Informatie

Nota Activa en afschrijving 2025 1 Algemeen Op grond van artikel 212 Gemeentewet legt de gemeenteraad de uitgangspunten voor het financieel beleid, financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie in de Financiële verordening vast. In artikel 9 van de Financiële verordening gemeente Heemskerk 2022 is opgenomen dat het college ten minste eenmaal in de vier jaar een Nota Activa en afschrijving zendt aan de raad ter vaststelling. De Nota Activa en afschrijving is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de gemeenteraad en vormt daarmee het formele kader waarbinnen door het college en de ambtelijke organisatie met investeringen en afschrijvingen moet worden omgegaan. De bedoeling van deze nota is, dat het aanvullende lokale kaders bevat en dus als eigenstandig kader kan functioneren. In de Financiële verordening wordt dan alleen verwezen naar deze nota. Bij de actualisatie van de Financiële verordening worden – m.u.v. artikel 10, lid 21 - geen nadere regels over dit onderwerp meer opgenomen. De thans van kracht zijnde Nota Activa en afschrijving dateert uit 2021. De wetgeving is de afgelopen jaren op dit punt niet gewijzigd. De nota is dus niet als gevolg van wijzigingen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) aan herziening toe. Wel is dit het moment om nog eens kritisch te kijken naar de eigen beleidsregels. Voorgesteld wordt om de regels omtrent het starten van afschrijving (artikel 11) aan te passen. Ook wordt – conform de besluitvorming omtrent de bezuinigingsmaatregelen (27 maart 2025) – de afschrijvingstermijn van investeringen in wegen en gebouwen verlengd. De nota uit 2021 was vooral vanuit de regelgeving een technische opsomming en uitleg van de diverse regels en kaders zoals opgenomen in het Besluit Begroten en Verantwoorden provincies en gemeenten (hierna BBV). In deze nota wordt – evenals in de nota 2021 - de actuele regelgeving niet herhaald of verder toegelicht. Het is overbodig wetteksten te herhalen gelet op de doelstelling van deze nota. Uiteraard is de regelgeving genoemd in de gemeentewet en BBV bindend. Zo is de regelgeving in te zien op de site van de commissie BBV. De artikelen 59 t/m 65 van de BBV (jaar: 2025) hebben betrekking op dit onderwerp (zie bijlage 4). In deze nota wordt dus alleen maar aandacht besteed aan de gewenste aanvullende kaderstelling op gemeentelijk niveau vast te stellen door de raad. Bij het opstellen van deze nota zijn de voorwaarden zoals opgenomen in de BBV als uitgangspunt gehanteerd. 1.1 Doelstelling De doelstelling van deze nota is het formuleren van beleid en vastlegging van gelijke regels voor: ● waardering van activa ● investeringen ● kapitaallasten. 1.2 Leeswijzer In deze nota worden een aantal termen gebruikt die hieronder worden uitgelegd. •Economisch nut: Dit zijn investeringen die verhandelbaar zijn (bijv. onroerend goed, machines, e.d.) of waarvoor we een heffing kunnen vragen (bijv. riool, afval, e.d.). •Maatschappelijk nut: Dit zijn investeringen die geen handelswaarde hebben. Te denken valt aan bijvoorbeeld wegen en kunstwerken. •Afschrijven: Het jaarlijks verminderen van de waarde van een investering •Afwaarderen: Het incidenteel verlagen van de waarde van een investering omdat een activum door omstandigheden minder waard wordt. 2 Activeren 2.1 Duurzame goederen Investeringen in duurzame goederen worden geactiveerd. Soms zijn de investeringen beperkt in de financiële omvang of in de levensduur. Om de administratieve lasten te beperken maken we gebruik van de volgende twee criteria: 1.Een minimumbedrag waaraan een investering moet voldoen (≥ € 50.000) 2.Een minimale gebruiksduur waaraan een investering moet voldoen (≥ 3 jaar) Als investeringen aan beide voorwaarden voldoen worden ze geactiveerd. Door investeringen die niet aan beide voorwaarden voldoen in één keer ten laste van de exploitatie te brengen wordt veel administratief werk bespaard. Ook bevordert het de inzichtelijkheid van de staat van activa en sluit het beter aan op het sturen op hoofdlijnen door de raad (besturingsfilosofie). Gronden en terreinen moeten altijd worden geactiveerd, maar hierop mag niet worden afgeschreven (zie ook paragraaf 4.2.2). Artikel 1: Investeringen met een levensduur van minder dan 3 jaar of een aanschafwaarde lager dan € 50.000 worden niet geactiveerd maar in één keer ten laste van de exploitatie gebracht, met uitzondering van gronden en terreinen. 