Informatie

Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen Het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Deurne, Gelet op de: •Wet basisregistratie personen; •Algemene verordening gegevensbescherming Overwegende dat het noodzakelijk is om de hoofdlijnen van het beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen in een regeling vast te leggen Besluit: a.In te trekken de Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen voor de gemeente Deurne, van 3 oktober 2017 b.vast te stellen de: Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen Deurne 2026. Hoofdstuk 1: Aanwijzen functionarissen Artikel 1 De teammanager van het team Publiekszaken is ingevolge het geldende Strategisch Informatiebeveiligings- en Privacybeleid aangewezen als informatiebeheerder BRP. De informatiebeheerder BRP voert deze verantwoordelijkheid uit namens en onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Bij afwezigheid vindt vervanging plaats volgens de geldende vervangingsregeling. Artikel 2 1.De informatiebeheerder BRP wijst medewerkers binnen het team Publiekszaken aan die belast zijn met en bevoegd zijn voor: •gegevensbeheer BRP; •privacybeheer BRP; •het functioneel beheer BRP; •gegevensverwerking BRP; •fraudecoördinatie BRP; •het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de verklaring als bedoeld in artikel 2.8, tweede lid, onder e, van de Wet BRP. 2.De teammanager Handhaving wijst toezichthouders BRP aan, voorzover de medewerkers zijn belast met het toezichthoudende taken voor de BRP. Hoofdstuk 2: Het informatiebeheer BRP Artikel 3 Binnen de kaders van de Wet basisregistratie personen, het Besluit basisregistratie personen, de Regeling basisregistratie personen, de BRP-systeembeschrijving en het Strategisch Informatiebeveiligings- en Privacybeleid voorziet de informatiebeheerder BRP in: het beheer van de gemeentelijke voorziening; a.de jaarlijkse planning van beheeractiviteiten; b.de administratieve beheer- en werkprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien; c.een periodiek overleg met de op basis van deze regeling aangewezen beheerders; a.naleving van de in deze regeling opgenomen bepalingen, alsmede op een juiste uitvoering van de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van de inrichting en de verwerking van persoonsgegevens, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisregistratie personen. d.het deelnemen aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen aangaan. Artikel 4 De informatiebeheerder BRP coördineert namens en onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders: a.de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP naar de inrichting, werking en beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie personen. b.de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Artikel 5 De informatiebeheerder BRP adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten: a.persoonsinformatievoorziening; b.beveiliging; c.privacy d.gegevenskwaliteit; e.personeelsaangelegenheden. Artikel 6 De informatiebeheerder beslist: a.over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening; b.op verzoeken van organen van de gemeente als genoemd in de Nadere regels gegevensverstrekking basisregistratie personen, tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen; c.op verzoeken van derden, als genoemd in artikel 3.6 van de Wet BRP en als genoemd in de Nadere regels gegevensverstrekking basisregistratie personen Deurne tot het verkrijgen van gegevens uit de Basisregistratie personen; d.over de wijze van de verstrekking van gegevens met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c. Artikel 7 De informatiebeheerder BRP ziet erop toe dat: a.de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd; b.de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening en Nadere regels basisregistratie personen en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG); c.de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen worden nageleefd; d.alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede het team systeembeheer op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening omtrent de Basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie; e.de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Strategisch Informatiebeveiligings- en Privacybeleid, het informatiebeveiligingsplan en de bijbehorende procedures en werkinstructies worden nageleefd. Hoofdstuk 3: Het gegevensbeheer BRP Artikel 8 1.De kwaliteitsmedewerker Burgerzaken is aangewezen als gegevensbeheerder BRP en is verantwoordelijk voor: a.de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden, in de gemeentelijke basisregistratie personen; b.het opstellen en beheren van procedures en richtlijnen met betrekking tot het uitvoeren van de wet- en regelgeving op het gebied van de Basisregistratie personen; c.het verwerken van persoonsgegevens in de Basisregistratie personen; d.de communicatie met de afnemers en andere verantwoordelijken aan wie gegevens