Informatie

Uitvoeringsregels Inkoop en Aanbesteden 2026-2027 Voor je liggen de Uitvoeringsregels Inkoop- en Aanbestedingen – verder te noemen Uitvoeringsregels I&A. Deze uitvoeringsregels beschrijven de praktische uitwerking van ons Inkoopbeleid. Het inkoopbeleid is in maart 2024 vastgesteld door de Raad. Deze uitvoeringsregels zijn in september 2026 voor het laatst geactualiseerd vastgesteld door het MT. Doel van deze Uitvoeringsregels I&A is het vastleggen van de meest relevante afspraken en voorschriften van medewerkers bij alle Inkoopopdrachten; onze mores. De manier waarop wij inkopen en aanbesteden kan zowel intern als extern getoetst worden aan deze Uitvoeringsregels. Een van de beginselen van inkopen en aanbesteden is transparantie. Als het gaat om de manier waarop wij inkopen en aanbesteden kun je dit beginsel als volgt verwoorden: Schrijf op WAT je HOE gaat doen, doe dat zo en zorg dat je kunt aantonen dat je het zo hebt gedaan. 1. De gemeente Soest past de volgende procedures toe Werken en Concessies Leveringen Diensten SAS Diensten Een-op-een Tot € 150.000 Tot € 50.000 Tot € 50.000 Tot € 150.000 Meervoudig (3 -5 offertes) € 150.000 tot € 1.500000 € 50.000 tot € 216.000 € 50.000 tot € 216.000 € 150.000 tot € 750.000 Nationaal € 1.500.000 tot € 5.404.000 - - - Europees > € 5.404.000 > € 216.000 > € 216.000 > € 750.000 (Bedragen zijn exclusief BTW en gelden voor 2026 en 2027) Het inhuren van tijdelijk personeel loopt altijd via Flextender. Tenzij er een raamovereenkomst (voor specifieke functies) met een andere partij is of als Flextender niet kan leveren. Als je inhuurt buiten Flextender, dan moet je een Inkoop en contractzaak voor een “dienst’ aanmaken en de juiste procedure volgen. Toelichting van de procedures: Een-op-een De Gemeente vraagt aan 1 ondernemer een offerte Meervoudig onderhandse offerteaanvraag De Gemeente vraagt aan ten minste 3 en ten hoogste 5 ondernemers een offerte. De budgetbeheerder is vrij in de keuze van het aantal. Nationaal Aanbesteding waarop alle potentiële leveranciers uit Nederland kunnen meedingen. Europees Aanbesteding waarop alle potentiële leveranciers uit Europa kunnen meedingen. 2. Afwijken? Boven de Europese drempelbedragen kan niet afgeweken worden. Indien het College instemt met een dergelijke afwijking, accepteert het daarmee een onrechtmatigheid. Onder de Europese drempelbedragen kan de gemeente gemotiveerd kiezen voor een minder zware inkoopprocedure. Hiervoor is akkoord van de inkoopadviseur én de teamleider en/of budgethouder vereist. 3. Scheiding Hoe en WAT. De budgethouder is verantwoordelijk voor het rechtmatig inkopen. De inkoopadviseur is van HOE wordt ingekocht, de budgetbeheerder van het WAT. Dit betekent dat een inkoopadviseur nooit de projectleider is en geen Programma van Eisen opstelt. Voor meervoudig onderhandse procedures en Europese aanbestedingen stemmen inkoopadviseur en budgetbeheerder af wat de rol en betrokkenheid is van de inkoopadviseur. 4. We gebruiken bij onze inkopen onze formats. Al onze formats staan op iSoest. De inkoopadviseur houdt deze up-to-date. Bij opdrachten waarin persoonsdata wordt gebruikt, moet je ook een verwerkersovereenkomst opstellen en laten invullen door de opdrachtnemer. Het format hiervoor staat ook op iSoest. Aangaan en ondertekening van de verwerkersovereenkomst gebeurt door dezelfde functionaris die ook de hoofdovereenkomst mag aangaan en ondertekenen. Inkoopvoorwaarden: Voor inkopen vanaf 10.000 euro stuur je -als eerste partij- inkoopvoorwaarden mee en verklaar je deze van toepassing. Dit voorkomt veel gedoe achteraf! We hebben meerdere smaken inkoopvoorwaarden: •Voor ICT overeenkomsten maken we gebruik van de GIBIT, de kwaliteitsnormen IT en de GIBIT overeenkomsten generator. •Voor overeenkomsten voor Ingenieurs- en architectdiensten maken we gebruik van de DNR en onze (eventueel) vastgestelde afwijkingen daarop. •Voor alle overige producten en diensten, maken we gebruik van de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Soest. •Voor werken gelden de UAV of de UAV-GC. •Voor een Raamovereenkomst gelden al inkoopvoorwaarden; voor elke bestelling binnen deze Raamovereenkomst hoeven niet opnieuw voorwaarden van toepassing te worden verklaard. 