Informatie

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein Limburg-Noord 2026 Gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2025. Zoals vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 11 juni 2026 en geldend vanaf de dag na de datum van bekendmaking. Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein Limburg-Noord 2026. Algemeen Veertien gemeenten in de regio's Noord- en Midden-Limburg werken samen op het gebied van inkoop, contractmanagement, contractbeheer en datamanagement van Jeugdhulp, Wmo, Participatie, Beschermd Wonen, Maatschappelijke Opvang, Bemoeizorg en Preventie. De deelnemende gemeenten zijn: Beesel, Bergen, Echt-Susteren, Gennep, Horst aan de Maas, Leudal, Maasgouw, Nederweert, Peel en Maas, Roerdalen, Roermond, Venlo, Venray en Weert. De gemeenten hebben deze taken belegd bij de Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein Limburg-Noord (hierna: MGR). Dit beleid is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. We hanteren dit Model voor een uniforme marktbenadering, zodat ondernemers weten waar ze aan toe zijn. In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop bij de MGR plaatsvindt. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de organisatie en op het inkoopbeleid van de afzonderlijke gemeenten, waarbij het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de MGR specifiek invulling geeft aan inkopen in het sociaal domein van de organisatie. De MGR koopt alleen leveringen en diensten in, geen werken. De MGR streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (hoofdstuk 1). De volgende uitgangspunten zijn daarbij leidend voor de MGR: •Doelmatig & Rechtmatig: we zetten ons in voor een doelmatig en rechtmatig inkoopproces (hoofdstuk 2); •Maatschappelijk & Milieu: we zetten ons in voor een inkoopproces met respect voor mens en milieu (hoofdstuk 3); •Markt en Ondernemers: we zetten ons in voor een bedrijfsvriendelijk inkoopproces (hoofdstuk 4); en •Professionele Uitvoering: we zetten ons in voor een duidelijk en eerlijk inkoopproces (hoofdstuk 5). Hoofdstuk 1. Doelstellingen De MGR wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: a. Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgeld op een transparante en verantwoorde manier wordt uitgegeven. We kopen efficiënt en effectief in, volgens de geldende wet- en regelgeving. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten. Centraal staat het beheersen en besparen op de gemeentelijke middelen. b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen en dat dit gebeurt in wederzijds respect tussen de MGR en de ondernemer. c. Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. Bij inkopen kan de MGR ook interne en andere maatschappelijke doelstellingen betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van haar inkopen speelt een belangrijke rol. d. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de organisatie. Wij zien een grote rol voor onze organisatie bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. Daarom willen wij bij de inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen van deze vraagstukken. e. Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de organisatie. Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de MGR en draagt daar direct en voortdurend aan bij. f. Administratieve lastenverlichting voor zowel de MGR als voor ondernemers. Zowel de MGR als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De MGR wil de administratieve last door haar inkopen zoveel mogelijk beperken. We verlichten deze lasten door bijvoorbeeld een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Hoofdstuk 2. Doelmatig & Rechtmatig 2.1 Context: Wettelijk kader Inkopen en aanbesteden worden door veel verschillende wetten, regels en beginselen bepaald. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid vormt, naast deze regelgeving, het kader waarbinnen gemeenschapsgeld van de gemeenten op een doelmatige en rechtmatige wijze wordt besteed. De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante regels worden weergegeven in het schema hieronder en hebben allemaal invloed op dit beleid. Jurisprudentie (rechterlijke uitspraken) beïnvloedt eveneens het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Wet- en Regelgeving Algemene aanbestedings-rechtelijke beginselen Algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals: Europese wet- en regelgeving Gelijke behandeling Gelijkheidsbeginsel Aanbestedingswet Non-discriminatie Zorgvuldigheidsbeginsel Burgerlijk Wetboek Transparantie Vertrouwensbeginsel Gemeentewet Proportionaliteit (evenredigheid) Motiveringsbeginsel Wet gemeenschappelijke regelingen Wederzijdse erkenning Gids Proportionaliteit Wet- en regelgeving sociaal domein (Wmo 2015, Jeugdwet, Participatiewet en alle in dit kader relevante wet- en regelgeving) 2.2 Mandaat en volmacht Inkopen vindt plaats op basis van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de MGR. Overeenkomsten kunnen alleen worden aangegaan door personen die daarvoor bevoegd/gemachtigd zijn. De MGR is slechts gebonden aan overeenkomsten die rechtsgeldig zijn gesloten op basis van rechtsgeldige besluitvorming en (civielrechtelijke) vertegenwoordiging. 