Informatie

Reglement van orde van de rekenkamer Veenendaal Intitulé Reglement van orde Gelet op artikel 81i van de Gemeentewet en de Verordening Rekenkamer gemeente Veenendaal 2023 stelt de rekenkamer Veenendaal het volgende Reglement van orde vast: Artikel 1 Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: a. rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Veenendaal; b. voorzitter: de voorzitter van de rekenkamer; c. secretaris: de ambtelijk secretaris van de rekenkamer; d. leden: de door de gemeenteraad benoemde leden van de rekenkamer; e. onderzoek: een onderzoek als bedoeld in artikel 81o Gemeentewet. Artikel 2 Frequentie, tijd en plaats van vergaderingen 1.De Rekenkamer vergadert in de regel maandelijks, 2.In het laatste kwartaal stelt de Rekenkamer het vergaderschema voor het daaropvolgende jaar vast. 3.Vergaderingen kunnen fysiek, hybride of digitaal plaatsvinden. 4.De voorzitter kan extra vergaderingen uitschrijven indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven. 5.Extra vergaderingen worden, behoudens spoedeisende gevallen, minimaal twee weken vooraf aangekondigd. Artikel 3 Oproep en vergaderstukken 1.De leden ontvangen een digitale uitnodiging met vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering, minimaal zeven dagen voorafgaand aan de vergadering. 2.In spoedeisende gevallen kan van deze termijn worden afgeweken. 3.De (voorlopige) agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijk met de uitnodiging verzonden. 4.De voorzitter kan besluiten aanvullende stukken toe te zenden. Artikel 4 Agenda 1.De voorzitter stelt bij aanvang van de vergadering de agenda vast. 2.Leden kunnen onderwerpen ter agendering aandragen. 3.De voorzitter kan de volgorde van behandeling wijzigen. 4.Indien een onderwerp onvoldoende is voorbereid, bepalen de leden van de rekenkamer gezamenlijk wanneer het opnieuw wordt geagendeerd. Artikel 5 Aan- en afwezigheid vergaderingen 1.Leden melden verlate aanwezigheid of vroegtijdig vertrek vooraf aan de secretaris. 2.Afwezigheid worden zo spoedig mogelijk gemeld. 3.De voorzitter bepaalt of de vergadering doorgang kan vinden. 4.Bij afwezigheid van meer dan de helft van de leden wordt de vergadering verplaatst. 5.Bij langdurige afwezigheid van de secretaris draagt de griffie, in overleg met de voorzitter, zorg voor vervanging. 6.Bij afwezigheid van de voorzitter treedt de aangewezen 1e respectievelijk de 2e plaatsvervanger op als plaatsvervangend voorzitter. Artikel 6 Rechtsgeldigheid van vergaderingen 1.Besluiten kunnen slechts rechtsgeldig worden genomen indien ten minste twee leden van de Rekenkamer aanwezig zijn. 2.De Rekenkamer kan besluiten nemen buiten vergadering indien: a. alle leden schriftelijk of digitaal hun stem uitbrengen; en b. het besluit unaniem wordt genomen. 3.Schriftelijke besluitvorming is toegestaan voor alle besluiten van de Rekenkamer. Artikel 7 Besluitvorming 1.Besluiten worden bij voorkeur op basis van consensus genomen. 2.Indien consensus ontbreekt, wordt besloten bij meerderheid van stemmen. 3.Bij staken van stemmen wordt de stemming uitgesteld tot de volgende vergadering. 4.Indien uitstel niet mogelijk is, is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 5.Voor de vaststelling van rapporten geldt dat leden hun oordeel schriftelijk of in vergadering kenbaar maken. Artikel 8 Verslaglegging 1.De secretaris zorgt voor een actie/besluitenlijst van de vergadering. 