2.2 Kosten van geldleningen In artikel 63, lid 7 Bbv is bepaald dat passiva, waaronder dus schulden, tegen de nominale waarde worden gewaardeerd. Aangegane geldleningen moeten voor het totaalbedrag van de schuld op de balans worden opgenomen. Het verschil tussen het schuldbedrag en het uitgekeerde bedrag, het (dis)agio, kan worden geactiveerd. Op basis van het vigerende beleid worden de kosten van geldleningen en een eventueel optredend (dis)agio niet geactiveerd. Het verdient aanbeveling deze kosten niet te activeren maar in het jaar van het sluiten van de geldlening rechtstreeks ten laste van de exploitatie te brengen. In de toelichting van het BBV wordt aanbevolen de kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio, zeker indien deze van relatief geringe omvang zijn, niet te activeren. Hiermee wordt voorkomen dat de exploitatie gedurende een reeks van jaren (de looptijd van de geldlening) wordt belast met een deel van deze kosten en het cumulatief effect hiervan eventueel hoger uitvalt dan het kostenbedrag van één geldlening. Artikel 2: De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd 2.3 Kosten van onderzoek en ontwikkeling Ingevolge artikel 60 BBV kunnen de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden geactiveerd indien: a.het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; b.de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; c.het actief in de toekomst een economisch of maatschappelijk nut zal genereren en d.de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. De voorwaarden zoals gesteld in artikel 60 BBV bepalen dat deze kosten alleen mogen worden geactiveerd als de plannen over het actief waarvoor de kosten worden gemaakt redelijk omlijnd zijn, de plannen uitvoerbaar zijn en de kosten in te schatten. Voorts is het ook van belang dat het daadwerkelijk om kosten ter voorbereiding van een investering gaat. Ingevolge artikel 64 lid 5 BBV, geldt voor de kosten van onderzoek en ontwikkeling een afschrijvingstermijn van maximaal vijf jaar. De ervaring leert dat kosten van onderzoek en ontwikkeling die aan alle gestelde voorwaarden voldoen niet vaak voorkomen. Het is om deze reden, de beperkte afschrijvingstermijn van vijf jaar en het gegeven dat het hier veelal kosten betreft die verband houden met de inzet van menskracht, opleiding en ondersteuning dat het niet wenselijk wordt geacht dergelijke kosten te activeren. Het belast het actief onevenredig in die zin dat bij vervanging van het actief deze kosten sterk kunnen afwijken waardoor schommelingen in kapitaallasten het gevolg zijn. Door deze kosten ten laste van de exploitatie te brengen, kan dit worden voorkomen en wordt de begroting niet meerjarig belast. Voor grondexploitaties is terzake in de BBV een aparte notitie opgesteld. De Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken 2023. Deze notitie is leidend wanneer de kosten van onderzoek en ontwikkeling direct verband houden met een grondexploitatie. Artikel 3: De kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief worden niet geactiveerd en ten laste van de exploitatie gebracht. Een uitzondering op toerekening van eigen personeelskosten is aan de orde als de investering of de (kapitaal)lasten daarvan geheel of gedeeltelijk aan derden in rekening wordt/worden gebracht. Het financieel belang van de gemeente is er in dat geval mee gediend de eigen personeelskosten volledig aan de investering toe te rekenen. Artikel 4: Aan investeringen met een economisch nut worden geen kosten van (eigen) menskracht, opleiding en ondersteuning toegerekend tenzij de investering of de (kapitaal)lasten daarvan geheel of gedeeltelijk aan derden in rekening kan/kunnen worden gebracht. 3 Waardering 3.1 Componentenbenadering De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kan de economische gebruiksduur namelijk verschillen. Bij het toepassen van deze benadering, kunnen afzonderlijke vervangingen opnieuw worden geactiveerd. De toepassing van de componentenbenadering kan worden verduidelijkt aan de hand van een voorbeeld van het verkrijgen van een kantoorpand: •grond niet op afschrijven; •gebouw afschrijving in 50 jaar; •Installaties (bijvoorbeeld verwarming) afschrijving in 12 jaar; •Inventaris afschrijving in 10 jaar. De kosten voor de te onderscheiden samenstellende delen worden op basis van bovenstaande opdeling (minimaal aantal componenten) afzonderlijk verwerkt en afgeschreven. In het voorbeeld kan na 12 jaar de vervanging van een cv-ketel opnieuw worden geactiveerd. Met het toepassen van de componentenbenadering wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard en gebruik gelijksoortig zijn op dezelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld. Artikel 5: De componentenbenadering wordt toegepast. 