worden verstrekt uit de Basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de Basisregistratie personen omtrent gegevensverwerking; 2.De gegevensbeheerder is BRP-contactpersoon. In deze hoedanigheid onderhoudt hij de contacten met de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens.3.De gegevensbeheerder BRP beslist binnen 5 werkdagen over het in behandeling nemen van meldingen van overheidsorganen, waarbij gerede twijfel bestaat over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de Basisregistratie personen opgenomen (authentieke) gegevens en stelt het overheidsorgaan in kennis van de genomen beslissing. Artikel 9 De gegevensbeheerder BRP is bevoegd, in overleg met de functioneel beheerder BRP, vanuit de in artikel 8 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de Basisregistratie personen. Artikel 10 De gegevensbeheerder BRP voorziet in: a.de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP; b.de controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de Basisregistratie personen. Artikel 11 1.Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de Basisregistratie personen, onderworpen aan een inhoudelijke controle door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.2.De gegevensbeheerder BRP voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen, gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het ministerie van Binnenlandse Zaken.3.De gegevensbeheerder BRP voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening. Hoofdstuk 4: Het privacy-beheer BRP Artikel 12 De kwaliteitsmedewerker Burgerzaken is aangewezen als privacybeheerder BRP en adviseert en ondersteunt de informatiebeheerder BRP bij de naleving van privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP, de AVG, de Verordening gegevensverstrekking BRP en de Nadere regels gegevensverstrekking BRP. Artikel 13 De privacybeheerder BRP adviseert over privacyaspecten binnen het BRP-domein, waaronder: a.de afhandeling van verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de Wet BRP en de AVG; b.de behandeling van verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de Wet BRP ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de Wet BRP; c.de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden; d.de behandeling van verzoeken van betrokkenen voor zover deze binnen het BRP-domein op grond van de Wet BRP en de AVG van toepassing zijn; e.de verplichtingen van het college als verwerkingsverantwoordelijke voor de BRP op grond van de Wet BRP en de AVG; f.de kennisgevingsplicht op grond van de Wet BRP en de AVG, voor zover van toepassing binnen het BRP-domein; Artikel 14 De privacybeheerder BRP is bevoegd: a.gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het naleven van vastgestelde privacyvoorschriften, procedures en autorisatieafspraken binnen het BRP-domein; b.gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over procedures, systemen, wijzigingen en producten binnen het BRP-domein waarbij de persoonlijke levenssfeer, gegevensbescherming of naleving van privacyvoorschriften in het geding is. Artikel 15 De privacybeheerder BRP is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen. Hoofdstuk 5: Het functioneel beheer BRP Artikel 16 De kwaliteitsmedewerker Burgerzaken is aangewezen als functioneel beheerder BRP en verantwoordelijk voor: a.het beheer van een autorisatiematrix en het verlenen van toegang tot de gemeentelijke voorziening; b.het beheer van de tabellen van de Basisregistratie personen; c.het beoordelen van de gevolgen van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van de gemeentelijke voorziening d.het testen en evalueren van nieuwe versies van de gemeentelijke voorziening, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur. e.Het opstellen en beschikbaar stellen van gebruikersdocumentatie f.het ondersteunen in het gebruik en het geven van aanwijzingen aan gebruikers van de gemeentelijke voorziening; g.de communicatie over nieuwe en gewijzigde versies van de gemeentelijke voorziening en bij storingen in hard- en software; h.de registratie van problemen en klachten, die zich bij het gebruik van de gemeentelijke voorziening voordoen en draagt zorg voor een oplossing van storingen. Hij rapporteert hierover periodiek aan de informatiebeheerder. i.de coördinatie van werkzaamheden, in geval van uitwijk, die gebruikers weer in staat stelt de BRP-werkzaamheden te hervatten, in overleg met de systeembeheerder en de leverancier; j.documentgeneratie en vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke voorziening worden ontleend; k.het opstellen van management- en statistische gegevens; l.een zo spoedig mogelijke oplossing bij opgetreden storingen binnen de applicatie, zo nodig door inschakeling van een derde. m.neemt deel aan het intern overleg Functioneel Beheer en extern gebruikersoverleg. Artikel 17 De functioneel beheerder BRP is bevoegd: a.gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de Basisregistratie