2.De actie/besluitenlijst wordt binnen één week na de vergadering aan de rekenkamerleden verzonden. Artikel 9 Deelname van derden De voorzitter kan, na overleg met de leden, derden uitnodigen om (een deel van) de vergadering als toehoorder of adviseur bij te wonen. Artikel 10 Geheimhouding en bescherming van gevoelige informatie 1.De leden, secretaris en overige aanwezigen zijn gehouden aan geheimhouding over hetgeen in vergaderingen wordt besproken. 2.Vergaderingen van de Rekenkamer zijn besloten, tenzij de Rekenkamer anders besluit. 3.De rapporten die de Rekenkamer uitbrengt, alsmede het onderzoeksplan en jaarverslag, zijn openbaar. 4.Communicatie over lopende onderzoeken verloopt, tenzij anders afgesproken, via de voorzitter. Artikel 11 Integriteit en belangenverstrengeling 1.Leden, voorzitter en secretaris vermijden belangenverstrengeling en de schijn daarvan. 2.Mogelijke risico’s worden direct gemeld en besproken. 3.Indien sprake is van (mogelijke) belangenverstrengeling, neemt het betreffende lid geen deel aan het onderzoek of de beraadslaging. 4.Politiek of persoonlijk gedrag dat het gezag van de Rekenkamer kan schaden wordt vermeden. Artikel 12 Werkwijze en onderzoeksprotocol 1.De Rekenkamer bepaalt haar eigen werkwijze en legt deze vast in dit Reglement van orde en in een afzonderlijk onderzoeksprotocol. 2.De Rekenkamer hanteert een onderzoeksprotocol, waarin ten minste is opgenomen: oobjectiviteit en onafhankelijkheid; hoor en wederhoor; dossiervorming; concept- en eindrapportage; communicatie met onderzochte organisaties. 3.Het onderzoeksprotocol wordt gepubliceerd op de website van de Rekenkamer. Artikel 13 Onderzoeksplan 1.De Rekenkamer stelt jaarlijks een onderzoeksplan vast. 2.Het plan bevat een prioritering van onderzoeksonderwerpen en een raming van uitvoeringsbudgetten. 3.Het plan wordt ter kennisneming aan de raad aangeboden. 4.De Rekenkamer kan het onderzoeksplan gedurende het jaar aanpassen. Artikel 14 Budget en financiële verantwoordelijkheid 1.De Rekenkamer is bevoegd over haar eigen budget, conform de Verordening Rekenkamer. 2.De secretaris is budgethouder namens de Rekenkamer. 3.Verantwoording vindt plaats via de reguliere planning- en controlcyclus van de gemeente Veenendaal. 4.De rekenkamer werkt met een vier-ogen-principe als het gaat om goedkeuring van budget bij onderzoek in eigen beheer en goedkeuring op declaratie-uitbetaling achteraf. Artikel 15 Samenwerking met de Klankbordgroep 1.De klankbordgroep fungeert namens de raad als klankbord voor het functioneren van de Rekenkamer. 2.De klankbordfunctie omvat ten minste: a. afstemming over onderzoeksplanning; b. overleg over werving van leden; c. bespreking van jaarverslag en onderzoeksplan. 3.De Klankbordgroep heeft geen inzage in vertrouwelijke onderzoeksinformatie. 4.Minimaal één keer per jaar vindt overleg plaats onder voorzitterschap van de voorzitter van de Klankbordgroep. Artikel 16 Evaluatie 1.De Rekenkamer voert eens per drie jaar een interne evaluatie uit van haar functioneren en samenwerking. 2.Eens per vier jaar vindt een externe evaluatie plaats door een onafhankelijke partij. 3.De resultaten worden ter kennisneming aan de raad aangeboden. Artikel 17 Wijziging van het Reglement van orde 1.De Rekenkamer kan dit reglement wijzigen met meerderheid van stemmen binnen de rekenkamer. 2.Wijzigingen worden gepubliceerd en ter kennisneming aan de raad aangeboden. Artikel 18 Slotbepaling 1.In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Rekenkamer. 2.Dit reglement treedt in werking op de dag na vaststelling. Aldus vastgesteld in de vergadering van de rekenkamer op 24 juni 2026VoorzitterLinda van Rooijen Secretaris Romi Leever