4 Kapitaallasten 4.1 Inleiding In het vorige hoofdstuk is aangegeven welke investeringen worden geactiveerd en tegen welk bedrag en welke niet. In dit hoofdstuk komen de lasten van de investeringen die geactiveerd worden aan bod. 4.2 Afschrijven Het BBV kent geen regels voor een sluitend systeem waaraan afschrijvingen moeten voldoen. Er zijn wel kaders gesteld. De belangrijkste zijn: •De afschrijvingsmethode die gebruikt wordt om de kapitaallasten te berekenen wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Afschrijving vindt plaats onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar; •Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. 4.2.1 Afschrijvingstermijnen In bijlage 3 is een overzicht opgenomen waarin per activasoort de levensduur wordt weergegeven waarover wordt afgeschreven. Deze levensduur is bepaald aan de hand van ervaringsgegevens en algemeen gebruikelijke normen. Voor investeringen in gebouwen wordt de levensduur verlengd naar 50 jaar. Gebouwen die zijn geactiveerd voor vaststelling van deze nota activeren en afschrijven (voor 2025) wordt de historische afschrijvingstermijn niet aangepast. Voor investeringen in wegen waarvan de afschrijvingstermijn wordt verlengd van 25 naar 40 jaar wordt ook de afschrijvingstermijn van bestaande investeringen verlengd met 15 jaar. Het college stelt de bijlage op en beheert deze. Dit heeft niet alleen een praktische reden, bij wijzing hoeft er geen raadsbesluit te worden genomen, maar verhoogd ook de slagkracht om accuraat in te spelen op ontwikkelingen in de omgeving of kennis van activa. Hiermee wordt actualiteiten en realiteit van de begroting bevorderd. Artikel 6: De afschrijvingstermijnen staan beschreven in bijlage 3. Voor investeringen in gebouwen uit 2024 en eerder die zijn geactiveerd voor vaststelling van deze Nota activeren en afschrijven wordt de historische afschrijvingstermijn niet aangepast. Het college stelt de bijlage op en beheert deze zodat accuraat kan worden ingespeeld op gewijzigde omstandigheden. 4.2.2 Afschrijving op gronden Het afschrijven op gronden neemt een bijzondere plaats in omdat gronden duurzame goederen zijn die niet aan slijtage onderhevig zijn. Op gronden wordt daarom niet afgeschreven en vindt alleen afwaardering plaats als de grond op basis van bestemmingswijziging minder waard wordt. Artikel 7: Op gronden wordt niet afgeschreven met uitzondering van dat na een wijziging van de bestemming de grond minder waard wordt. 4.2.3 Methoden van afschrijving Er zijn verschillende methoden om op basis van de afschrijvingsduur te komen tot de afschrijving per periode waarvan de lasten worden toegerekend. De normaal te gebruiken methode is: -een vast percentage van de aanschafwaarde (lineaire afschrijvingsmethode). Echter, de raad kan altijd gemotiveerd hiervan afwijken. Bij investeringen waarvan de kapitaallasten in een (kostendekkend) tarief aan de burgers worden doorberekend is het van groot belang deze lasten op een zo constant mogelijk niveau te houden. Met name is dit aan de orde indien sprake is van een substantieel investeringsniveau. Daarnaast is het van belang om ook de jaarlijkse groot onderhoudskosten zo veel mogelijk af te vlakken. Pas dan wordt op een optimale wijze bereikt dat jaarlijkse schommelingen in de tariefstelling kunnen worden voorkomen. Deze problematiek speelt voornamelijk bij investeringen met betrekking tot riolering en afvalstoffen. De hierop betrekking hebbende investeringen kunnen op basis van annuïteiten worden afgeschreven. Artikel 8: De lineaire methode wordt in principe toegepast voor het afschrijven van activa. Investeringen met betrekking tot rioleringen en afvalstoffen waarvan de kosten in een tarief aan burger wordt doorberekend, mogen op basis van annuïteiten worden afgeschreven. 4.2.4 Wijziging van methode van afschrijving De methode van afschrijven mag alleen om gegronde redenen worden gewijzigd. De reden en de financiële consequenties van de verandering worden in de toelichting op de balans uiteengezet. Ook wordt inzicht gegeven in de consequenties hiervan voor de financiële positie en voor de baten en lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of het voorafgaande begrotingsjaar. 4.2.5 Afwaarderen Afwaarderen is verplicht als de boekwaarde van het activum hoger is dan het verwachte toekomstige (economische) nut. Dit geldt ook voor gronden. 