2.3 Klachtenregeling Uitgangspunt is dat de MGR en ondernemers in overleg geschillen oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Voor klachten van ondernemers sluit de MGR aan bij het klachtenloket van Inkoopcentrum Zuid, waar een ondernemer (potentiële inschrijver) een klacht kan indienen. 2.4 Contractuele voorwaarden Bij haar inkopen legt de MGR een eenduidig contractueel kader vast. De MGR hanteert daarbij, mits passend, in ieder geval: •Algemene Inkoopvoorwaarden. Dit is in principe de laatste versie van het VNG Model Algemene inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten. Maar dit kunnen ook andere breed toegepaste algemene voorwaarden zijn. •Zoveel mogelijk digitaal inkopen. Hiermee wordt een standaard werkmethode gehanteerd en de administratieve kosten beperkt. •Zoveel als mogelijk gebruik maken van een standaard inschrijvingsleidraad, hierin worden de nadere spelregels, afspraken, planning en selectie- & gunningscriteria van de betreffende inkoop vastgelegd. Hoofdstuk 3. Maatschappij en milieu 3.1 Inkopen met maatschappelijke impact Met een goed Inkoop- en Aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd: Inkopen met maatschappelijke impact. De MGR moedigt aan dat sociale, ecologische en economische criteria worden meegenomen bij haar inkopen en aanbestedingen. Als opdrachtgever en inkoper speelt de MGR een voorbeeldrol in de samenleving en beïnvloedt ondernemers om positieve maatschappelijke veranderingen door te voeren. Inkopen met maatschappelijke impact is een samenspel tussen de bestuurders, budgethouders, opdrachtgevers, inkopers en de markt. Het is dus meer dan alleen inkopen of een taak van inkoop. De MGR zet zich in voor een groene, duurzame en inclusieve samenleving voor nu en in de toekomst. De markt voor duurzame producten en diensten krijgt een stevige impuls wanneer de overheid maatschappelijk verantwoord inkoopt en hiermee het goede voorbeeld geeft. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende: •De MGR analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt. •Bij de product- en marktanalyse kan de MGR inventariseren welke specifieke inkopen op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. •De MGR kan in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure zoeken naar bestaande of nieuwe duurzame oplossingen. •In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen. •De MGR stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs. •De MGR monitort de aangeboden duurzame oplossingen en controleert of de afspraken worden nagekomen. Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVOI-thema’s, waaronder: • Milieuvriendelijk inkopen Met haar inkoop wil de MGR ook bijdragen aan een beter milieu, het tegengaan van milieuverontreiniging en het beschermen van de leefomgeving en biodiversiteit. Denk aan: schone materialen en grondstoffen, schoon water, een gezonde bodem en een gezonde leefomgeving. • Klimaatbewust inkopen Door klimaatbewust in te kopen voorkomt de MGR uitstoot van CO2 en andere broeikasgassen. Zo wordt een bijdrage geleverd aan energiebesparing en de transitie naar duurzame energiebronnen. • Circulair inkopen Grondstoffen worden schaarser en raken op den duur uitgeput. Door circulair in te kopen minimaliseert de MGR de inzet van grondstoffen, worden producten en materialen hergebruikt en zetten we in op verlenging van de levensduur. Waardebehoud is het sleutelwoord. • Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden) Veel van wat de overheid inkoopt heeft zijn oorsprong in landen waar respect voor mensenrechten, goede arbeidsomstandigheden en een milieuvriendelijk productieproces niet vanzelfsprekend zijn. Dit kan overigens ook voorkomen in Nederland. De MGR wil leveranciers stimuleren om hun ketenverantwoordelijkheid te nemen en misstanden in hun ketens te voorkomen of aan te pakken. • Diversiteit en inclusie In een diverse en inclusieve samenleving wordt iedereen gelijk behandeld. Ongeacht bijvoorbeeld wie mensen zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of waarin ze geloven. Samenwerking met diverse mensen levert meer innovatie en betere producten en diensten op, die aansluiten bij de maatschappij. Diversiteit en inclusie kunnen bij de inkoop uitgevraagd worden. • Social Return Social return en het inkopen bij sociale ondernemingen bevorderen arbeidsparticipatie en scheppen werkgelegenheid voor mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt. De MGR kan bij haar inkopen de opdrachtnemer stimuleren of verplichten een sociale bijdrage te leveren. 