of is aanleiding voor een intensieve interactie tussen burgers en bedrijven onderling, of tussen overheid en burgers of een andere variant hiervan. Daarnaast belicht de media ook de gebeurtenis en de gevolgen hiervan. Deze interactie resulteert in een agglomeratie van informatie (en verschillende informatieobjecten). Het is voor volgende generaties waardevol om de gebeurtenis te kunnen reconstrueren vanuit het archief. Deze gebeurtenissen worden vanuit het perspectief van de archiefsector hotspots genoemd. De term hotspot verwijst naar een plek waarin de interactie in de maatschappij zich het heftigst bevindt. Daarnaast geeft de term hotspot aan dat er sprake is van een bijzondere waardering voor informatie rondom en van een gebeurtenis. De informatie van deze hotspots wordt van vernietiging uitgezonderd en permanent bewaard voor de volgende generaties. Definitie De hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. 1.2 Hotspotmonitor De hotspotmonitor is een procesinstrument. Het is een instrument dat door afstemming met verschillende actoren resulteert in gebeurtenissen die speciaal of bijzonder zijn om te bewaren voor historisch- en erfgoedbelang. De hotspotmonitor bestaat uit twee processen die in elkaar overlopen. Het eerste proces is de inrichting van de hotspotmonitor. In dit proces worden de kaders bepaald waarin de hotspotmonitor actief is. Deze kaders worden ondergebracht in een procesvoorstel. Hierdoor biedt het procesvoorstel een totaaloverzicht van data, deadlines en actoren die in de uitvoering worden betrokken. Als het procesvoorstel eenmaal is vastgesteld door het SIO volgt de uitvoeringsfase van de hotspotmonitor. De hotspotmonitor volgt hierbij de kaders die zijn ingegeven vanuit het procesvoorstel. De uitvoering volgt verschillende processtappen waarbij potentiële hotspots worden geïdentificeerd en bediscussieerd in het hotspotoverleg van het SIO. Het SIO waardeert de gebeurtenis zodat deze de hotspotstatus krijgt. Hierdoor wordt de informatie rondom de hotspot uitgezonderd van vernietiging en bewaard voor latere generaties. Definitie De hotspotmonitor is een gestructureerd proces om gebeurtenissen te identificeren en aan te merken als hotspots. De hotspotmonitor geeft hier vorm aan door gebeurtenissen in kaart te brengen als potentiële hotspots, hotspots bestuurlijk vast te stellen, de hotspotlijst te publiceren en informatie van de hotspots van vernietiging uit te zonderen. 1.3 Verschillende motieven Buiten het feit dat de hotspotmonitor een wettelijke verplichting kent, past de hotspotmonitor in een trend van veranderende archiefvorming. Het archief is niet altijd meer een kluis vol overheidsdocumenten. Dat geeft een eenzijdig beeld van de maatschappij. Het archief is in de huidige tijdsgeest meer maatschappijgericht. Dat heeft tot gevolg dat een archief meer zal moeten ondernemen om historische gebeurtenissen vanuit meerdere perspectieven te kunnen belichten. Vanuit het perspectief van de hotspotmonitor fungeert het archief als het collectieve geheugen van zowel de overheid als haar inwoners. Het legt vast welke gebeurtenissen maatschappelijk betekenisvol waren en hoe deze door bestuur én gemeenschap zijn beleefd. Naast de wettelijke verplichting zijn er nog andere motieven om informatie aangewezen middels een hotspotmonitor uit te zonderen van vernietiging. Deze zijn uitgezet op een driespoor dat hieronder zal worden behandeld. Historisch belang Het huidige selectiemodel voor informatie is gericht op het archiveren van werkprocessen (zaken). Deze werkprocessen worden volgens de vernietigingstermijn bewaard en vernietigd. Het bewaren hiervan is van belang om de impact van een gebeurtenis integraal te kunnen begrijpen. Deze informatie staat namelijk in context van de omgeving waarin deze is aangemaakt. Informatie van hotspots wordt om die reden bewaard vanuit het historische belang. Daarom kan er ook gesproken worden over een motief tot het aanleggen van erfgoed. Het archiveren van het handelen van de maatschappij bij hoogte- en dieptepunten door voordoen van diverse gebeurtenissen