4.2.6 Restwaarde De restwaarde van de meeste investeringen is moeilijk in te schatten. Op grond van het voorzichtigheids-principe wordt er veelal vanuit gegaan dat de restwaarde nihil is, de investering wordt volledig afgeschreven. Activa worden pas vervangen indien dat technisch of economisch noodzakelijk is. Artikel 9: Bij afschrijvingen op investeringen wordt geen restwaarde meegenomen. 4.3 Rente Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit de financiering van de investering. Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen word gekozen voor het werken met het omslagpercentage. Door te werken met een (vooraf vast bepaald) omslagrentepercentage zijn er minder schommelingen in de toegerekende rente aan investeringen. Dit percentage wordt berekend en vastgesteld met een nauwkeurigheid van “2 cijfers achter de komma” (= x,xx %), naar boven afgerond. Dit is conform de regelgeving uit de BBV. Een eventueel rente voordeel of nadeel wordt zichtbaar op het taakveld treasury. Artikel 10: Voor de toerekening van de rentelasten gebruiken we het bij de begroting vastgestelde renteomslag percentage. 4.4 Aanvang kapitaallasten Bij activering draait het om de vraag of een uitgave een bezitting is en een meerjarige levensduur heeft en in welke gevallen dergelijke uitgaven worden geactiveerd en dus vaste activa zijn. Daarnaast is de vraag wanneer een actief op de balans moet worden opgenomen en wanneer wordt gestart met afschrijven. Het BBV stelt dat deze worden geactiveerd uiterlijk op het moment van in gebruik name. Het moment van in gebruik nemen is in het BBV niet nader gedefinieerd. In het algemeen definiëren we in gebruik name van een actief als het moment dat een actief gereed is of is geleverd (bijvoorbeeld voertuigen en laptops). Er zijn verschillende momenten waarop we kunnen starten met afschrijven. Deze zijn: •medio het begrotingsjaar waarin het activum gereed komt/verworven wordt; •in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het activum gereed komt/verworven wordt; •vanaf het moment dat het activum door de gemeente in gebruik kan worden genomen. In de nota van 2021 is als kader opgenomen te starten met afschrijven in het jaar van gebruik name. Ook is bepaald dat als een activum in het tweede deel van het jaar in gebruik is genomen dat voor een half jaar wordt afgeschreven. Deze wijze van afschrijven blijkt administratief ingewikkeld. Vanwege efficiencyredenen wordt voorgesteld om te starten met afschrijven het jaar volgend op de in gebruik name. Ander voordeel van dit moment van afschrijven is ook dat de afschrijvingslasten van het boekjaar sneller bekend zijn waardoor deze jaarlijks vooraf geboekt kunnen worden. Dit helpt bij het financieel rapporteren en prognosticeren. In gebruik name civiel technische werken: Voor civiel technische werken, zoals investeringen in wegen en rioleringsstelsels, is het moment van ingebruikname gecompliceerder dan bij de aanschaf van een voertuig of een laptop. Soms is een deel van de weg al in gebruik genomen en zijn we met een ander deel van diezelfde weg nog bezig. Of is de hele weg al in gebruik genomen, maar moet het plantsoen of de berm nog afgemaakt worden. De doorlooptijd bij de aanleg van een weg of riool gaat ook vaak over een jaargrens heen. Wanneer hebben we dan iets in gebruik genomen? Voor civiel technische werken hanteren we de volgende definitie van in gebruik name: “Een civiel technisch werk is in gebruik genomen nadat de eerste termijnstaat (factuur betreffende opgeleverd deel van het werk) door de projectleider is goedgekeurd en betaalbaar gesteld. Civiel technische werken waarvan alleen voorbereidingskosten zijn betaald worden als niet in gebruik genomen beschouwd.” Het nieuwe artikel is als volgt: Artikel 11: De afschrijving start in het jaar na in gebruik name. Bij een civiel technisch werk wordt gestart met afschrijven het jaar na de eerste termijnstaat. In dat geval wordt afgeschreven op basis van het begrote krediet. Na voltooiing van de investering wordt het afschrijvingsbedrag herrekend op basis van restant boekwaarde en de restant looptijd. 