Informatie

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwijndrecht; gelet op artikel 52 van de Gemeentewet; besluit het volgende reglement vast te stellen: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwijndrecht Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen Artikel 1. Definities Dit reglement verstaat onder: -college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwijndrecht; -gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Zwijndrecht of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger; -raad: de gemeenteraad van de gemeente Zwijndrecht; -voorzitter: de burgemeester van de gemeente Zwijndrecht of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid van de Gemeentewet aangewezen waarnemer. Hoofdstuk 2 – Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging 1.Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. 2.Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college. Dit is opgenomen in bijlage 1 van dit Reglement. 3.De werkzaamheden van het college zijn opgenomen in het “Handboek College 2026-2030”. Hierin zijn de facilitaire afspraken en de ondersteuning geregeld. Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen 1.Het college vergadert in de regel elke dinsdag van 10:00 tot 13:30 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats in het gemeentehuis. 2.Tenminste één keer in de vier weken wordt de dinsdagmiddag van 13:30 tot 16:00 uur gereserveerd voor collegeactiviteiten, zoals thema’s, verdieping en ontmoetingen met stakeholders uit de gemeente en de regio. 3.Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan. Artikel 4. Extra vergaderingen 1.Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht. 2.Eén van de andere leden van het college kan dit de voorzitter verzoeken door aan te geven wat het bespreekpunt is. 3.De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is. Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen 1.Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering. 2.De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 24 uur vóór de vergadering aan de leden van het college. Hoofdstuk 3 – Vergader- en besluitquorum, mandatering en ondersteuning Artikel 6. Vergader- en besluitquorum 1.Wanneer een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan ten minste een dag voor de vergadering kennis aan de voorzitter en de secretaris. 2.Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt. Dit is in de regel de eerste locosecretaris. 3.In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal leden vertegenwoordigd is. 4.Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering. 5.Op de vergadering, bedoeld in het vierde lid, is het derde lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende wethouders tegenwoordig is. Artikel 7. Mandatering en machtiging 1.Indien het quorum er niet is én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, onverminderd het bepaalde in artikel 56 Gemeentewet, is een lid bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit is zoveel mogelijk passend in het bestaande beleid. 2.De burgemeester verleent hierbij, conform artikel 171 van de Gemeentewet, het desbetreffende lid of leden van het college volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen uitvoeren. 3.In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is, wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan en worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting hier over te geven. Artikel 8. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen 1.De gemeentesecretaris zorgt binnen de opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college en bewaakt dat de aangeleverde collegestukken juridisch en financieel zijn gecontroleerd. 2.De directiesecretaris ondersteunt tijdens de collegevergaderingen. 3.Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen. Hoofdstuk 4 – Voorbereiding van vergaderingen Artikel 9. Aanlevering van voorstellen en andere stukken 1.Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag 12:00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd. 2.De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college. 3.In Zwijndrecht wordt een onafhankelijk ambtelijk advies uitgebracht waarbij de verantwoordelijk portefeuillehouder een kanttekening kan laten opnemen in het advies. 4.De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaaksysteem. Artikel 10. Agenda 1.Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een conceptagenda op en publiceert deze uiterlijk op de donderdag vóór de vergadering voor de leden van het college. 2.Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen voor 17.00 uur, worden aangemeld bij de secretaris; in de praktijk verloopt dit via de directiesecretaris. 3.De vergaderstukken zijn voor de leden van het college in de gebruikelijke digitale omgeving beschikbaar. 4.Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter besluitvorming opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering. 5.Het termijnoverzicht Politieke Markt en de TMS lijst worden ter bespreking opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering. 6.Wekelijks wordt ruimte gereserveerd voor themabespreking en gezamenlijke reflectie. 7.Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college. 8.De gemeentesecretaris maakt de agenda zo spoedig mogelijk openbaar. Artikel 11. Integriteit 1.De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente, ingevolge artikel 170, lid 2 van de Gemeentewet. 2.Het onderwerp integriteit wordt twee keer per jaar als agendapunt geagendeerd tijdens de collegevergadering. 