is daarmee tekenend voor wat volgende generaties te zien zullen krijgen. Representativiteit Archieven zijn levend en veranderen continu. Archieven representeren niet alleen overheid, maar ook de samenleving. Hoe men tegen te archiveren stukken aankijkt verandert dan ook met de tijd. De hotspotmonitor is een instrument dat veranderingen in waardering van informatie laat zien en gebruikt om aan te tonen welke informatie (van een gebeurtenis) wel of niet te bewaren is. Proactieve benadering versus retrospectieve benadering Het selecteren en waarderen van informatie is geen klus achteraf meer. In het digitale tijdperk moet informatie zo snel mogelijk geselecteerd worden (Bewaren we dit? Zo ja, voor hoelang? Voor altijd?). Binnen het zaakgericht werken wordt met zaaktypen hier actief op geacteerd. Bij het kiezen van een zaaktype wordt automatisch geselecteerd hoelang de informatie bewaard wordt (afhankelijk van het resultaat) en daarna ter vernietiging aangeboden. Voor een hotspot is dit anders aangezien er in dit geval informatie van vernietiging wordt uitgezonderd. Hierdoor zal de selectie zo snel mogelijk na de gebeurtenis uitgevoerd moeten worden zodat zoveel mogelijk informatie behouden blijft. 1.4 Doel Het doel van de hotspotmonitor is om gebeurtenissen te identificeren, te waarderen als hotspot en de informatie hierover van vernietiging uit te zonderen binnen de gemeente Berkelland. Het doel is hierbij om een zo compleet mogelijk beeld van de hotspot te geven waarbij niet alleen overheidshandelen wordt gearchiveerd, maar ook getracht wordt het particulier archief te betrekken en idealiter te verzamelen. Dit zal in ordelijke afstemming met het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) vorm krijgen. Het archief vormt op deze manier niet alleen een venster om in het verleden te kijken, maar ook een spiegel om vanuit meerdere perspectieven terug te blikken op de hotspot. 2 Waarderingsmethode voor hotspotstatus De hotspotmonitor heeft binnen de gemeente Berkelland een waarderingsmethode die bestaat uit twee stappen. Er wordt bij een gebeurtenis eerst bekeken of deze voldoet aan alle voorwaarden. Als de gebeurtenis hieraan voldoet, dan is dit een potentiële hotspot. De laatste stap is dan om de potentiële hotspot tegen het licht van de criteria te houden. Door de strikte filtering worden alleen de gebeurtenissen gewaardeerd tot hotspots die echt bewaard zullen moeten worden. 2.1 Voorwaarden Om een eerste selectie van gebeurtenissen te kunnen doen worden voorwaarden gesteld waar een potentiële hotspot aan moet voldoen. De voorwaarden geven een limiet op de tijdsduur en de impact van een gebeurtenis aan. Deze voorwaarden worden gebruikt om tot een beter toekenningsproces voor hotspots te komen en het eindeloos verwerven van archiefmateriaal voorkomen. De gebeurtenis is eenmalig óf is een reeks van gebeurtenissen dat niet langer duurt dan vijf jaar. Een gebeurtenis moet een duidelijke grens in tijd hebben. Daardoor kunnen naast een enkele gebeurtenis, er ook meerdere gebeurtenissen als hotspot worden gekenmerkt. Een duidelijke grens voor de periode van een hotspot is noodzakelijk omdat de archivering van de hotspot anders blijft doorgaan. Om te langdurig archiveren te voorkomen en te voorkomen dat er informatie wordt bewaard die in wezenlijke zin al onder uitzonderingscriteria van de selectielijst 2020 valt, moet een maximale tijdsspanne van vijf jaar als voorwaarde voor een potentiële hotspot gesteld worden. Als de gebeurtenis langer duurt dan vijf jaar, dan zal deze waarschijnlijk onder het volgende uitzonderingscriterium vallen: Archiefbescheiden over zaken of gebeurtenissen met een voor het eigen orgaan uniek of bijzonder karakter, of archiefbescheiden die door hun vorm of aard op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, representatief, karakteristiek of bijzonder zijn. De gebeurtenis heeft geleid tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling. Een gebeurtenis heeft dus geleid tot uitzonderlijk contact tussen overheidsorganisaties, burgers en bedrijven. Uitzonderlijk contact