4.5 Kapitaallasten na einde verwachte levensduur Activa worden conform de verwachte levensduur afgeschreven (zie bijlage 3). Het kan voorkomen dat een activum al geheel is afgeschreven maar nog niet vervangen hoeft te worden. In de begroting wordt hiervoor wel een budget ter grootte van de vervallen kapitaallasten geraamd om toekomstige vervanging mogelijk te blijven maken. Bij de begroting vallen deze kapitaallasten incidenteel voor dat jaar vrij en kunnen, na besluitvorming door de gemeenteraad, weer incidenteel worden ingezet ter compensatie van hogere kapitaallasten elders of voor noodzakelijke afschrijving ineens van een boekwaarde door waardevermindering van een activum. Indien dit zich niet voordoet, vallen deze lasten vrij in het saldo van de begroting. Artikel 12: Ook als een activum geheel afgeschreven is, worden steeds de kapitaallasten van het activum in de begroting opgenomen om herinvestering in een later jaar mogelijk te maken. De incidentele vrijval van deze kapitaallasten kunnen, na besluitvorming bij de begroting door de gemeenteraad, worden incidenteel ingezet, voor dekking van hogere lasten door onvoorziene hogere kapitaallasten en/of afschrijving van boekwaarden door de waardevermindering van een activum. Indien dit zich niet voordoet, of duidelijk is dat het activum niet meer wordt vervangen, vallen deze lasten vrij in het saldo van de begroting. 4.6 Beschikbaarheid investeringen Het lijkt voor de hand liggend dat een krediet wordt aangewend gedurende het jaar waarvoor het beschikbaar is gesteld. Echter, in de praktijk blijken er diverse oorzaken te zijn waardoor dit niet altijd haalbaar is. Ten behoeve van het zo realistisch mogelijke plannen en om te voorkomen dat voor een langere tijd beslag op financiële middelen wordt gelegd, verdient het aanbeveling de periode van beschikbaarheid van het doen van de investering te beperken. Een periode van twee jaar, overeenkomend met de thans gehanteerde termijn, is daarbij alleszins reëel. Investeringen of restanten daarvan vervallen na 2 jaar na de beschikbaarstelling door de raad automatisch. Uitsluitend wanneer voor het verloop van de termijn van twee jaar een onderbouwd voorstel aan de raad wordt voorgelegd en de raad daarmee instemt kan, in afwijking van de algemene regel, de aanlooptijd worden verlengd. Artikel 13: De periode tot aanvang van een investering is maximaal 2 jaar na besluitvorming. Daarna vervalt de investering automatisch. Om hiervan af te wijken kan een onderbouwd voorstel aan de raad worden voorgelegd. 5 Aanvragen en Rapporteren Conform de bestaande richtlijnen wordt een nieuwe investering opgenomen in de Perspectiefnota. De investering wordt beschikbaar gesteld na besluitvorming in het begrotingsproces. Er wordt standaard minimaal tweemaal per jaar gerapporteerd over investeringen: •In de jaarrekening over het afgelopen jaar •In de bestuursrapportage(s) alleen over afwijkingen groter dan € 25.000 ten opzichte van het krediet en over wijzigingen in de afschrijvingstermijnen (bijlage 1). In de jaarrekening worden onderstaande zaken opgenomen: •het oorspronkelijke krediet •welk restant dat jaar nog beschikbaar is •de stand van zaken en geplande einddatum •of het krediet kan worden afgesloten. In de begroting wordt een overzicht van de nieuwe investeringen opgenomen. 6 Procedures aanvragen en autorisatie investeringen 1.Met de vaststelling van de programmabegroting stelt de gemeenteraad de hierin opgenomen investeringen voor het eerstvolgende begrotingsjaar beschikbaar. 2.Investeringen die nog niet in de begroting zijn opgenomen en niet uitstelbaar zijn tot de volgende begroting, worden afzonderlijk aan de gemeenteraad ter besluitvorming voorgelegd. 3.Op grond van het budgetrecht van de raad is het zonder toestemming van de gemeenteraad niet toegestaan tussen afzonderlijke investeringen (kredieten) te schuiven en/of salderen, zowel niet in tijd als in middelen. Evenmin is het zonder toestemming van de raad toegestaan (restant)kredieten over te hevelen naar een volgend begrotingsjaar en/of wijzigingen aan te brengen in de hoogte of doel van de kredieten. 4.Bij de uitvoering van de begroting en voor aanvang van de daadwerkelijke investering wordt door de verantwoordelijke budgethouder een voorstel aan het college van B&W aangeboden waarin actuele informatie is opgenomen over de inhoud van de besteding van het krediet, de planning van de uitvoering van het werk/activum, de financiële planning van de kosten van uitvoering en eventueel andere belangrijke zaken als communicatie en burgerparticipatie. 7 Slotbepalingen 7.1 Citeertitel Deze nota wordt aangehaald als de Nota Activa en afschrijving 2025 gemeente Heemskerk. 7.2 Hardheidsclausule Het college kan, indien er een gegronde reden is, vooraf in gevallen gemotiveerd afwijken van deze nota. Afwijkingen worden dan separaat aan de gemeentegemeenteraad voorgelegd. 