5. Wat administreert de budgetbeheerder wanneer waarin? ZAAKSYSTEEM I-FINANCIEN Geraamde opdracht waarde (excl BTW) Inkoop en contractzaak maken? Verplichting aanmaken Laten vermelden op factuur Prestatie verklaren 0 tot € 2.000 Nee Nee BB* nummer JA € 2.000 tot € 10.000 Alleen tabblad Contract registreren Nee BB* nummer JA €10.000 tot € 50.000 / € 150.000 (i.g.v. Werk) JA JA Verplichtings- en Inkoop en contract zaaknummer JA Dienst/Levering > € 50.000 of Werk > € 150.000 JA JA Verplichtings- en Inkoop en contract zaaknummer JA Inhuur via Flextender NEE JA (ovv ref.nr Ft*) Verplichtings-nummer JA, urenstaat te accorderen BB = Budgetbeheerder Ft = Flextender 6. Wie tekent de overeenkomst (verplichting)? Waarde van het contract Wie mag tekenen Voorwaarde 0 - € 10.000,- Budgetbeheerder € 10.000,-- € 216.000,- Teamleider > € 216.000,- Concernmanager > € 200.000,- per jaar en een looptijd van vijf jaar of langer of Aan- en verkoop van goederen met een waarde > € 750.000,-, mits niet expliciet benoemd in de begroting of mits daarover niet eerder door de raad is besloten. Burgemeester Het college moet besluiten tot het aangaan van de overeenkomst 7. De budgethouder is verantwoordelijk voor een compleet inkoopdossier in het zaaksysteem (Zaaktype “Inkoop en contract”) Als je je aanbesteding via TenderNed hebt gedaan, kun je in het tabblad van de laatste fase je dossier van TenderNed uploaden. Je hoeft dan alleen in de Inkoop en contractzaak je Startformulier en het Gunningsadvies te uploaden. Als je je inkoop niet via TenderNed hebt gedaan, dan behoren de volgende documenten in het inkoopdossier te zitten: Document Procedure Een-op-een Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag (MVO) Nationaal Europees Startformulier X Publicatie op Tenderned Bij voorkeur X X Aanbestedingsleidraad (incl. programma van eisen) / offerte-aanvraag X X X Eventuele bestekstekeningen en andere stukken ter toelichting x X x x Vragen, die door geïnteresseerden zijn gesteld X X X Nota(’s) van inlichtingen (alle vragen en de beantwoording) X X X Inschrijvingen / ontvangen offertes X X X X Gunningsadvies (verslag en matrix van hoe je tot je oordeel bent gekomen, wie er wint en wie niet) X X X Voorlopige gunnings- en afwijzingsbrieven X X X Definitieve gunningsbrief/ opdrachtbrief X X X X Definitieve afwijzingsbrief X X X Alle communicatie met de geïnteresseerden x X X X Als je alle fases in het Zaaktype volledig invult, word je ‘onderweg’ gevraagd de benodigde documenten te uploaden, dan heb je meteen het grootste deel van je dossier compleet. De ondertekende overeenkomst voeg je ook toe in deze zaak. 8. Transparant en objectief gunnen en beoordelen Kwaliteit voor prijs: Om transparant en objectief te zijn, zijn de mensen die de kwaliteitscriteria van de offertes beoordelen, niet op de hoogte van de verschillende geoffreerde prijzen. We beoordelen absoluut: Het relatief beoordelen van prijs en/of kwaliteit stuit op bezwaren. De score van de ene inschrijver mag niet afhangen van de kwaliteit of prijs van een andere inschrijver. We gunnen op Beste Prijs-kwaliteit verhouding (BPKV), tenzij: Oftewel Laagste prijs moet gemotiveerd worden, na afstemming met de inkoopadviseur. 9. We kopen duurzaam in, tenzij … ➢ We nemen altijd minimaal de eisen en criteria over (niveau 2) van www.mvicriteria.nl. Afwijken hiervan is alleen mogelijk i.o.m. Inkoop. ➢ Vanaf 2027 wordt waarschijnlijk het toepassen van MKI in grond-, weg- en waterbouw aanbestedingen verplicht. In geselecteerde projecten passen we daarom nu al MKI vast toe als ontwerpkeuze, minimumeis of gunningscriterium. ➢ In het kader van ons 'Programma Circulaire Economie 2025-2030' maken we in elk inkooptraject aantoonbaar circulaire afwegingen. ➢ Voor aanbestedingen van Werken met asfalt, beton, groen en transport nemen we de productbladen over in onze bestekken als minimumeisen. Uitgangspunt hierbij is circulaire toepassing als dit binnen evenredige kosten kan plaatsvinden. (Staat de eventuele extra investering in verhouding tot verlaging van de voetafdruk van de uit te voeren werkzaamheden met regulier toegepaste materialen?) ➢ We passen de CO2 prestatieladder toe in daartoe geschikte aanbestedingen: bij meervoudig onderhands en nationaal: als selectiecriterium/geschiktheidseis, bij Europese als gunningscriterium. ➢ Een gunningscriterium duurzaamheid telt voor minstens 15% mee. ➢ Voor de gevallen waarin duurzaam inkopen leidt tot hogere kosten bij aanschaf of onderhoud of als extern onderzoek nodig is, leggen we dit voor aan inkoop aan de teamleider, bij grote projecten/raamcontracten aan het College. 10. Koop lokaal! Bij inkopen tot een waarde onder de Nationale of Europese drempel nodigen we bedrijven uit Soest uit voor het maken van een offerte, mits die er zijn! Raadpleeg het Bedrijvenregister van Soest via: https://www.zakelijksoest.nl/bedrijvenregister. Vind je daar geen geschikte kandidaat om uit te nodigen een offerte te doen of om mee te dingen naar de opdracht, zoek dan via Google naar een lokale kandidaat. 11. We passen Social Return toe De Gemeente past Social Return toe in opdrachten van: ○Diensten en Werken 1 met een waarde vanaf €216.000 (het Europese drempelbedrag D/L) ○Leveringen met een waarde vanaf €216.000 (het Europese drempelbedrag D/L), mits de opdracht een aanzienlijke arbeidscomponent heeft. De waarde van de SROI verplichting is in principe 5% van de opdrachtwaarde. Indien de arbeidscomponent gering is, hanteren we 2%. We conformeren ons aan het Social Return beleid van de gemeente Amersfoort. De budgethouder informeert WSP Amersfoort over een gegunde opdracht met SROI verplichting.