personen, aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem; b.instructies op te stellen omtrent het gebruik van het toepassingssysteem BRP. Hoofdstuk 6: De gegevensverwerking BRP Artikel 18 De daartoe geautoriseerde medewerkers van het team Burgerzaken zijn belast met de gegevensverwerking BRP en verantwoordelijk voor: a.het verwerken van de gegevens in de Basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de Wet BRP voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd; b.het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens; c.de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt; d.de behandeling van mutaties; e.de behandeling van het netwerkverkeer; f.de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten; g.de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de Wet BRP en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet BRP geen ontleningstatus is gegeven; h.de dagelijkse controle van de in de Basisregistratie personen aangebrachte actualiseringen; i.de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van wijzigingen in persoonsgegevens, naamgebruik; adreswijzigingen, inschrijving in de Basisregistratie personen; j.de kennisgeving aan de ingeschrevene voor zover dit voortvloeit uit de Wet BRP en de AVG; k.de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een inschrijving in de Basisregistratie personen; l.het behandelen van verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 van de wet en de AVG; m.de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de Wet BRP ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de Wet BRP; n.de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden. o.Het behandelen van aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van artikel 18 en voorzover hier niet op andere wijze in is voorzien; p.Het behandelen en nemen van besluiten over uitgevoerde onderzoeken naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan en het in kennis stellen van overheidsorganen van de beslissing. Hoofdstuk 7: De toezichthouder BRP Artikel 19 1.De medewerkers Burgerzaken, team Publiekszaken zijn aangewezen als toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP en verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP. 2.De medewerkers van het team Toezicht, Handhaving en Veiligheid, voor zover het toezicht op de Wet BRP aan de medewerkers is toegewezen, ondersteunen de medewerkers Burgerzaken bij het uitvoeren van adresonderzoeken en huisbezoeken. Artikel 20 De toezichthouder controleert of de burger aan zijn verplichtingen voldoet met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP (2.46 en 2.47). Artikel 21 De toezichthouder ziet erop toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP. Artikel 22 1.De toezichthouder ontleent de in dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht.2.De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 20, bevoegd: a.met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met meeneming van apparatuur (zoals laptop, fotocamera); b.zich zo nodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm; c.zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen; d.inlichtingen te vorderen; e.inzage te vorderen van een identiteitsbewijs; f.zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren; g.onderzoek te doen; h.rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 20. Artikel 23 De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker. Artikel 24 De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming. Hoofdstuk 8: Het beveiligingsbeheer en controle BRP Artikel 25 1.De kwaliteitsmedewerker Burgerzaken is aangewezen als beveligingsbeheerder BRP. Artikel 26 1.De beveiligingsbeheerder BRP ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van persoonsinformatiebeveiliging op dusdanige wijze, dat de informatiebeheerder diens verantwoordelijkheid op grond van deze regeling op deugdelijke wijze kan invullen.2.De beveiligingsbeheerder BRP coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen uit het Informatieveiligheidsbeleid. Artikel 27 De beveiligingsbeheerder BRP is bevoegd: gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het naleven van vastgestelde beveiligingsmaatregelen, procedures en autorisatieafspraken binnen het BRP-domein; gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over procedures, systemen, wijzigingen en producten binnen het BRP-domein waarbij informatiebeveiliging, autorisatiebeheer, continuïteit of aantoonbaarheid in het geding is. Artikel 28 De beveiligingsbeheerder BRP draagt binnen het BRP-domein bij aan de beheersing van informatiebeveiligingsrisico’s en: a.signaleert beveiligingsincidenten en datalekken binnen het BRP-domein en zorgt voor melding, registratie en opvolging volgens de gemeentelijke procedure voor informatiebeveiligingsincidenten en datalekken; b.adviseert over passende beveiligingsnormen en controlemaatregelen voor het BRP-domein, in aansluiting op de Wet BRP, het Besluit BRP, de BRP-systeembeschrijving, de BIO en het Strategisch