3.Indien de leden van het college geconfronteerd worden met dilemma’s op het gebied van integriteit stellen zij dit aan de orde in de collegevergadering. Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging Artikel 12. Stemmingen 1.Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt. 2.Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is. 3.Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes. 4.Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist de stem van de voorzitter. Artikel 13. Collegeverslag en besluitenlijst 1.De directiesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van het collegeverslag van de vergadering. 2.Het collegeverslag geeft op hoofdlijnen een duiding aan de genomen besluiten en onderwerpen die relevant zijn voor de medewerkers. 3.Het collegeverslag wordt dezelfde dag teruggekoppeld aan de organisatie. 4.De directiesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering. 5.De besluitenlijst bevat tenminste: a.namen van de aanwezige en afwezige leden; b.de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging; c.een formulering van de door het college genomen besluiten; d.mededelingen op hoofdlijnen. 6.Stemverhoudingen kunnen worden vermeld; het college besluit unaniem of verdeeld. 7.De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. 8.Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vaststelling op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt. 9.Na de collegevergadering worden, indien de agenda daartoe aanleiding geeft, persberichten uitgebracht. Artikel 14. Besluiten buiten de vergadering 1.Een besluit dat - schriftelijk of digitaal - buiten de vergadering om wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd. 2.Besluiten als bedoeld in dit artikel worden separaat verstuurd en in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst. Artikel 15. Openbare vergadering 1.Het college vergadert in beslotenheid. 2.Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. 3.De burgemeester maakt dag, plaats en tijdstip bekend. 4.De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering. Artikel 16. Politieke markt en andere vergaderingen van de raad 1.Collegeleden zijn in de regel aanwezig bij elke vergadering van de gemeenteraad en op uitnodiging bij een vergadering van een oriëntatie en/of carrousel, waarin agendapunten worden behandeld uit de eigen portefeuille. 2.Raads-, oriëntatie- en carrouselvergaderingen worden op de voorafgaande collegevergadering voorbesproken en op de eerstvolgende collegevergadering nabesproken in aanwezigheid van de griffier. Artikel 17. Retraites 1.Het college houdt twee keer per jaar een retraite. De retraites zijn tevens bedoeld om de collegiale samenwerking binnen het college te bevorderen. 2.Tijdens een retraite kunnen hoofdthema’s van beleid aan de orde komen, zoals de begroting en de kadernota. 3.Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de gemeentesecretaris kunnen één of meer ambtenaren als adviseur aan (een deel van) de retraite deelnemen. Artikel 18. Publieke optredens Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten, etc. worden via email gemeld aan de gemeentesecretaris. Deze agendeert de uitnodigingen op de eerstvolgende collegevergadering, waarin het college een besluit neemt tot het al dan niet accepteren van de uitnodiging alsmede over degene die namens de gemeente zal optreden. Artikel 19. Deelname aan congressen, seminars en dergelijke 1.De collegeleden kunnen jaarlijks deelnemen aan congressen, seminars en dergelijke, onder de voorwaarde dat de deelname functioneel is. 2.De collegeleden melden in de collegevergadering welke activiteiten zij bijwonen. 3.Deelname aan activiteiten georganiseerd door en op kosten van derden wordt vooraf in het college besproken. Uitgangspunt hierbij is een terughoudende opstelling, waarbij in beginsel bij deelname de kosten, bij besluit, voor rekening van de gemeente worden genomen. Artikel 20. Nadere regelingen 1.Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 13 eerste lid. 2.Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen, welke in dit reglement niet, of naar zijn oordeel niet voldoende, zijn geregeld. 3.Het college beslist over de geschillen die omtrent de uitlegging en de toepassing van dit reglement rijzen. Hoofdstuk 6 – Slotbepalingen Artikel 21. Intrekking oude reglement Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van 14 september 2004 wordt ingetrokken. Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel 1.Dit reglement treedt in werking op de dag na die van bekendmaking. 2.Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Zwijndrecht. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 14 juli 2026.De secretaris, De burgemeester,P.W. Croonenberg-Borst, L.C.A. Anink Bijlage 1 bij Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders gemeente Zwijndrecht Conform art 2.2 van het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college geldt de volgende vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college, zoals vastgesteld in het constituerend beraad van 30 juni 2026: Locoburgemeester: 1e Locoburgemeester J.E.T.M. (Jacqueline) van Dongen; 2e Locoburgemeester R. (Robert) Kreukniet; 3e Locoburgemeester J.R. (Ramon) Pardo Kruidenier; 4e Locoburgemeester J. (Judith) Westeneng. Onderlinge vervanging wethouders: -wethouder Kreukniet vervangt wethouder Van Dongen; - wethouder Pardo Kruidenier vervangt wethouder Kreukniet; - wethouder Van Dongen vervangt wethouder Westeneng; - wethouder Kreukniet vervangt wethouder Pardo Kruidenier.