betekent in deze context: bovengemiddeld veel briefwisselingen, e-mailverkeer, contactmomenten met ambtenaren, etc. De gebeurtenis leidt tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht (en maakt positieve of negatieve emoties los). De maatschappelijke aandacht kan zich uiten op sociale media en reguliere media, maar ook op andere publieke plaatsen. Bijvoorbeeld nieuwsberichten die de gemeentelijke organisatie uitbrengt waar commentaar op volgt op sociale media. Deze aandacht kan zich ook voordoen in initiatieven in de vorm van het oprichten van stichtingen of belangenorganisatie door burgers en bedrijven om acties te ondernemen na het voordoen van de gebeurtenis. Maatschappelijke aandacht komt in een grote verscheidenheid van vormen en emoties voor. 2.2 Criteria Criteria zijn kenmerken waar een potentiële hotspot op getoetst wordt voordat deze de status van hotspot krijgt. De criteriapunten zijn doorslaggevend om te bepalen of een gebeurtenis een hotspot wordt. De punten worden van te voren op het sjabloon ingevuld waarna deze in het SIO-overleg bediscussieerd kunnen worden. Deze criteria kunnen discussiepunten vormen. Per hotspotcommissielid kan het namelijk verschillen hoe hij of zij naar een criteriapunt kijkt. Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de (plaatselijke) media. De gebeurtenis heeft gezorgd voor commotie in de samenleving, kan tegenstellingen aan het licht brengen en zich uiten in verontwaardiging of verwondering. De gebeurtenis ‘leeft’ in de samenleving. De media rapporteren daarbij uitvoerig over de gebeurtenis en de gevolgen van de gebeurtenis (in de samenleving). Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding heeft gegeven voor een publiek debat over het functioneren van de plaatselijke gemeente. De gebeurtenis heeft (mede) plaatsgevonden door de (verkeerde) handelingen van overheidsorganisaties. Dit handelen zorgt voor discussie over het functioneren van de overheid. Er heeft zich een politieke kwestie of gebeurtenis voorgedaan waardoor de positie van de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders ernstig onder druk staat of juist wordt benadrukt. De gebeurtenis heeft ervoor gezorgd dat het bestuur van de overheidsorganisatie ernstig bedreigd is en dreigt te vallen (door moties van wantrouwen of zelf opstapt). De positie van het bestuur kan ook onderstreept worden door het juist handelen bij een gebeurtenis. 2.2.1 Waarderingswijze criteriapunten Het gaat er bij het toekennen van de waardering om dat wordt bekeken welk criteriapunt het meest dominant is en als eerste is verschenen in relatie tot de gebeurtenis. Daarna kunnen criteriapunten aangevinkt worden die ook voor de hotspot gelden maar minder dominant zijn. Om dit te verduidelijken worden hieronder drie voorbeelden genoemd: 1.De vuurwerkramp in Enschede in 2000 voldoet in eerste opzicht aan criteriapunt 1 (Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media). Na deze gebeurtenis volgden ontwikkelingen die bijna elk criteria aanvinken. 2.De Schipholbrand in 2005 voldoet in eerste opzicht aan criteriapunt 2 (Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de overheid). Hierna volgde criteriapunt 1 door de belichting vanuit de media op de gebeurtenis. 3.De Bulgarenfraude in 2013 voldoet in eerste instantie aan criteriapunt 3. (Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het bestuur onder druk staat). Hierna volgde criteriapunt 1. 3 Uitvoeren van hotspotmonitor In dit onderdeel wordt het gehele proces van de uitvoering van de hotspotmonitor weergegeven. Na het indienen en goedkeuren van het procesvoorstel gaat de hotspotmonitor in de uitvoerfase. Deze fase draait om het identificeren van mogelijke hotspots, de waardering van het SIO voor het toekennen van hotspots, besluitvorming en het verzamelen van de informatie zodat deze uitgesloten wordt van vernietiging. 