Informatiebeveiligings- en Privacybeleid; c.bewaakt dat vastgestelde beveiligingsmaatregelen binnen het BRP-domein worden uitgevoerd en aantoonbaar worden vastgelegd; d.coördineert de opvolging van afwijkingen en verbeteracties en rapporteert hierover aan de informatiebeheerder BRP en, waar nodig, aan de CISO. Artikel 29 De beveiligingsbeheerder BRP is het aanspreekpunt op het gebied van persoonsinformatieveiligheidsbeleid ten aanzien van het gebruik van persoonsgegevens uit de Basisregistratie personen en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers. Artikel 30 De beveiligingsbeheerder BRP: a.neemt deel aan het periodieke overleg met de op basis van deze regeling aangewezen beheerders als bedoeld in artikel 3, onder c genoemde overleg; b.levert vanuit het BRP-domein input voor de ontwikkeling, evaluatie en verbetering van het Strategisch Informatiebeveiligings- en Privacybeleid en de daaruit voortvloeiende beveiligingsmaatregelen. Artikel 31 De beveiligingsbeheerder BRP rapporteert jaarlijks over de informatiebeveiliging van de BRP aan de informatiebeheerder BRP en verzorgt de bijdragen aan de managementrapportage over de informatiebeveiliging met betrekking tot de Basisregistratie personen. Artikel 32 De CISO adviseert en toetst vanuit het Strategisch Informatiebeveiligings- en Privacybeleid, de BIO en het gemeentelijke risicomanagement op de inrichting en werking van informatiebeveiligingsmaatregelen binnen het BRP-domein. Deze rol laat de wettelijke verantwoordelijkheden van het college, de informatiebeheerder BRP, de gegevensbeheerder BRP en de toezichthouder BRP onverlet. Artikel 33 De CISO is bevoegd om het management gevraagd en ongevraagd te adviseren over de naleving van beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP, de BIO en het Strategisch Informatiebeveiligings- en Privacybeleid. Artikel 34 De CISO bewaakt en coördineert dat: a.beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP, de BIO en het Strategisch Informatiebeveiligings- en Privacybeleid worden getoetst op inrichting en werking; b.bevindingen over de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden teruggekoppeld aan de informatiebeheerder BRP en het verantwoordelijke management. Artikel 35 De CISO adviseert rechtstreeks aan het college van burgemeester en wethouders over beveiligingsaspecten die uit het Strategisch Informatiebeveiligings- en Privacybeleid voortvloeien, voor zover deze bestuurlijke besluitvorming of escalatie vragen. Hoofdstuk 10: Fraudecoördinator (BRP) Artikel 36 De kwaliteitsmedewerker Burgerzaken is aangewezen als fraudecoördinator en is verantwoordelijk voor het nagaan van signaleringen over fraude- en/of twijfelgevallen bij de identificatie of het opgeven van informatie aan de gemeente. Denk hierbij ook aan adresfraude. Artikel 37 1.De fraudecoördinator BRP raadpleegt en combineert uitsluitend gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke BRP-taken, waaronder onderzoek naar woon- en adresfraude, gerede twijfel aan de juistheid van BRP-gegevens of toezicht op verplichtingen van burgers. 2.Raadpleging en combinatie van gegevens vinden alleen plaats binnen de geldende wettelijke grondslag, autorisaties, doelbinding, proportionaliteit, subsidiariteit en interne procedures. Artikel 38 De fraudecoördinator voorziet in: a.het controleren en signaleren van BRP-gerelateerde onjuistheden, waaronder woon- en adresfraude, voor zover dit past binnen de wettelijke BRP-taak en vastgestelde procedures; b.het ondernemen van passende vervolgacties bij signalen van BRP-gerelateerde fraude of gerede twijfel aan de juistheid van BRP-gegevens, binnen de geldende wettelijke grondslag, autorisaties en interne procedures; c.het delen van bevindingen met binnen- en buitengemeentelijke organisaties voor zover daarvoor een wettelijke grondslag bestaat en dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de BRP-taak of een daarop gebaseerde samenwerking; d.de samenwerking met gemeentelijke afdelingen en externe ketenpartners binnen de grenzen van wettelijke bevoegdheden, autorisaties, privacyregels en vastgestelde samenwerkingsafspraken. e.een jaarlijkse rapportage over de uitgevoerde fraudeonderzoeken. Artikel 39 De fraudecoördinator neemt deel aan interne en externe overleg. Hoofdstuk 11: Overige bepalingen Artikel 40 De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP, evenals voor de in de voorziening opgenomen aangehaakte gegevens en voor de persoonsgegevens uit de BRP in het gegevensmagazijn. Artikel 41 1.Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.2.Op de dag van inwerkingtreding als bedoeld in het eerste lid wordt de Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen gemeente Deurne, zoals vastgesteld op 3 oktober 2017 wordt ingetrokken. 3.Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen Deurne 2026. Vastgesteld in de collegevergadering van 15 september 2026. Burgemeester en wethouders van de gemeente Deurne. De secretaris, R.R.M. Halffman. de burgemeester,G. Buter.