Informatie

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Lansingerland Het college van de gemeente Lansingerland; Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet; Besluit vast te stellen het: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Lansingerland. Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen Artikel 1. Definities Dit reglement verstaat onder: -college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lansingerland. -gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Lansingerland of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger; -raad: de gemeenteraad van de gemeente Lansingerland; -voorzitter: de burgemeester van de gemeente Lansingerland of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer. Hoofdstuk 2 – Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging 1.Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.2.Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.3.Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.4.Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris. Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen 1.Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 10.00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis.2.Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats (inclusief digitaal vergaderen) te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.3.Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden. Artikel 4 Opnieuw belegde vergaderingen 1.Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.2.De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 12 uur voor de vergadering aan de leden van het college. Hoofdstuk 3 – Verhindering en vervanging Artikel 5 Verhindering 1.Wanneer de voorzitter verhinderd is, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over.2.Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.3.Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt. Hoofdstuk 4 – Voorbereiding vergaderingen Artikel 6 Agenda 1.Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een concept agenda met bespreekstukken toegezonden. De agenda wordt in de vergadering vastgesteld.2.Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.3.De vergaderstukken worden voor de leden van het college digitaal beschikbaar gesteld. Artikel 7 Ondersteuning gemeentesecretaris 1.De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.2.Het college wordt in de uitvoering van de werkzaamheden ondersteund door een uitvoerend secretaris, die onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris zorgdraagt voor de voorbereiding, coördinatie en administratieve afhandeling van de vergaderingen. Artikel 8 Deelneming derden aan de vergadering Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt. Hoofdstuk 5 – Besluitvorming en verslaglegging Artikel 9 Stemmingen 1.Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.2.Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.3.Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.4.Als een stemming over een benoeing, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.5.Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot. Artikel 10 Schriftelijk spoedbesluit 1.Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een schriftelijk spoedbesluit.2.Een schriftelijk spoedbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel via schrift, de mogelijkheid heeft gekregen om te reageren en het voorstel in stemming te brengen.3.Het besluit is genomen buiten de vergadering en wordt op de besluitenlijst gezet van de eerstvolgende vergadering. Artikel 11 Besluitenlijst 1.De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en de besluitenlijst van de vergadering.2.De besluitenlijst bevat ten minste: a.de namen van de afwezige leden; b.de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging; c.een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst). 3.Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.4.De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.5.Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt. Artikel 12 Geheimhouding 1.Met inachtneming van artikel 87 Gemeentewet kan het college geheimhouding opleggen op grond van een belang benoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd.2.Bij de oplegging van geheimhouding wordt zo mogelijk bepaald per wanneer de geheimhouding is opgeheven.3.Voor de geheime agenda, het in een besloten vergadering behandelde, de besluitenlijst over het geheime gedeelte geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 87 Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten. Artikel 13 Openbare vergadering 1.Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.2.De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering. Artikel 14 Inwerkingtreding en intrekking 1.Het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2014 wordt ingetrokken.2.Dit reglement treedt in werking op 7 juli 2026. Aldus vastgesteld in de vergadering van 7 juli 2026. burgemeester en wethouders van Lansingerland Mickel BeckersGemeentesecretaris Rik van der Linden Burgemeester Dit reglement van orde is op 7 juli 2026 aan de gemeenteraad medegedeeld. Toelichting op het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders Toelichting op artikel 1 Algemene toelichting Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de Memorie van Toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. Het modelreglement van orde van de VNG dient als basis voor het RvO, maar wordt niet integraal overgenomen. Er zijn enkele belangrijke toevoegingen en wijzigingen aangebracht die bij de artikelgewijze behandelingen worden toegelicht. Toelichting op artikel 2 Verdeling werkzaamheden In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld De vervanging wordt onderling geregeld of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten. Toelichting op artikel 3 Dag en plaats Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Toelichting op artikel 4 Opnieuw belegde vergaderingen Het college kan op grond van artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet alleen vergaderen en besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is. Als dit niet het geval is, maar er wel een noodzaak is om bepaalde onderwerpen te bespreken of bepaalde besluiten te nemen, dan kan de burgemeester op grond van artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. Tijdens die vergadering kan het college ook met minder dan de helft van het aantal leden vergaderen en besluiten nemen. In dit artikel is wel vastgelegd dat er vanaf het tijdstip waarop de oorspronkelijke vergadering had moeten plaatsvinden, een bepaald aantal uur moet zijn verstreken. Dit om misbruik van de procedure uit de Gemeentewet te voorkomen. Verder staat er in dit artikel hoe de procedure voor het beleggen van de nieuwe vergadering eruit ziet. Uit artikel 56, derde lid, van de Gemeentewet volgt nog dat het college tijdens de nieuwe vergadering alleen kan vergaderen en besluiten over onderwerpen die al voor de oorspronkelijke vergadering geagendeerd waren. Voor andere onderwerpen geldt dat alsnog is vereist dat minimaal de helft van het aantal leden van het college aanwezig is. Toelichting op artikel 5 Verhindering Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen. Toelichting op artikel 6 en 7 Agenda en Ondersteuning gemeentesecretaris De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt. Artikel 7 geeft de rol van de gemeentesecretaris weer. Het college wordt in de uitvoering van de werkzaamheden ondersteund door een uitvoerend secretaris. Deze persoon wordt aangewezen door de gemeentesecretaris. Toelichting op artikel 8 Deelneming derden Artikel 57 Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Toelichting op artikel 9 Stemmingen In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing. Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen (in het model artikelen 28, 30, 31 en 32). Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Toelichting op artikel 10 Schriftelijk spoedbesluit Dit artikel behoeft geen verdere uitleg. Toelichting op artikel 11 Besluitenlijst Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Toelichting op artikel 12 Geheimhouding In afwijking van de VNG verordening is volledigheidshalve een artikel opgenomen over het opleggen van deze geheimhouding. Deze verwijst naar de relevante artikelen van de Gemeentewet. Het feit dat een vergadering in beslotenheid plaatsvindt, betekent niet automatisch dat er ook geheimhouding rust op de stukken. Hiervoor dient een apart besluit te worden genomen. Tegen het besluit tot opleggen van geheimhouding staat bezwaar open. Het maken van bezwaar is alleen mogelijk voor rechtspersonen die een rechtstreeks belang hebben bij het geheimhoudingsbesluit. Indien geen geheimhouding wordt opgelegd, dan kan een ieder het stuk opvragen op grond van de Wet open overheid. Wel blijft het dan mogelijk om in het kader van de afweging van belangen, het verzoek tot openbaar-making niet te honoreren. De rechter/ In bezwaar en beroep kan getoetst worden of de afweging juist is gemaakt. Het tweede lid bepaalt dat ook het tijdstip wordt vastgesteld waarop de geheimhouding wordt opgeheven. Als dit niet mogelijk is, moet het college te zijner tijd een apart besluit nemen om de geheimhouding op te heffen. Voor de geheimhoudingstermijnen bestaan geen algemene richtlijnen. Wel geldt als uitgangspunt dat de wetgever de frequentie en duur van de geheimhouding zoveel mogelijk wil beperken. Ingevolge de Archiefwet worden in beginsel alle bestuurlijke stukken na 20 jaar openbaar. De Gemeentewet legt niet automatisch geheimhouding op, op de geheime agenda en de verslaglegging hiervan. Hiervoor is een apart besluit van het college vereist. Het college maakt voor elk van de achterliggende onderwerpen en stukken van de geheime agenda een afzonderlijke afweging tot geheimhouding. Er kan van worden uitgegaan dat deze overwegingen ook de agendering en de verslaglegging aangaan. Om die reden is in dit reglement voorzien in een algemene bepaling waarbij op de agenda en de besluitenlijst van het geheime gedeelte en het behandelde tijdens een geheime vergadering standaard geheimhouding wordt opgelegd. Toelichting op artikel 13 Openbare vergadering Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 12 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaat en tijdstip daarvan bekend moet maken. Toelichting op artikel 14 Inwerkingtreding en intrekking Dit artikel behoeft geen verdere uitleg.