3.1 Procesflowchart uitvoering hotspotmonitor In de procesflowchart is te zien welke stappen worden doorlopen om het werkproces uit te voeren. Daarnaast is te zien welke rollen betrokken zijn, en waar zij in elke stap verantwoordelijk voor zijn. Dit geheel biedt een visueel overzicht van het gehele proces. Uitvoeren hotspotmonitor Opmerkingen 1 Consultatie inhoudelijke expertgroepen In de voorbereiding van de hotspotlijst worden potentiële hotspots in kaart gebracht door in gesprek te gaan met verschillende expertgroepen. Deze hebben elk op een andere manier wortels in de maatschappij. Hiervan wordt een verzamellijst opgesteld. 2 Toetsing aan criteria De potentiële hotspots worden getoetst aan de uitzonderingscriteria van de selectielijst 2020 van de VNG. 3 Archief in optie nemen & informatie uitzonderen van vernietiging Informatie wordt proactief gelabeld en vooraf uitgezonderd van vernietiging zonder de bestuurlijke vaststelling. Deze volgt later. Voor het vaststellingsproces wordt het reguliere proces gevolgd. 4 Concept hotspotlijst opstellen Door de coördinator wordt de concept hotspotlijst opgesteld. In deze lijst staan de hotspots die vanuit de expertgroepen verzameld zijn en getoetst zijn aan de uitzonderingscriteria. 5 Advies over concept hotspotlijst De gemeentearchivaris richt zich op de uitzonderingcriteria van de selectielijst en geeft hierop een vormvrij advies. 6 Beoordelen concept hotspotlijst Het SIO beoordeelt vanuit zijn positie of de juiste gebeurtenissen geselecteerd zijn als potentiële hotspots. Het streven hierbij is consensus en bij afwijkingen van het advies van de archivaris dient het SIO dit toe te lichten. 7 Concept hotspotlijst akkoord? Het SIO stelt een concept hotspotlijst vast. Deze wordt in de vorm van een advies aangeboden aan de gemeentesecretaris. 8 Hotspotlijst vaststellen De gemeentesecretaris stelt de hotspotlijst vast. 9 Publiceren van hotspotlijst De coördinator licht team communicatie in om de hotspotlijst (volgens format) te publiceren op de website. Daarnaast wordt team juridisch ingelicht voor het publiceren van de lijst via DROP. De publicatie bevat een overzicht van de hotspotlijst, samen met de formulieren van de vastgestelde hotspots. 10 Informatie uitzonderen van vernietiging De vastgestelde hotspotlijst geeft DIV-medewerkers de opdracht om informatie uit te zonderen van vernietiging. 3.2 Rollen en verantwoordelijkheden Rol Functie Verantwoordelijkheid Gemeentearchivaris Directeur-archivaris / Archiefinspecteur ECAL Verantwoordelijk voor het beheer van overgebrachte informatie van de zorgdrager naar de archiefbewaarplaats en het toezicht op niet-overgedragen informatie. Binnen het SIO verantwoordelijk voor advisering op de informatiehuishouding van de zorgdrager1. Informatie-eigenaar Gemeentesecretaris Verantwoordelijk voor het informatiebeheer voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Verantwoordelijk voor de besluitvorming met betrekking tot informatiebeheer van de zorgdrager. Informatiebeheerder Document- en recordbeheerder (DIV) Verantwoordelijk voor het inventariseren, labelen, verzamelen en ten einde uitzonderen van archiefmateriaal. Coördinator hotspotmonitor Document- en recordbeheerder (DIV) Verantwoordelijk voor het coördineren van het proces van inrichten en uitvoeren van de hotspotmonitor en de documentatie hiervan. Verantwoordelijk voor het verzamelen van de potentiële hotspots en het formeren van de lijst. SIO-lid Divers Verantwoordelijk voor het waarderen van hotspots en vaststellen van concept hotspotlijst. 3.3 Sjabloon potentiële hotspot Voorstel potentiële hotspot Uniek nummer hotspot: Hotspot: Datum/tijd: Steller: Volgens de volgende experts: Omschrijving van gebeurtenis Voorwaarden Aan alle voorwaarden dient te worden voldaan om de gebeurtenis als potentiële hotspot te benoemen. Eenmalige gebeurtenis of reeks gebeurtenissen niet langer dan 5 jaar. De gebeurtenis heeft geleid tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling. De gebeurtenis leidt tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht (en maakt positieve of negatieve emoties los). Criteria Aan minstens één criteria dient te worden voldaan om een hotspotstatus toe te kennen. Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de (plaatselijke) media. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding heeft gegeven voor een publiek debat over het functioneren van de plaatselijke gemeente. Er heeft zich een politieke kwestie of gebeurtenis voorgedaan waardoor de positie van de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders ernstig onder druk staat of juist wordt benadrukt. Rol van gemeente Berkelland Mogelijke betrokken organisaties 3.3.1 Uitleg sjabloon Uniek nummer hotspot Het unieke nummer van een hotspot is het jaartal waarin de hotspot zich heeft voortgedaan en een nummer. Het nummer is chronologisch bepaald. Bijvoorbeeld bij een hotspot in 2025 op 1 januari en een hotspot in 2025 op 5 juni ziet dit er als volgt uit: 2025-01 en 2025-02. Hotspot Titel van hotspot met kenmerken van hotspot. Datum/tijd Datum van gebeurtenis of periode waarin de gebeurtenis zich heeft voortgedaan. Steller De steller van de hotspot is normaliter de coördinator. Er kunnen ook meerdere stellers zijn. Noteer de steller met initialen en achternaam. Volgens de volgende experts De hotspot moet door een expert zijn geïdentificeerd. Noteer hierbij welke experts deze hotspot hebben benoemd. Omschrijving van gebeurtenis Zet hier een omschrijving neer van de gebeurtenis. Zet hier tenminste kort en bondig de volgende informatie in: aanleiding en situatieschets van gebeurtenis. Voorwaarden De voorwaarden dienen met Ja worden beantwoord. Een enkele Nee betekent dat niet aan de voorwaarden van een hotspot is voldaan. Criteria Criteria dienen met Ja te worden beantwoord per criterium als de hotspot hieraan voldoet. Nee als niet. Rol van gemeente Berkelland Beschrijf welke rol de gemeente Berkelland in de gebeurtenis had. Geef dit bondig weer. Mogelijke betrokken partijen Beschrijf welke partijen met de gebeurtenis te maken hebben. Dit overzicht geeft een helder beeld waar mogelijke archiefstukken zich bevinden. 3.4 Sjabloon hotspotlijst Hotspotlijst gemeente Berkelland Jaar: Hotspots Hotspots Criteria 1 Criteria 2 Criteria 3 Hotspot A Hotspot B Hotspot C 3.5 Sjabloon publicatie hotspot Voorstel potentiële hotspot Uniek nummer hotspot: Hotspot: Datum/tijd: Omschrijving van gebeurtenis Voorwaarden Aan alle voorwaarden dient te worden voldaan om de gebeurtenis als potentiële hotspot te benoemen. Eenmalige gebeurtenis of reeks gebeurtenissen niet langer dan 5 jaar. De gebeurtenis heeft geleid tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling. De gebeurtenis leidt tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht (en maakt positieve of negatieve emoties los). Criteria Aan minstens één criteria dient te worden voldaan om een hotspotstatus toe te kennen. Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de (plaatselijke) media. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding heeft gegeven voor een publiek debat over het functioneren van de plaatselijke gemeente. Er heeft zich een politieke kwestie of gebeurtenis voorgedaan waardoor de positie van de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders ernstig onder druk staat of juist wordt benadrukt. Rol van gemeente Berkelland Mogelijke betrokken organisaties 4 Inrichten van hotspotmonitor Het inrichten van de hotspotmonitor is een proces voorafgaand aan de uitvoeringsfase. Hierbij worden kaders opgesteld waar de organisatie zich aan zal committeren tijdens de uitvoering. Het inrichten van de hotspotmonitor draait hierdoor hoofdzakelijk om het maken van een gedegen procesvoorstel. Dit procesvoorstel bevat alle relevante informatie om de hotspotmonitor (na goedkeuren van het procesvoorstel) uit te kunnen voeren. Er wordt een nieuw procesvoorstel opgesteld zodra de maximale looptijd bereikt is die aangegeven is op het oude procesvoorstel. De hotspotmonitor wordt dan geëvalueerd. 4.1 Procesflowchart inrichting van hotspotmonitor In de procesflowchart is te zien welke processtappen in het werkproces genomen dienen te worden om de hotspotmonitor te kunnen inrichten. Inrichten hotspotmonitor Opmerkingen 1 Onderzoek en afstemming kaders Processtap waarbij vooronderzoek plaatsvindt welke configuratie de hotspotmonitor moet gaan hebben. Afstemming kaders vindt met de adviseur informatiebeheer en de gemeentearchivaris plaats. 