3.2 VN Global Goals (SDG’s) De Verenigde Naties (VN) heeft 17 Global Goals (ook Sustainable Development Goals of SDG’s genoemd) aangenomen. Deze Global Goals vormen tot 2030 dé wereldwijde duurzaamheidsagenda. De MGR draagt met haar inkopen bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. In het onderstaande plaatje wordt per duurzaamheidsthema aangegeven welke Global Goals daarbij horen. In het bijzonder gaan de volgende Global Goals over inkopen met maatschappelijke impact: •Global Goal 11 gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. •Global Goal 12 (in het bijzonder 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. •Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt bij aan het zorgen voor duurzame energie (Global Goal 7), het terugdringen van klimaatverandering (Global Goal 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (Global Goal 8). 3.3 Integriteit Hoog in het vaandel staat integriteit, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen. Bestuurders en ambtenaren moeten zich houden aan de vastgestelde gedragscodes. De MGR streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers, zowel tijdens als na de contractperiode. De MGR wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken en schendingen van mensenrechten. Ondernemers moeten hun verplichtingen uit de OESO-richtlijnen inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen en de VN Principes voor Bedrijven en Mensenrechten volgen. Bij twijfel over de integriteit kan de MGR het Landelijk Bureau Bibob om advies vragen op grond van de Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur). De Bibob-toets kan in iedere fase van het inkoopproces worden uitgevoerd, ook na het aangaan van de overeenkomst. Hoofdstuk 4. Markt & Ondernemers 4.1 Marktconsultatie Het kennen van de markt is essentieel voor het doen van goede inkopen. Een marktconsultatie is een instrument dat de MGR kan inzetten voor het verkrijgen van deze kennis. De MGR kan onderzoeken welke duurzame en innovatieve oplossingen beschikbaar zijn op de markt. Ook kan een marktconsultatie worden gebruikt om de randvoorwaarden voor de inkoop te toetsen bij de markt. Marktconsultaties kunnen worden aangekondigd op TenderNed, Mercell of de website van de MGR. 4.2 Regionale en Lokale markt Het stimuleren van de regionale en lokale markt is belangrijk voor de MGR. Dit mag niet leiden tot enige vorm van discriminatie van ondernemers. Het uitnodigen van lokale of regionale ondernemers kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop en duurzaamheid. 4.3 Sociale ondernemingen Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. 4.4 Eerlijke mededinging De MGR werkt eerlijk, open en zonder onderscheid, zodat ondernemers gelijke kansen krijgen op opdrachten. Dit draagt bij aan een gezonde marktwerking. Ook ondernemers moeten eerlijke concurrentie steunen en mogen die niet proberen te beïnvloeden. Bij een vermoeden van het vervalsen van de mededinging kan de MGR de Autoriteit Consument en Markt (ACM) inlichten. Hoofdstuk 5. Professionele uitvoering 5.1 Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer. Stap Fase inkoopproces Toelichting 1 Voortraject •Bepalen van inkoopbehoefte •Bepalen van het aanbod door bijvoorbeeld een marktconsultatie •Raming van de opdracht en bepalen van het financiële budget •Keuze inkoopprocedure 2 Specificeren •Opstellen van eisen en wensen (eventueel met behulp van marktconsultatie) •Omschrijven van de opdracht •Opstellen offerteaanvraag/aanbesteding 3 Selecteren •Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers •Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, de website, TenderNed of Mercell •Offertes evalueren •Voornemen tot gunning aan winnende ondernemer en afgewezen ondernemers •Standstill termijn 4 Contracteren •Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) ondernemer •Registreren getekende overeenkomst en inkoopdossier 5 Bestellen •Uitvoeren van de opdracht •Eventueel met het doen van bestellingen 6 Bewaken •Bewaken termijnen •Controleren nakoming afgesproken prestaties •Tijdige betaling facturen •Contractmanagement 7 Nazorg •Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd •Evalueren overeenkomst met de ondernemer 5.2 Inkooporganisatie en samenwerkingen Inkopen is in de MGR als volgt georganiseerd. De MGR voert inkoop- en aanbestedingstrajecten uit binnen de kaders van de vastgestelde gemeenschappelijke regeling en de daarop gebaseerde besluiten van het algemeen en dagelijks bestuur. De MGR handelt daarbij namens de deelnemende gemeenten voor zover taken en bevoegdheden aan de MGR zijn opgedragen. Ter uitvoering van deze taken voert de MGR inkopen in het sociaal domein uit namens haar deelnemende gemeenten. Tevens voert de MGR inkopen uit ten behoeve van de bedrijfsvoering van de MGR. De inkoop wordt voorbereid en uitgevoerd door de ambtelijke organisatie van de MGR, met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling en dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. De MGR heeft oog voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere overheden. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. 5.3 Raming en financieel budget Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De MGR wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Op basis van deze raming kan de MGR ook bepalen om bepaalde inkopen niet door te laten gaan, omdat de inschrijfprijs het budget overschrijdt. 