Informatie

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek Het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek (VRGV), gelet op: -artikel 212 van de Gemeentewet; -het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten; -de Wet financiering decentrale overheden; -de Wet gemeenschappelijke regelingen en -de gemeenschappelijke regeling VRGV; overwegende: -dat het algemeen bestuur in de financiële verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vaststelt; -dat het algemeen bestuur de kosten voor dienstlening wenst te regelen in de financiële verordening en niet ook meer door heffingen op basis van een verordening brandweerrechten; besluit: vast te stellen de volgende: Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek. Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsbepaling In deze verordening wordt verstaan onder: a. Openbaar lichaam Het openbaar lichaam, bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek; b. Algemeen bestuur Het algemeen bestuur van VRGV, bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek; c. Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van VRGV, bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek; d. Administratie Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van het openbaar lichaam en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; e. Administratieve organisatie Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding; f. Financieel beheer Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op enerzijds het beheer van middelen en de uitoefening van rechten van het openbaar lichaam (programmaplan en paragrafen), en anderzijds de financiële begroting (staat van lasten en baten van de programma's en financiële positie); g. Overhead Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van (de medewerkers in) het primaire proces, waarbij voor de bepaling van de omvang wordt aangesloten op de gebruikelijke landelijke richtlijnen voor veiligheidsregio’s; h. Rechtmatigheid Rechtmatigheid, bedoeld in de vigerende Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV; i. Financiële rechtmatigheid Financiële rechtmatigheid, bedoeld in de vigerende Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV; j. Rechtmatigheidsverantwoording Onderdeel in de jaarrekening waarin het dagelijks bestuur verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van de baten en lasten; k. Getrouwheid Getrouwheid, bedoeld in de vigerende Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV; l. Doelmatigheid/efficiëntie Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen; m. Doeltreffendheid De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald; n. Interne controle Interne beheersmaatregel die essentieel is voor het waarborgen van de rechtmatigheid en betrouwbaarheid van de financiële informatie; Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording Artikel 2. Programma-indeling 1.Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast bij de vaststelling van de begroting(swijziging). 2.Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma de indicatoren vast. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. 3.Het algemeen bestuur kan bij de vaststelling van de begroting bepalen over welke onderwerpen het in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen, van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd. 4.In de jaarstukken wordt de programma-indeling, bedoeld in het eerste lid, gevolgd. Artikel 3. Autorisatie begroting en investeringen 1.Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting(swijziging) de baten en de lasten per programma, alsmede de omvang van de totale investeringen in de betreffende begrotingsjaren. 2.Indien een investeringsbudget niet wordt aangewend als gevolg van vertraging in de uitvoering van de investering, dan wordt het investeringsbudget doorgeschoven naar de begroting van het volgende jaar.3.Als een deel van een begroting niet wordt besteed, kan het algemeen bestuur daaraan een andere bestemming toekennen. Artikel 4. Tussentijdse rapportage 1.Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur gedurende het boekjaar door middel van tenminste één tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van het openbaar lichaam.2.Deze rapportage wordt uiterlijk vóór 30 september van het lopende begrotingsjaar ter informatie aan het algemeen bestuur aangeboden.3.In de tussentijdse rapportage(s), bedoeld in het eerste lid, worden in ieder geval de verwachte afwijkingen, ten opzichte van de begroting groter dan € 100.000 toegelicht. Artikel 5. Jaarstukken 1.Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur in de jaarstukken over de realisatie van de begroting van het openbaar lichaam.2.De jaarstukken worden uiterlijk vóór 15 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar waarop de jaarstukken betrekking hebben aan het algemeen bestuur aangeboden.3.In de jaarstukken, bedoeld in het eerste lid, worden in ieder geval de afwijkingen ten opzichte van de laatst vastgestelde begroting groter dan € 100.000 toegelicht. Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording Artikel 6. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording 1.Het dagelijks bestuur legt, conform de geldende wet- en regelgeving, verantwoording af aan het algemeen bestuur over rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.2.In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de organisatie, exclusief de toevoegingen aan de reserves.3.het algemeen bestuur stelt de tolerantiegrens voor fouten en onzekerheden tezamen vast op 2% van de totale lasten van de organisatie, exclusief de toevoegingen aan de reserves. Artikel 7. Begrotingscriterium 1.Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.2.De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, bedoeld in art. 3 lid 1. 3.Voor de lasten kijken we naar de lasten per programma incl. overhead (op lastenniveau, niet gesaldeerd)4.De baten en de lasten van de overhead worden naar rato van het percentage van de totale lasten (excl. dotaties reserves, excl. overhead) van de begroting(swijziging) dan wel realisatie omgeslagen naar de programma’s.5.Bij investeringen wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totale investeringskrediet voor het betreffende boekjaar, zoals geautoriseerd in de laatste begroting(swijziging).6.Uitgangspunt is dat iedere overschrijding van lasten en investeringsbudget als onrechtmatig wordt beschouwd. Overschrijdingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a) Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren; b) Er is sprake van een overschrijding op een open-einderegeling; c) De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. 