7.3 Inwerkingtreding Deze nota treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2025. De Beleidsnota activeren en afschrijven gemeente Heemskerk 2021 wordt gelijktijdig met de inwerking van de nota ingetrokken. Bijlage 1. Overzicht artikelen kaders raad In deze nota zijn onder verschillende onderwerpen kaders opgenomen die aanvullend op de wettelijke voorschriften in acht moeten worden genomen. Binnen deze kaders wordt het activerings- en afschrijvingsbeleid door het college uitgevoerd. Ten behoeve van de overzichtelijkheid wordt hieronder een samenvatting van de kaders gegeven. Artikel Beschrijving 1 Investeringen met een levensduur van minder dan 3 jaar of een aanschafwaarde lager dan € 50.000 wordt niet geactiveerd maar in één keer ten laste van de exploitatie gebracht, met uitzondering van gronden en terreinen. 2 De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd. 3 De kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief worden niet geactiveerd en ten laste van de exploitatie gebracht. 4 Aan investeringen met een economisch nut worden geen kosten van (eigen) menskracht, opleiding en ondersteuning toegerekend tenzij de investering of de (kapitaal)lasten daarvan geheel of gedeeltelijk aan derden in rekening kan/kunnen worden gebracht. 5 De componentenbenadering wordt toegepast. 6 De afschrijvingstermijnen staan beschreven in bijlage 3. Voor investeringen in gebouwen uit 2024 en eerder die zijn geactiveerd voor vaststelling van deze Nota activeren en afschrijven wordt de historische afschrijvingstermijn niet aangepast. Het college stelt de bijlage op en beheert deze zodat accuraat kan worden ingespeeld op gewijzigde omstandigheden. 7 Op gronden wordt niet afgeschreven met uitzondering van dat na een wijziging van de bestemming de grond minder waard wordt. 8 De lineaire methode wordt in beginsel toegepast voor het afschrijven van activa. Investeringen met betrekking tot rioleringen en afvalstoffen waarvan de kosten in een tarief aan burger wordt doorberekend, kunnen op basis van annuïteiten worden afgeschreven. 9 Bij afschrijvingen op investeringen wordt geen restwaarde meegenomen. 10 Voor de toerekening van de rentelasten gebruiken we het bij de begroting vastgestelde renteomslag percentage. 11 De afschrijving start in het jaar na in gebruik name. Bij een civiel technisch werk wordt gestart met afschrijven het jaar na de eerste termijnstaat. In dat geval wordt afgeschreven op basis van het begrote krediet. Na voltooiing van de investering wordt het afschrijvingsbedrag herrekend op basis van restant boekwaarde en de restant looptijd. 12 Ook als een activum geheel afgeschreven is, worden er nog steeds een budget ter grootte van de vervallen kapitaallasten in de begroting opgenomen. Vrijval van deze kapitaallasten kunnen, na besluitvorming bij de begroting door de gemeenteraad, worden ingezet, voor dekking van hogere lasten door onvoorziene hogere kapitaallasten en/of afschrijving van boekwaarden door de waardevermindering van een activum. Indien dit zich niet voordoet, vallen deze lasten vrij in het saldo van de begroting. 13 De periode tot aanvang van een investering is maximaal 2 jaar na besluitvorming. Daarna vervalt de investering automatisch. Om hiervan af te wijken kan een onderbouwd voorstel aan de raad worden voorgelegd. Bijlage 2. Belangrijkste begrippen Met betrekking tot activa, afschrijving en hieraan verwante onderwerpen zijn onderstaande begrippen van belang. Begrip Omschrijving Activa De bezittingen van de gemeente. Er wordt onderscheid gemaakt in vaste en vlottende activa. Het onderscheid tussen vaste en vlottende activa zit in het al dan niet aanwezig zijn van duurzaamheid. Is sprake van duurzaamheid, dat wil zeggen dat er sprake dient te zijn van een meerjarig nut, dan betreft het vaste activa. Activeren Het opnemen van investeringen op de balans. In het geval van activeren worden de kapitaallasten in de exploitatie tot uitdrukking gebracht. Afschrijven De boekhoudkundige weergave van de waardevermindering van activa als gevolg van technische slijtage en economische veroudering. De lasten van de geactiveerde investering worden verdeeld over de jaren waarin het nut optreedt. In financiële termen: de lasten worden in de periode, tot het moment waarop de economische levensduur is verstreken, afgeschreven. De afschrijvingen worden jaarlijks in mindering gebracht op de boekwaarde van de activa. De hoogte van de afschrijvingslasten