Informatie

Regeling Auditcomité gemeente Rijssen-Holten 2026 Artikel 1: Instelling, juridische grondslag en begripsbepalingen 1.De raad stelt een auditcomité in. 2.Het auditcomité is een commissie als bedoeld in artikel 84 van de gemeentewet.3.In deze regeling wordt verstaan onder: a.het comité: het auditcomité; b.de raad: de gemeenteraad van Rijssen-Holten; c.het college: het college van burgemeester en wethouders; d.de accountant: de in de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Gemeente Rijssen-Holten 2025 bedoelde accountant die belast is met de controle van de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening e.de voorzitter: de voorzitter van het comité; f.de secretaris: de secretaris van het comité. Artikel 2: Doel auditcomité. Het auditcomité voert met inachtneming van de taken als bedoeld in artikel 3 van deze regeling, namens de raad afstemmingsoverleg met de accountant, het college en de ambtelijke organisatie om te komen tot een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole. Artikel 3: Taken auditcomité. 1.Het comité is belast met: a.de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole; b.de bespreking van de jaarrekening en het jaarverslag in aanwezigheid van de accountant; c.de bespreking van de tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder a. bedoelde accountant, en over verslagen van periodieke onderzoeken van het college als bedoeld in de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid; d.advisering aan de raad over de herzieningen van de financiële verordening 212, de controleverordening 213 en het controleprotocol; e.de voorbereiding en bespreking van notities en voorstellen m.b.t. de inrichting van de P&C cyclus; f.de afstemming van activiteiten van Raad en College op het gebied van opzet en werking van control & risicomanagement, kwaliteit van financieel beheer, financieel beleid en inrichting financiële organisatie, integriteit, fraude, e.d. 2.Het auditcomité bevordert dat onderzoeken van de accountant, de in het eerste lid onder e. bedoelde onderzoeken van het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd. 3.Het auditcomité evalueert het functioneren van de accountant; 4.En voorts al datgene dat het auditcomité in de uitoefening van zijn taak van belang acht. Artikel 4. Bevoegdheden auditcomité. 1.Het comité is bevoegd aan de raad over de in artikel 3 genoemde taken voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten. 2.In het kader van de uitoefening van haar in artikel 3 bedoelde taken is het comité bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college en de accountant. 3.Het comité kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergaderingen van het comité bij te wonen en advies uit te brengen aan het comité. Artikel 5: Samenstelling comité. 1.Het Auditcomité bestaat uit leden van de raad en beëdigde commissieleden en worden door de raad benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad.2.Elke raadsfractie kan uit haar midden één lid, zijnde een raadslid of een beëdig commissielid aanwijzen voor het auditcomité.3.Het lidmaatschap van het auditcomité eindigt: a.op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; b.indien het lid aftreedt als lid van de raad; c.indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van het auditcomité te vervullen; d.indien het lidmaatschap als beëdigd commissielid eindigt. 4.Het secretariaat van het comité wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie. 5.Als vaste adviseurs van het comité treden op de portefeuillehouder financiën, de algemeen directeur, de concerncontroller, de administrateur en de accountant. Zij hebben geen stemrecht. Artikel 6: Besluitvorming en quorum. 1.Besluitvorming over voorstellen of advies van het auditcomité vindt plaats bij meerderheid van stemmen. Elk lid heeft daarbij één stem.2.Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering tenminste 50% van de leden aanwezig zijn. 3.Indien het comité niet tot een eensluidend voorstel of advies komt brengt het comité in geval de minderheid daarom verzoekt, ook het minderheidsstandpunt ter kennis van de raad. Artikel 7: Voorzitter. 1.Het comité wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan. 2.De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van het comité, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van het doel van het comité. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van het comité. 3.De voorzitter is belast met het ondertekenen van de besluiten die uitgaan van het auditcomité. Artikel 8: Vergaderingen en verslaglegging. 1.Het comité vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen. 2.De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste vijf werkdagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden. 3.De vergaderingen van het auditcomité zijn niet openbaar. 4.De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden beschikbaar gesteld. 5.Raads- en commissieleden, alsmede de leden van het college en de vaste adviseurs kunnen de stukken als bedoeld in het vorige lid inzien via het besloten gedeelte van het raadsportaal. Artikel 9: Informeren raad. 1.Het comité informeert de raad over afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. 2.Het auditcomité brengt voorafgaand aan de vaststelling van de jaarrekening advies uit aan de raad en/of de functionele raadscommissie3.Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van het comité een toelichting aan de gemeenteraad en/of de functionele raadscommissie. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan. Artikel 10: Citeertitel. Deze regeling kan worden aangehaald als de “Regeling auditcomité gemeente Rijssen-Holten 2026”. Artikel 11: Inwerkingtreding. 1.Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking. 2.De Regeling auditcomité, zoals vastgesteld door de gemeenteraad van Rijssen-Holten op 2 juli 2015 wordt ingetrokken. Besluit genomen in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Rijssen-Holten d.d. 24 september 2026. G.H. Veerman griffier J.C.R. van Houdt burgemeester Toelichting Regeling Auditcomité gemeente Rijssen-Holten Algemene Toelichting Het Auditcomité is een hulpmiddel voor de raad om meer structuur aan te brengen in de controlefunctie. Het doel van het comité is om de raad te assisteren in zijn controlerende, toezichthoudende functie. Het comité houdt zich bezig met ‘onderhouden van contact met de accountant’, ‘toezicht houden op de kwaliteit van de interne en externe financiële rapportages’ en ‘. Om het auditcomité goed te positioneren en herkenbaar neer te zetten is het belangrijk dat er een duidelijker vastomlijnde structuur ontstaat rondom de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het comité. De structuur en uitgangspunten van het auditcomité zijn opgenomen in deze regeling. De aanleiding voor de wijziging van de regeling is dat het instellingsbesluit (uit 2015) gedateerd is en dat verschillende verwijzingen naar andere regelingen, verordeningen en wetsbepalingen niet meer actueel zijn. In de inhoudelijke werkwijze van het auditcomité is geen wijziging beoogd. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Artikel 1 ziet op de instelling cq het in standhouden van het comité en op de betekenis van de in regeling gebruikte begrippen. Artikelen 2 en 3 De artikelen 2 en 3 zien op de doelstelling en de taken van het auditcomité. Vastgelegd is dat het doel van het comité is om namens de raad het afstemmingsoverleg met de accountant, het college en de ambtelijke organisatie te voeren om te komen tot een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole. De specifieke taken van het Auditcomité worden vervolgens uitgewerkt in artikel 3. De verschillende rollen van het auditcomité (bespreken van en adviseren over) zijn duidelijk gemaakt bij de verschillende leden van het artikel en college met uitzondering van de aanbesteding van de accountantscontrole. Artikel 4 De bevoegdheden van het auditcomité zijn opgenomen in artikel 4. Vastgelegd is dat het comité bevoegd is voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten en het comité informatie in kan winnen bij het college, of de accountant. Ook is het comité bevoegd zich te laten adviseren door externe adviseurs. Artikel 5 Artikel 5 ziet op de samenstelling van het comité. Het comité bestaat uit de leden van de gemeenteraad en beëdigde commissieleden. In het tweede lid is aangegeven dat elke fractie uit zijn midden één lid kan aanwijzen. Het is dus niet verplicht dat iedere fractie een lid aanwijst. Voordeel daarvan is wel dat er draagvlak is in de Raad en eenzelfde wijze van informatieverstrekking naar de fracties. In het derde lid is een bepaling opgenomen wanneer het lidmaatschap eindigt. Normaal gesproken worden de leden benoemd door de raad voor de hele raadsperiode. Toch kan er aanleiding zijn dat er in de loop van de raadsperiode vacatures kunnen ontstaan. Dan voorziet dit lid er in op welke wijze daarmee omgegaan wordt. Om de leden van het comité zo goed mogelijk hun taak te laten uitvoeren is het van belang dat zij adequate ondersteuning kunnen krijgen. Het gaat daarbij om secretariële ondersteuning (die vanuit de griffie wordt geleverd) en inhoudelijke ondersteuning. Naast de vaste adviseurs (portefeuillehouder financiën, de algemeen directeur, de concerncontroller, de administrateur, de accountant) kan het comité zich laten adviseren door externe adviseurs. Als gaat om het einde van het lidmaatschap van auditcomité is de oude passage blijven staan. Dan is ook duidelijk dat de raad de leden van het auditcomité kiest en dat de raad ook een benoemd lid kan ontheffen van zijn taken. Artikel 6 In artikel 6 is vastgelegd dat besluitvorming plaatsvindt bij meerderheid van stemmen. Een opvatting van een eventuele minderheid dient bij verzoek van die minderheid door het comité ook ter kennis te worden gebracht aan de raad. Dit artikel regelt ook expliciet dat de vaste adviseurs geen stemrecht hebben. De vergaderingen van het auditcomité verlopen doorgaans in goed overleg. In het uitzonderlijke geval dat er formele besluitvorming moet plaatsvinden, dan dient duidelijk te zijn hoe het quorum geregeld is. Artikel 7 Dit artikel bepaalt dat het comité een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter uit haar midden dient aan te wijzen. De voorzitter zorgt voor het bijeenroepen van het comité, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van het doel. De voorzitter wordt ondersteund door de secretaris. Naast deze algemene voorzitterstaken is in de regeling opgenomen dat de besluiten die uitgaan van het auditcomité door de voorzitter worden ondertekend. Het gaat hierbij om de opdrachtverlening aan de accountant. Artikel 8 Dit artikel 8 bevat bepalingen over de vergaderfrequentie, het tijdig verspreiden van vergaderstukken, de agenda en de openbaarheid van vergaderingen van het comité. Uitgangspunt is dat de vergaderingen niet openbaar zijn. Andere raads- en commissieleden kunnen via het besloten gedeelte van het raadsportaal wel inzage krijgen in de agenda en de vergaderstukken. Artikel 9 In aanvulling op de passieve toegankelijkheid van raads- en commissieleden tot de stukken (zie vorige artikel) is in dit artikel opgenomen dat ziet op het informeren van de raad en of de functionele raadscommissie. Het auditcomité kan dit zowel actief doen als op verzoek van de raad en of de functionele raadscommissie. Artikelen 10 en 11 De artikelen 10 en 11 zien op de citeertitel, de inwerkingtreding en de intrekking van het oude instellingsbesluit.