Informatie

Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Teylingen 2026 De raad van de gemeente Teylingen; gelezen het voorstel van het Presidium van 28 augustus 2026; gelet op het bepaalde in de Gemeentewet artikelen 61, 61a, 61c, 84, 87, 147 en 149; gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeesters, versie 29 september 2017, van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gelet op de Handreiking burgemeesters – benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid, versie december 2020, van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Besluit: 1. De Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, enz., vastgesteld op 2 april 2014, in te trekken. 2. De Verordening op de vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester, vastgesteld op 12 maart 2020, in te trekken. 3. Vast te stellen Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Teylingen 2026 Artikel 1 Taak Er is een vertrouwenscommissie met als taak: a.de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden, vanaf het moment dat de profielschets door de gemeenteraad is vastgesteld, of b.de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of c.een klankbordgesprek te houden met de burgemeester. Artikel 2 Samenstelling commissie 1.De gemeenteraad benoemt de leden van de commissie uit zijn midden.2.De commissie kiest de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter uit haar midden. Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning 1.Bij de vervulling van de in artikel 1 onder a en b genoemde taken wijst de gemeenteraad per (her)benoemingsprocedure de raadsgriffier of een plaatsvervanger van de griffier aan als secretaris en eventueel als plaatsvervangend secretaris.2.Bij de vervulling van de in artikel 1 onder c genoemde taak is de raadsgriffier de secretaris van de commissie. 3.De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.4.De plaatsvervangend secretaris participeert in de activiteiten van de commissie op verzoek van de commissie.5.De gemeenteraad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter aanvullende ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd. De gemeentesecretaris participeert in de activiteiten van de commissie op verzoek van de commissie.6.De secretaris, plaatsvervangend secretaris en gemeentesecretaris zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht. Artikel 4 Adviseur 1.De gemeenteraad kan één of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a en b genoemde taken.2.De adviseur participeert in de activiteiten van de commissie op verzoek van de commissie.3.Een adviseur is geen lid van de commissie, heeft geen stemrecht en kent geen plaatsvervanger. Artikel 5 Vergaderingen 1.De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste de helft van de leden dit noodzakelijk acht.2.De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.3.De voorzitter, of namens hem de secretaris, roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op: a.de leden van de commissie; b.de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft; c.de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft; d.de ambtelijke ondersteuning en adviseur(s), voor zover de commissie dat nodig acht. 4.De in het derde lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste vierentwintig uur voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen, kan van deze termijn worden afgeweken.5.De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. Artikel 6 Stemming 1.De commissie besluit over de vaststelling van een conceptaanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.2.De commissie streeft naar unanimiteit. Een minderheidsstandpunt wordt desgewenst op passende wijze in het in artikel 10 bedoelde verslag opgenomen.3.Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 10 bedoelde verslag opgenomen Artikel 7 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure 1.In overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.2.De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen ter bescherming van de privacy van de sollicitanten. Artikel 8 Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken 1.De commissie houdt eens per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester. 2.Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.3.In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vinden tevens een startgesprek en een 100-dagengesprek plaats. 4.De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.5.De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. 6.De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.7.Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.8.Drie van de klankbordgesprekken over het functioneren van de burgemeester worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.9.In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten. Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure 1.De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester. 2.Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester. Het verslag van het gesprek met de burgemeester wordt niet openbaar gemaakt.3.Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in het tweede lid bedoelde overleg afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze afspraken expliciet in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. Artikel 10 Verslag 1.De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling tot benoeming of herbenoeming schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.2.Het verslag als bedoeld in het eerste lid bevat in ieder geval: a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht; b.een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie. Bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd; c.een duiding of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie;en heeft in ieder geval de volgende bijlagen: d.bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen; e.bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen, en de conceptaanbeveling. 