wordt berekend aan de hand van vier factoren: aanschafwaarde, restwaarde, levensduur en afschrijvingsmethodiek. De levensduur wordt bepaald door rationeel en doelmatig gebruik, rekening houdend met technologische ontwikkelingen. De technische levensduur kan langer zijn, omdat een actief technisch nog bruikbaar kan zijn, maar economisch niet meer rendabel. Balans Overzicht van activa (bezittingen) en passiva (vermogen). De totale activa worden onderverdeeld in vaste, vlottende, financiële activa en liquide middelen. De totale passiva worden onderverdeeld in permanent vermogen, vreemd vermogen lange termijn en vreemd vermogen op korte termijn. Het totaal aan passiva wordt aangewend in activa benodigd voor de productie of bedrijfsvoering. Boekwaarde De verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met het totaal aan afschrijvingen. Dit is de waarde van de activa op de balans. Directe kosten Directe kosten zijn kosten die rechtstreeks aan een bepaald product of bepaalde dienst zijn toe te rekenen. Exploitatielasten Dit betreffen de kosten van producten en diensten die ten laste van de exploitatie worden gebracht. Deze “drukken” op de gemeentelijke begroting. Groot onderhoud en levensduur verlengende aanpassingen Onderhoud: betreft het jaarlijks onderhoud ten behoeve van activa. De lasten worden gedekt uit een exploitatiebudget; Groot onderhoud: betreft planmatig onderhoud dat plaatsvindt over grotere perioden (bijvoorbeeld eens per 10 jaar) en waarvoor, ter egalisatie van de lasten over de jaren, veelal een onderhoudsvoorziening wordt gevormd; Levensduur verlengende aanpassingen: betreft ingrijpende werkzaamheden als renovaties of reconstructies, waarmee de resterende levensduur van de investering wordt verlengd of sprake is van een capaciteitsuitbreiding. Vanwege verlenging van die levensduur is het toegestaan dergelijke aanpassingen als investering te beschouwen en te activeren. Deze werkzaamheden werden ook wel aangeduid onder de noemer groot onderhoud. Omdat gebruik van het begrip groot onderhoud verwarring kan geven en in de richtlijnen van de commissie Bbv is opgenomen dat onderhoud, inclusief groot onderhoud niet mag worden geactiveerd, dienen levensduur verlengende aanpassingen niet langer als groot onderhoud te worden gekarakteriseerd. Bijlage 2. Belangrijkste begrippen -vervolg- Begrip Omschrijving Indirecte kosten Kosten waarvan niet rechtstreeks kan worden vastgesteld voor welk product of welke dienst deze zijn gemaakt. Verbijzondering van deze soort kosten (toerekening) vindt plaats middels een opslagmethode. Voor de gemeente is dit de kostenplaatsen- methode. Investeringen Investeringen zijn uitgaven die over een periode van meer dan één jaar opbrengsten en/of nut generen. Wanneer de investeringen aan de criteria voor activering voldoen, wordt het bedrag als vaste activa op de balans gepresenteerd. Alle investeringen, zowel met economisch nut als in de openbare ruimte met maatschappelijk nut worden geactiveerd. Kapitaallasten Kapitaallasten worden gevormd door de jaarlijkse lasten van afschrijving en rente die uit de investering voortvloeien. De kapitaallasten worden in de exploitatie opgenomen. Uitbreidingsinvestering Een uitbreidingsinvestering betreft de aanschaf van een nieuw actief vanwege intensivering of uitbreiding van taken. Vervangingsinvestering Een vervangingsinvestering betreft het vervangen van een actief op het moment dat de levensduur (technische of economische) is verstreken. Bijlage 3. Afschrijvingstermijnen (ter kennisname) Omschrijving actief Afschrijvingstermijn Immateriële vaste activa Oud Nieuw Kosten geldleningen 1) Materiële vaste activa Afvalinzameling - ondergronds - binnenbak Afvalinzameling - ondergronds - buitenbak 15 40 15 40 Belastingen (her)taxatie 2) Bestemmingsplannen 2) Bodemsanering 2) Gebouwen - aankoop bestaande - variabel 3) Gebouwen - groot onderhoud - 2) Gebouwen - liftinstallatie - 25 25 Gebouwen - nieuwbouw - 40 50 Gebouwen - renovatie (levensduur verlengend) - 20 20 Gebouwen – overige installaties - 12 12 Gebouwen - semipermanent - 15 15 Groen - aanleg/uitbreiding begraafplaatsen - 40 40 Groen - materiaal zoals maaiers en versnipperaars - 10 10 Groen - aanleg parken - 40 40 Groen - plantsoenen, renovatie - 25 25 Groen - renovatie begraafplaats - 25 25 Groen - ruiming en ophoging van grafheuvels - 40 40 Groen - schaftwagen - 10 10 Groen - speel- en groenvoorzieningen - ● hout 15 15 ● staal, kunststof, aluminium, steen 30 30 ● kunstgras bovenlaag 