2 Opstellen procesvoorstel De coördinator stelt het procesvoorstel op aan de hand van de verzamelde informatie. 3 Opstellen advies De gemeentearchivaris voegt een advies toe aan het procesvoorstel. De gemeentearchivaris voegt hier waarde aan toe door te controleren of de hotspotmonitor realistisch is om uit te voeren. 4 Voorstel akkoord? De gemeentearchivaris gaat akkoord met het procesvoorstel (en toetst of het advies als het procesvoorstel eerder niet akkoord is bevonden is opgevolgd). Hierna vervolgt het procesvoorstel de weg naar het SIO. 5 Procesvoorstel bespreken Het procesvoorstel wordt bij het SIO besproken waarbij het SIO vragen kan stellen of onduidelijkheden kan aangeven bij de coördinator. 6 Voorstel akkoord? Het SIO gaat in consensus akkoord waarbij het procesvoorstel ter advies aangeboden wordt aan de gemeentesecretaris. 7 Vaststellen van procesvoorstel De gemeentesecretaris stelt het procesvoorstel vast. 8 Eind – start uitvoering hotspotmonitor Het procesvoorstel is hiermee klaar, waarna de hotspotmonitor de uitvoeringsfase ingaat. 4.2 Rollen en verantwoordelijkheden Rol Functie Verantwoordelijkheid Gemeentearchivaris Directeur-archivaris / Archiefinspecteur ECAL Verantwoordelijk voor het beheer van overgebrachte informatie van de zorgdrager naar de archiefbewaarplaats. Binnen het SIO verantwoordelijk voor advisering op de informatiehuishouding van de zorgdrager. Informatie-eigenaar Gemeentesecretaris Verantwoordelijk voor het informatiebeheer voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Verantwoordelijk voor de besluitvorming met betrekking tot het informatiebeheer van de zorgdrager. Coördinator hotspotmonitor Document- en recordbeheerder Verantwoordelijk voor het coördineren van het proces van inrichten en uitvoeren van de hotspotmonitor. Verantwoordelijk voor het verzamelen van de potentiële hotspots en het formeren van de concept-hotspotlijst. SIO-lid Divers Verantwoordelijk voor het waarderen van hotspots en vaststellen van concept hotspotlijst. 4.3 Sjabloon procesvoorstel voor inrichten hotspotmonitor Procesvoorstel hotspotmonitor Hotspotmonitor organisatie Opdrachtgever: Vaststelling concept hotspotlijst door: Bestuurlijke vaststelling hotspotlijst door: Interval van uitvoering hotspotmonitor: Locatie publicatie hotspotlijst: Inhoudelijk Periode van hotspotmonitor: Inhoudelijke expertgroepen: Externe experts (indien van toepassing): Planning Deadline aanleveren procesvoorstel bij gemeentearchivaris: Deadline aanleveren procesvoorstel bij SIO: Vaststelling procesvoorstel door gemeentesecretaris op: Deadline consultatie interne expertgroepen: Deadline consultatie externe experts (indien van toepassing): Geplande hotspotsessie SIO: Deadline verwerken input: Deadline aanleveren concept-hotspotlijst bij gemeentesecretaris: Deadline aanleveren publicatie: Startdatum voor bijwerken van vastgestelde hotspotlijst: 5 Kwaliteitseisen hotspotmonitor 5.1 Uitvoeringsfase Kwaliteit Norm Maatregelen Zijn de juiste gebeurtenissen gekenmerkt als hotspots? 1.Alle gebeurtenissen die gewaardeerd moeten worden als hotspots, zijn als hotspot gekenmerkt. De hotspotmonitor spreekt een brede groep inhoudelijke experts aan om tot een concept-hotspotlijst te komen. De gemeentearchivaris controleert of de hotspots vallen in een uitzonderingscriterium van de selectielijst. Er is een hotspotcommissie aangesteld in de vorm van het SIO die gebeurtenissen aanmerkt als hotspots. Is de juiste informatie geselecteerd voor het uitzonderen van vernietiging? 2.Alle informatie die betrekking heeft op de hotspot is uitgezonderd van vernietiging. Informatie die betrekking heeft op de hotspot wordt gelabeld in het zaaksysteem. 5.2 Inrichtingsfase Kwaliteit Norm Maatregelen Is het procesvoorstel realistisch en sluitend voor de uitvoering van hotspotmonitor? 1.Alle onderdelen op het procesvoorstel zijn ingevuld. Het SIO behandelt het procesvoorstel inhoudelijk en voorziet van advies. 