5.4 Inbesteden/uitbesteden Net als ondernemingen maakt ook de MGR een beslissing om iets zelf te produceren/organiseren (‘inbesteden’ of ‘quasi-inbesteden’) of het in te kopen bij een externe partij (‘uitbesteden’). Deze beslissing wordt genomen op basis van verschillende factoren, zoals de kosten, expertise, en efficiëntie. 5.5 Keuze inkoopprocedure Als de MGR kiest voor het uitbesteden aan de markt, dan hanteert zij bij het bepalen van de inkoopprocedure de onderstaande uitgangspunten. Bij deze afweging kijkt de MGR onder meer naar: •Omvang van de opdracht •Kosten voor gemeenten en ondernemer(s) •Aantal potentiële ‘inschrijvers’ •Gewenst eindresultaat •Complexiteit van de opdracht •Type van de opdracht en karakter van de markt. De MGR zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de MGR gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken. Leveringen Diensten Sociale en andere specifieke diensten Enkelvoudig Tot € 75.000,- Tot € 75.000,- Tot Europees drempelbedrag (€ 750.000,-) Meervoudig € 75.000,- tot Europees drempelbedrag € 75.000,- tot Europees drempelbedrag Tot Europees drempelbedrag (€ 750.000,-) Nationaal openbaar n.v.t. n.v.t. n.v.t. Europees openbaar Vanaf Europees drempelbedrag Vanaf Europees drempelbedrag Vanaf Europees drempelbedrag (bedragen zijn exclusief btw) Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag De MGR vraagt aan één ondernemer een offerte. Meervoudig onderhandse offerteaanvraag De MGR vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte. Nationaal aanbesteden De MGR zal de opdracht in de markt zetten en voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen binnen Nederland. Europees aanbesteden De MGR zal de opdracht Europees aanbesteden. Inkopen in het sociaal domein In relatie tot inkopen van diensten in het sociaal domein kunnen een drietal procedures ingezet worden: subsidie, open house (toelatingsprocedure) of overheidsopdracht. Bij de laatste kan, indien het een sociale en andere specifieke (SAS) dienst betreft gekozen worden voor de vereenvoudigde SAS-procedure of het reguliere aanbestedingsregime. Subsidie De MGR voert geen procedures uit die leiden tot het verlenen van een subsidie en voert enkel inkoopprocedures uit voor open house of overheidsopdrachten. Open house (toelatingsprocedure) Een toelatingsprocedure is een systeem van afspraken waarmee de organisatie diensten op de markt inkoopt door tijdens de gehele looptijd van dat systeem overeenkomsten te sluiten met iedere ondernemer die zich ertoe verbindt om de betrokken diensten te leveren tegen vooraf vastgestelde voorwaarden, waarbij de organisatie geen selectie onder de belangstellende ondernemers maakt en hen toestaat tot dat systeem toe te treden tijdens de gehele looptijd ervan. De organisatie kan ervoor kiezen de toelatingsprocedure gedurende een bepaalde periode voor een gedeelte van de opdracht dicht te zetten. Bij de inrichting van een toelatingsprocedure gelden minimaal de volgende regels: -De organisatie doet een openbare (voor)aankondiging. -Tijdens de gehele looptijd van het systeem sluit de organisatie overeenkomsten met iedere Ondernemer die zich ertoe verbindt om de betrokken diensten te leveren tegen vooraf vastgestelde voorwaarden (er kunnen aan de toetreding wel prijs- en kwaliteitsvoorwaarden worden gesteld). -De organisatie maakt geen selectie onder de belangstellende Ondernemers en staat hen toe tot dat systeem toe te treden tijdens de gehele looptijd ervan. -De organisatie sluit een schriftelijke overeenkomst met elke Ondernemer die voldoet aan en akkoord gaat met de voorwaarden. Individuele opdrachten verleent de organisatie op basis van die overeenkomst nadat een ander dan de organisatie de betreffende ondernemer uitkiest om een voorziening of maatwerkdienst aan te bieden. Sociale en andere specifieke diensten Sociale en andere specifieke diensten (SAS-diensten) zijn diensten die volgens de Europese wetgever geen bijdrage leveren aan de eenwording van de interne markt, omdat de diensten door nationale dienstverleners (moeten) worden uitgevoerd en bovendien vaak sterk cultureel bepaald zijn. Hierbij kan worden gedacht aan onderwijs, sociaal domein, maatschappelijke dienstverlening en rechtskundige diensten. Deze diensten zijn limitatief zijn opgenomen in bijlage XIV van de Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU en hiervoor geldt een lichter aanbestedingsregime. Tot een opdrachtwaarde van € 750.000,- is een aanbesteding van dit soort diensten in beginsel vormvrij. Boven een opdrachtwaarde van € 750.000,- gelden minimaal de volgende regels: -De opdracht dient vooraf gepubliceerd te worden zodat de markt zijn interesse voor de opdracht kenbaar kan maken. -Na opdrachtverlening moet de gunning ook gepubliceerd te worden. 5.6 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan na overleg met de inkoper en op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de voorzitter van de MGR en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein Limburg-Noord van 11 juni 2026. De secretaris-directeur, Janny Kuijpers De voorzitter,L. Wisgerhof