3.Het verslag als bedoeld in het eerste lid wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris.4.Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept-verslag.5.Alle deelnemers aan het gesprek ondertekenen het verslag van het klankbordgesprek.6.Het verslag van het klankbordgesprek wordt niet openbaar gemaakt. Het verslag wordt voor de leden van de vertrouwenscommissie onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de secretaris.7.Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning. Artikel 11 Ontbinding en wijziging samenstelling 1.De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.2.Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.3.Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd. Dit is van overeenkomstige toepassing indien de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet besluit tot herbenoeming.4.De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.5.Na iedere gemeenteraadsverkiezing beoordeelt de gemeenteraad de samenstelling van de commissie. Dit gebeurt zo spoedig mogelijk na installatie van de gemeenteraad. Artikel 12 Geheimhouding 1.Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de Gemeentewet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt. Op documenten wordt uitdrukkelijk vermeld dat het document geheim is.2.De vergaderingen van de commissie zijn besloten. De voorzitter wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.3.De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.4.Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.5.Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.6.De commissie en de gemeenteraad kunnen en zullen de geheimhouding ingevolge de Gemeentewet en ingevolge deze verordening niet opheffen.7.De geheimhoudingsplicht blijft na afloop van het lidmaatschap van de commissie of ontbinding van de commissie van kracht.8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de ambtelijke ondersteuning en, indien van toepassing, de adviseur. Artikel 13 Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. Artikel 14 Archivering 1.De secretaris draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en ieder klankbordgesprek alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.2.De voorzitter en de secretaris dragen er zorg voor dat bij de archivering van de stukken, in lijn met de van toepassing zijnde Archiefwet, passende beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld tot de archiefbescheiden ten minste 75 jaar oud zijn.3.De voorzitter en de secretaris dragen er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd. Een ieder die over dergelijke stukken beschikt, overlegt op verzoek van de voorzitter, of namens hem de secretaris, die stukken onmiddellijk aan de secretaris. Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitel 1.Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.2.Deze verordening kan worden aangehaald als: ‘Verordening vertrouwenscommissie burgemeester Teylingen 2026’. Aldus besloten in de raadsvergadering van 1 oktober 2026 Marjoleine van Egeraatgriffier Frank Rijkaarvoorzitter Toelichting op de Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Teylingen 2026 Artikel 1 Taak Uit de Gemeentewet vloeit de verplichting voort ter voorbereiding op de aanbeveling inzake de benoeming en herbenoeming van de burgemeester een vertrouwenscommissie in te stellen. Met deze verordening wordt deze verplichting nader uitgewerkt. Vanwege de raakvlakken tussen een (her)benoemingsprocedure en het voeren van klankbordgesprekken zijn deze onderwerpen in één verordening opgenomen. Het opstellen van de profielschets valt niet onder de werkzaamheden en verantwoordelijkheid van de vertrouwenscommissie. Hiervoor is bewust gekozen zodat het concept van de profielschets gedurende het proces met andere raadsleden kan worden gedeeld en besproken. Toelichting op de Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Teylingen 2026 Artikel 2 Samenstelling commissie Lid 1 De vertrouwenscommissie bestaat uitsluitend uit leden van de raad. Daarbij is het uitgangspunt dat iedere fractie een lid afvaardigt. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de vertrouwenscommissie. Lid 3 De (her)benoemingsprocedure is een bijzondere procedure waarin geheimhouding centraal staat. Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning Uitgangspunt is dat de ambtelijke ondersteuning door de griffier wordt geleverd. Eventueel kan een plaatsvervanger van de griffier als (plaatsvervangend) secretaris worden aangewezen. Als betrokkenheid van de gemeentesecretaris gewenst is, bijvoorbeeld vanwege zijn kennis van en ervaringen met de verschillende rollen die een burgemeester vervult, is de mogelijkheid opgenomen om de gemeentesecretaris als aanvullende ambtelijke ondersteuning aan de vertrouwenscommissie toe te voegen. Betrokkenheid van de gemeentesecretaris ligt met name voor de hand indien een wethouder als adviseur aan de vertrouwenscommissie is toegevoegd. Artikel 4 Adviseur Het is niet verplicht een of meer van de wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Dat gebeurt vaak vanuit de overweging dat