6 Acquisitie van hotspotinformatie met ECAL Zoals eerder aangestipt in 1.4 bevat het archief van een hotspot in een ideale situatie zowel overheidsarchieven, als particuliere archieven. Het concretiseren en kaderstellen van het bereik van te verzamelen archiefstukken is echter een uitdaging op zichzelf, alleen al voor overheidsarchieven. Iedere hotspot kent een andere context waardoor het logische gevolg hiervan is dat de hoeveelheid van te verzamelen informatie anders is en bij andere particuliere archiefvormers staat. Binnen het gemeentearchief van de gemeente Berkelland worden louter overheidsarchieven bewaard tot deze worden vernietigd of worden overgebracht naar het ECAL. Om de hotspotmonitor niet alleen eenzijdig beeld te geven, maar een meerkleurig beeld van een gebeurtenis is het gewenst om particulier archief te betrekken. Acquisitiebeleid met betrekking tot particuliere archieven is echter beleid dat normaal gesproken bij archiefbewaarplaatsen wordt uitgevoerd. Particuliere archieven worden, als deze worden aangeboden, direct doorverwezen naar het ECAL. Dit is een proces dat in samenspraak zal gaan als de gemeente Berkelland particulier archief aangeboden krijgt. Het ECAL dient geïnformeerd te worden, en afstemming is per hotspot en per particulier archief vereist. De hotspotmonitor vraagt daarmee niet alleen een inspanning van de gemeente Berkelland, maar ook van het ECAL. 7 Richtlijnen acquisitie intern archief Voor het verwerven van de archiefstukken stellen we een reeks richtlijnen op. De gedetailleerde werkwijze voor het verwerven van archiefstukken is te vinden in de ‘handleiding uitvoering hotspotmonitor – DIV-medewerker’. 1.Het Nationaal Archief raad aan om de systeemanalyse-bewaarcriteria2 als leidraad te gebruiken om de informatie binnen de organisatie op te sporen en te labelen. Deze systeemanalyse-bewaarcriteria zijn als volgt: a. Planvorming en verantwoording Planvorming en verantwoording die een goed beeld geven van de werking, de rechten en plichten, de doelen en de resultaten van de organisatie. Communicatie naar buiten toe behoort hier ook toe. Voorbeelden: Jaarplannen, jaarverslagen, begrotingen, jaarrekeningen, schenkingsovereenkomsten, toezichtrapporten, websites, algemene statistieken. b. Bestuurlijke besluitvorming door gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders en het concern management team Strategische besluitvorming die betrekking heeft op de kerntaken/ doelen van de organisatie en de inrichting van de organisatie. Onderdeel hiervan zijn structurele overleggen op strategisch niveau binnen de organisatie, maar ook beslissingen door individuen zoals bestuurders en hoge ambtenaren.Voorbeelden: Verslagen en/of videotulen bestuursvergaderingen, besluitenlijsten, vergaderstukken en memo’s. c. Besluitvorming op organisatie-overstijgend niveau Strategische besluitvorming die betrekking heeft op de kerntaken/-doelen van meerdere organisaties en de inrichting van deze organisaties. Zoals structurele overleggen op internationaal of interbestuurlijk niveau. Of binnen een bestuurslaag van een gemeenschappelijke regeling, samenwerkingsverband of netwerkorganisatie. Voorbeelden: Verslagen, vergaderstukken. d. Cruciale processen Processen die als cruciaal worden beschouwd omdat ze een goed beeld geven van initiatieven, koerswijzigingen en activiteiten van de organisatie. En van de interactie tussen de organisatie en de ruimere samenleving. Het uitvoeren van taken, ontwikkelen van beleid en wet- en regelgeving heeft grote impact op individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen en/of hun omgeving.Voorbeelden: Wet- en regelgeving, beleidsnota’s, vreemdelingendossiers, omgevingsplannen, watergebiedsplannen. e. Systematische registratie Systematische (grootschalige) registraties die cruciale en unieke informatie bevatten over individuen, organisaties, maatschappelijke groeperingen en/of hun omgeving.Voorbeelden: Basisregistraties, beroepsregistraties, kiesregister, begraafregister, inschrijfregisters van gevangenissen, kadastergegevens, klimaatdata. 