5.Onderschrijdingen van lasten en/of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot zijn op zichzelf niet onrechtmatig als ze tijdig zijn gemeld. Met tijdig melden wordt verstaan het melden bij een tussentijdse rapportage en/of bij het vaststellen van de jaarstukken. Artikel 8. Voorwaardencriterium 1.Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving.2.Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit relevante (interne en externe) wet- en regelgeving en beleidskaders waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Artikel 9. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium Het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en organisatie-eigendommen bij financiële beheershandelingen. Hoofdstuk 4. Financieel beleid Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa 1.Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals opgenomen in door het algemeen bestuur vastgesteld beleid met betrekking tot vaste activa.2.Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Artikel 11. Weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen 1.Het algemeen bestuur besluit over het instellen van, de toevoegingen en de onttrekkingen aan, of de eventuele vrijval van, reserves. 2.Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal het specifieke doel van de reserve aangegeven en de daaruit voortvloeiende hoogte en looptijd. 3.Het algemeen bestuur stelt het beleid ten aanzien van weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen vast. Dit beleid behandelt tenminste: a.de vorming en besteding van reserves alsmede de minimale en/of maximale hoogte daarvan; b.de vorming en besteding van voorzieningen; c.Het beleid omtrent risicomanagement en weerstandscapaciteit. Artikel 12. Berekening kostprijzen en tarieven 1.Er worden kostprijzen berekend voor levering van goederen en diensten aan derden, waaronder mede begrepen de dienstverlening aan één of meer deelnemende gemeenten overeenkomstig de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek. 2.Voor de levering van goederen of diensten door de veiligheidsregio aan derden waarbij de veiligheidsregio in concurrentie met marktpartijen treedt, geldt als uitgangspunt de integrale kostprijs zonder winstoogmerk.3.De kostprijzen als bedoeld in het tweede lid worden opgenomen in een tarieventabel die deel uitmaakt van de jaarlijks door het algemeen bestuur vast te stellen begroting of eerder indien nodig. 4.De kostprijsberekening vindt plaats op basis van een extracomptabel stelsel van kostentoerekening. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en waar van toepassing de kapitaallasten met betrekking tot de betreffende activa betrokken. 5.Bij afwijking van het gestelde in het tweede lid doet het dagelijks bestuur een voorstel aan het algemeen bestuur waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd. Een dergelijk voorstel blijft achterwege als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in de mededingingswet. Artikel 13. Financieringsfunctie 1.Het algemeen bestuur legt de kaders, uitgangspunten en verantwoordelijkheden voor de financieringsfunctie vast in het Treasurystatuut VRGV. 2.Het dagelijks bestuur draagt met de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor het waarborgen van de financiële continuïteit van het openbaar lichaam, zowel op de korte als de lange termijn. Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer Artikel 14. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is aan: a.het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het openbaar lichaam als geheel en in de organisatieonderdelen; b.het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, et cetera; c.het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten en voor het maken van kostencalculaties; d.het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en e.de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel 15. Financiële organisatie Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor: a.een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van taken aan de organisatieonderdelen; b.een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden; c.de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d.de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; e.het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten, en f.het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het openbaar lichaam; g.opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan. Artikel 16. Interne controle 1.Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.2.Voor de interne toetsing, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks onder verantwoordelijkheid van de controller een intern controleplan opgesteld en ten uitvoer gebracht. Hoofdstuk 6. Slotbepalingen Artikel 17. Onvoorziene omstandigheden en hardheidsclausule In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur kan afwijken van de bepalingen in deze verordening, indien toepassing daarvan leidt tot onbillijkheden van overwegende aard. Artikel 18. Intrekken oude verordening(en) en overgangsrecht 1.De Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek, vastgesteld door het algemeen bestuur op 8 oktober 2025, wordt ingetrokken, met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.2.De Leges- en brandweerrechtenverordening van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek, vastgesteld door het algemeen bestuur op 8 december 2011, wordt ingetrokken op de dag dat de onderhavige verordening in werking treedt. Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel 1.Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2026, met inachtneming van artikel 17. 2.Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening (art. 212 GW) Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek 2026. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur op 2 september 2026. J. Rozendal, secretaris G. M. Van den Top, voorzitter