de toekomstig burgemeester nauw zal samenwerken met de overige leden van het college. De gemeenteraad heeft bij uitstek een goed beeld van de gewenste ambtsinvulling richting de gemeenschap en binnen de werksfeer van de gemeenteraad. Een wethouder als adviseur kan ook aanvullende perspectieven inbrengen over de gewenste ambtsinvulling binnen het bestuurlijk-organisatorisch domein en zo een belangrijke bijdrage leveren aan de vertrouwenscommissie. Het is daarom raadzaam om een wethouder als adviseur aan de vertrouwenscommissie toe te voegen. Dit geldt uiteraard ook voor de herbenoeming van de burgemeester. Het ligt voor de hand dat de gemeenteraad bij het opstellen van zijn uiteindelijke aanbeveling over herbenoeming de opvatting van de wethouders over het functioneren van de burgemeester meeweegt. Het voorzitterschap van het college is immers een belangrijk aspect van het burgemeestersambt. Het is te adviseren ten minste één wethouder als adviseur toe te voegen aan de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt. Die kan zich vervolgens laten voeden door input van de andere wethouders. Zo kan de vertrouwenscommissie zich goed rekenschap geven van het perspectief van het college. Het is echter geen vereiste om een wethouder toe te voegen aan de commissie. Een alternatief is dat de raadscommissie een informerend gesprek voert met een of meerdere wethouders. Artikel 7 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure Ingevolge artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet wordt door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door de vertrouwenscommissie nodig geachte informatie verschaft. Gezien de belangen van alle betrokkenen is de procedure om tot een aanbeveling inzake de benoeming te komen, door de wetgever geheim verklaard. Dat betekent ook dat de vertrouwenscommissie er voor moet zorgen dat bij de correspondentie en gesprekken die met de sollicitanten worden gevoerd in het kader van de aanbeveling inzake de benoeming, de privacy gewaarborgd is. Hierbij dient onder meer gedacht te worden aan de plaats en het tijdstip van de gesprekken. Artikel 8 Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken Leden 1-3 Het is belangrijk dat de gemeenteraad en de burgemeester in gesprek blijven over verwachtingen, ambities en (persoonlijke) uitdagingen. Het klankbordgesprek is mede bedoeld om het functioneren van de burgemeester te bespreken, als opmaat naar de herbenoeming. Het klankbordgesprek wint aan kracht als het gesprek het karakter heeft van een gezamenlijke reflectie op het functioneren van het bestuur en de rol van de burgemeester daarin. Vooral na het aantreden van een burgemeester is het wenselijk om een stevige basis neer te zetten en bij de start en na de eerste drie maanden een klankbordgesprek te houden. Leden 4-7 Een goed klankbordgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De vertrouwenscommissie bepaalt daarom de informanten en deelt dit mee aan de burgemeester. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college. Van al deze gesprekken worden verslagen opgemaakt (zie artikel 10). Die verslagen vormen de basis voor het volgende klankbordgesprek. Lid 8 Gedurende de benoemingstermijn voert de commissaris van de Koning in de regel ten minste drie gesprekken met de burgemeester. Ook de gemeenteraad kan zich in contact stellen met de commissaris van de Koning. Eventuele serieuze kritiek op het functioneren van de burgemeester dient de gemeenteraad vroegtijdig met de commissaris van de Koning te bespreken, vanzelfsprekend nadat het ook (in)formeel met de burgemeester is gedeeld. Het is daarom wenselijk dat de klankbordgesprekken tussen de gemeenteraad en de burgemeester plaatsvinden voordat de commissaris van de Koning met de burgemeester spreekt. Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure De informatiebronnen die de vertrouwenscommissie gebruikt bij het komen tot een aanbeveling inzake de herbenoeming dienen voor zowel de burgemeester, de gemeenteraad als de commissaris van de Koning, vooraf helder te zijn. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college. Artikel 10 Verslag Lid 1 Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de vertrouwenscommissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van een verslag kan er als volgt uit zien: Bij benoeming 1. Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel ‘Proces’ worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele informatie. 2. Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de vertrouwenscommissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten met wie gesprekken zijn gevoerd, kunnen desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de vertrouwenscommissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het verslag. Bij herbenoeming 1. Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de klankbordgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden. 2. Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld. 3. Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de vertrouwenscommissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit klankbordgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie. Lid 4 Het verslag kan bondig en beknopt zijn, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat degenen die het volgende klankbordgesprek voeren alsmede de commissaris van de Koning zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond. Lid 6 De leden van de vertrouwenscommissie die niet hebben deelgenomen aan de klankbordgesprekken moeten op enig moment kennis kunnen nemen van het verslag, omdat het immers een aanloop is naar besluitvorming over een aanbeveling tot herbenoeming. Wat in het klankbordgesprek gewisseld wordt, behoort tussen de vertrouwenscommissie en de burgemeester te blijven. Dat maakt dat het verslag dat van dat gesprek gemaakt wordt niet openbaar wordt gemaakt. Artikel 11 Ontbinding en wijziging samenstelling Leden 1 en 4 De vertrouwenscommissie blijft in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden. De vertrouwenscommissie kan dan ook na benoeming van een burgemeester de klankbordgesprekken met de burgemeester voeren. Het vierde lid biedt de mogelijkheid om die gesprekken al dan niet te voeren in gewijzigde (mogelijk verkleinde) samenstelling van de vertrouwenscommissie. Hiervoor is een raadsbesluit vereist. Leden 2 en 3 Wordt er voor gekozen de vertrouwenscommissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de benoeming of herbenoeming. Lid 5 Na een gemeenteraadsverkiezing kan sprake zijn van een gewijzigde samenstelling van de raad. Het is wenselijk (of wellicht zelfs noodzakelijk) om dan zo spoedig mogelijk te bekijken of de samenstelling van de vertrouwenscommissie gewijzigd moet worden. Artikel 12 Geheimhouding Lid 1 De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie met betrekking tot de benoeming en herbenoeming vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken en alle andere informatie die langs welke weg ook de vertrouwenscommissie bereikt. De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de vertrouwenscommissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur. Lid 2 Uit artikel 61c van de Gemeentewet volgt dat de beraadslagingen van de vertrouwenscommissie met betrekking tot de benoeming en herbenoeming plaatsvinden met gesloten deuren. Van deze beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt (zie ook artikel 10). Als een bestuursorgaan een commissie instelt op grond van artikel 84 Gemeentewet, dan moet het bestuursorgaan de openbaarheid van de vergaderingen van die commissie regelen. Met het bepaalde in het tweede lid wordt daarin voorzien. Dit is met name van belang voor de klankbordgesprekken. Geheimhouding voor die gesprekken volgt namelijk niet rechtstreeks uit artikel 61c van de Gemeentewet. Door in het tweede lid te bepalen dat alle vergaderingen van de vertrouwenscommissie in beslotenheid plaatsvinden, waaronder dus ook de klankbordgesprekken, is informatie die in die vergaderingen gedeeld wordt geheim. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor het verslag dat van die vergadering wordt opgemaakt (zie ook artikel 10). Het hanteren van een geheimhoudingsplicht rondom klankbordgesprekken is noodzakelijk, zodat de gemeenteraad en de burgemeester in vertrouwen met elkaar kunnen reflecteren op het functioneren van de burgemeester. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van de geheimhoudingsplicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen. Lid 7 De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de vertrouwenscommissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt. Artikel 13 Onvoorziene gevallen Dit artikel treft een voorziening inzake de bevoegdheid van de vertrouwenscommissie in gevallen waarover bij verordening geen regeling is getroffen en de bevoegdheidsverdeling niet uit een andere norm voortvloeit. Bij het beslissen over onvoorziene gevallen wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij en gehandeld in lijn met ‘Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester’ en de ‘Handreiking burgemeesters, Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid’ van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Artikel 14 Archivering Er zijn twee fasen te onderscheiden. “Overbrenging” is de uiteindelijke formele overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Met het oog op de geheimhouding onder de Gemeentewet wordt aangeraden de stukken niet vervroegd formeel over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, maar pas na de wettelijke termijn. Tot dat moment moeten de archiefbescheiden worden geplaatst in een archiefruimte van de gemeente. Om de geheimhouding te borgen kan, in overleg met de archivaris, de archiefbewaarplaats mogelijk al wel dienst doen als gemeentelijk archiefruimte. De secretaris van de vertrouwenscommissie en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de plaatsing en het beheer van de archiefbescheiden. Het aanleveren van de archiefbescheiden direct na afronding van de procedure ter plaatsing in de archiefbewaarplaats van de gemeente geschiedt door de secretaris van de vertrouwenscommissie, omdat het college van burgemeester en wethouders in die hoedanigheid geen toegang heeft tot deze stukken. Omdat het college formeel wel de zorgdrager is voor de archiefbescheiden, is het advies de secretaris van de vertrouwenscommissie in dit specifieke geval te mandateren. Ten behoeve van de overbrenging van de stukken naar de archiefbewaarplaats is het van belang de beperking voor openbaarmaking scherp te formuleren. Dat kan al worden voorbereid door de secretaris van de vertrouwenscommissie op het moment dat deze de stukken in beheer geeft bij de archiefbewaarplaats. Als de stukken in formele zin worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats, kan voornoemde onderbouwing gebruikt worden voor formele besluitvorming. Met het oog op de persoonlijke levenssfeer van personen die in de dossiers worden genoemd wordt aangeraden de termijn te stellen op minimaal 75 jaar na het afsluiten van het dossier.