10 10 ● gietvloer van rubber 15 15 ● val dempende onderlaag 20 20 Gronden en terreinen 4) ICT - hard- en software - 4 4 Hardware centrale systemen 5 5 Software centrale systemen 7 7 Printers 5 5 Readerprinter 10 10 Telefooninstallatie 10 10 Mobiele telefoons - - Kunstvoorwerpen van cultuurhistorische waarde 2) Luchtfoto’s 5 5 Stoffering en overige kantoorinrichting 12 12 Meubilair - stoelen 10 5 Meubilair - overig 10 10 Motorvaartuigen (casco) 10 10 Onderwijs - noodlokalen - 15 15 Onderwijs - eerste inrichting onderwijsleerpakket - 20 20 Omschrijving actief Oud Nieuw Riolering – vervanging (buizen, putten, etc.) - 60 60 Riolering - reconstructie eindgemaal - 20 20 Riolering - telemetrie - 5 5 Riolering - rioolcamera - 5 5 Riolering - kolkenzuiger - 12 12 Riolering - vervangen rioolgemalen (mechanische gedeelte) - 15 15 Riolering - vervangen rioolgemalen (bouwkundig gedeelte) - 45 45 Riolering - stuwconstructies - 30 30 Schoonmaakmachines 5 5 Materiële vaste activa Sport - beregeningsinstallaties - 10 10 Sport - drainage - 20 20 Sport - kunstgrasveld, bovenlaag - vervallen n.v.t. Sport - kunstgrasveld, onderlaag - 30 30 Sportattributen 15 15 Sportpark - tribunes - 20 20 Sportvelden - aanleg - 40 40 Tractie - personenauto’s - 6 6 Tractie - pick-ups - 8 8 Tractie - vrachtauto’s en bussen - 10 10 Tractie - zware transportmiddelen - 15 15 Veiligheidsvoorzieningen 10 10 Verkeersstructuurplannen 2) Water - beschoeiingen - 25 25 Wegen, straten en pleinen - aanleg - 40 40 Wegen, straten en pleinen - aanleg bruggen, tunnels en overige kunstwerken - 40 40 Wegen, straten en pleinen - aanleg verkeersdrempels - 25 40 Wegen, straten en pleinen - herinrichten wegen - 25 40 Wegen, straten en pleinen - verkeersregelinstallaties - 15 15 Wegen, straten en pleinen - lichtmasten - 40 40 Wegen, straten en pleinen - armaturen - 20 20 Zwembad - glijbaan - 20 20 Financiële vaste activa Bijdragen aan activa in eigendom van derden variabel 5) Noten: 1)Deze kosten worden niet geactiveerd (zie art. 10, lid 2 Financiële verordening gemeente Heemskerk 2022). 2)Deze uitgaven mogen als gevolg van het Bbv niet worden geactiveerd. 3)Afhankelijk van de economische levensduur. 4)Gronden worden wel geactiveerd, maar niet op afgeschreven. 5)Afschrijvingstermijnen conform deze lijst als ware het actief in het bezit van de gemeente. Bijlage 4. Relevante wetsartikelen uit het BBV Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten Onderstaande artikelen gelden van 14-04-2016 tot en met heden (geraadpleegd op 30-04-2025) Hoofdstuk V. Waardering, activeren en afschrijven Artikel 59 1.Alle investeringen worden geactiveerd. 2.In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd. Artikel 60 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien: a.het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; b.de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; c.het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; d.de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Artikel 61 Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien: a.er sprake is van een investering door een derde; b.de investering bijdraagt aan de publieke taak; c.de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; d.de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Artikel 62 1.Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. 2.In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht. 3.In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b Artikel 63 1.Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 2.De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. 3.De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd. 4.Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. 5.Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. 6. In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer 7. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. 8.Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend. Artikel 64 1.De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 2.Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar. 3.Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. 4.In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening. 5. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar. 6.Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt. Artikel 65 1.Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. 2.Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 3.Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.