2.Persoonsgegevens (of vertrouwelijke) gegevens die onderdeel zijn van de informatie van de hotspot mogen worden uitgezonderd van vernietiging als dit nodig is om een volledig beeld van de hotspot te krijgen3. Dit moet echter tot het minimale worden beperkt zodat 23 juni 2026 Burgemeester en wethouders van Berkelland, de secretaris,drs. J. Jonker de burgemeester,drs. J.H.A. van Oostrum Bijlage 1 wettelijk kader In het wettelijk kader wordt uiteengezet aan welke wet- en regelgeving de hotspotmonitor onderhevig is. Dit onderschrijft de wettelijke verplichting om de hotspotmonitor in te stellen, maar ook wetten waar rekening mee gehouden moet worden als de hotspotmonitor ingezet is. Archiefbesluit 1995, art. 5, lid 1, sub e Archiefbesluit 1995 art. 5, lid 1, sub e stelt dat de zorgdrager van het archief over een selectielijst beschikt dat een opsomming van criteria bevat waarop de zorgdrager archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging uitgezonderd worden. Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 VNG De volgende categorieën archiefbescheiden, die op grond van de Selectielijst 2020 in principe voor vernietiging in aanmerking komen, dienen van vernietiging te worden uitgezonderd: •Archiefbescheiden die op basis van een lokaal uitgevoerde hotspot-monitor (zie paragraaf 1.5.) kenmerkend zijn voor een hierin gesignaleerde hotspot. Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. (Bijvoorbeeld een ramp, een internationaal sportevenement, een politiek omstreden besluit.) •Archiefbescheiden over zaken of gebeurtenissen met een voor het eigen orgaan uniek of bijzonder karakter, of archiefbescheiden die door hun vorm of aard op zichzelf of voor de gemeente beeldbepalend, representatief, karakteristiek of bijzonder zijn. (Bijvoorbeeld een reorganisatieplan of een nieuw stadhuis.) •Archiefbescheiden over personen die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn. Van bijzondere betekenis zijn bijvoorbeeld personen met een belangrijke functie binnen de gemeente (zoals een directeur) of personen met een maatschappelijk vooraanstaande rol (bijvoorbeeld een sporter of kunstenaar). •Archiefbescheiden over individuele zaken die geleid hebben tot algemene regelgeving. In de Selectielijst 2012 wordt op een aantal plaatsen expliciet gesteld dat een precedent te bewaren is. Dergelijke verwijzingen zijn niet meer aanwezig in deze selectielijst. Precedenten dienen op grond van deze paragraaf blijvend te worden bewaard. •Kopieën die archiefbescheiden kunnen vervangen, als deze blijvend moesten worden bewaard maar door een calamiteit verloren zijn gegaan. (Bijvoorbeeld door een brand of overstroming.) •Archiefbescheiden waarvan de vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zou verstoren. Beperking van openbaarheid van informatie De verzamelde informatie die van vernietiging uitgezonderd is moet gecontroleerd worden op gronden waarop de informatie niet volledig openbaar mag worden na overbrengen. Verschillende wet- en regelgeving geven kaders waarbij het gaat om beperken van openbaarmaking van informatie. Archiefwet 1995, art. 15 Vanuit de Archiefwet 1995, art. 15, lid a, b en c zijn een aantal beperkingen voor het openbaar maken van informatie: 1.Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; 2.Het belang van de Staat of zijn bondgenoten; 3.De onevenredige benadeling van een ander belang dan genoemd in onderdeel a of b. Informatie dat permanent bewaard gaat worden zal op een daarvoor aangewezen moment overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats. De huidige Archiefwet 1995 schrijft voor dat de zorgdrager archiefbescheiden die permanent te bewaren zijn na 20 jaar zal overbrengen naar de archiefbewaarplaats. Bij overbrenging dienen reguliere informatiestukken openbaar te worden tenzij hier beperkingen voor zijn. Persoonsgevoelige gegevens AVG en Archiefwet De wettelijke basis om persoonlijke gegevens te bewaren in kader van archivering en historisch belang is gevormd door artikel 89 van de AVG. Als er persoonlijke informatie in de informatie van de hotspot staat, mag deze niet openbaar zijn of openbaar gemaakt worden.