Informatie

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de RDWI Kromme Rijn Heuvelrug Het algemeen bestuur van de Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme rijn Heuvelrug (RDWI), hierna te noemen RDWI. Gelet op: -artikel 213 van de Gemeentewet; -artikel 23 van de Gemeenschappelijke Regeling RDWI. besluit vast te stellen de: Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de RDWI Kromme Rijn Heuvelrug. Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: 1.Accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; 2.Accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; 3.Jaarrekening: jaarrekening van de GR als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; 4.Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen; 5.Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1.De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van een jaar.2.Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.3.Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a.de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur en afwijkende rapportagegrenzen; b.eventuele apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbasis; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c.de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; d.de frequentie en eventuele specifieke inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter; e.de eventuele posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; f.de producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; 4.In afwijking van het derde lid, aanhef, kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder e en f genoemde onderdelen vaststelt.5.Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3. Overige controles en opdrachten 1.Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.2.Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. 3.Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de organisatie is. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: a.de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; b.De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie uit. 2.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de directeur en overige vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie. Artikel 5. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur 1.Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.2.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle bij het dagelijks bestuur bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur.5.Het dagelijks bestuur overlegt de managementletter met een reactie vanuit het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.6.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.7.De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.8.De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de organisatie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie. Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 1.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de organisatie.2.De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.3.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel 7. Rapportering door accountant 1.Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.2.In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3.De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur. Artikel 8. Intrekking oude regeling De Controleverordening 2023 Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug wordt ingetrokken. Deze intrekking werkt terug tot en met 1 januari 2025 met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening, het jaarverslag, de accountantscontrole en het verslag van bevindingen van het begrotingsjaar 2024. Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel 1.Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2025, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2025 en later.2.Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening 2025 Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 17 december 2025. De voorzitter, W.J. van Dijk de directeur,B. de Ruiter Toelichting Algemeen Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht het algemeen bestuur bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) stelt het algemeen bestuur de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden. Het is het algemeen bestuur die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – is het dagelijks bestuur nauw betrokken. Het dagelijks bestuur kan daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken. Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles. Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, heeft het dagelijks bestuur en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moet het dagelijks bestuur ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder heeft het dagelijks bestuur een eigenstandige informatieplicht richting het algemeen bestuur. Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur Vanaf boekjaar 2023 neemt het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kader stellende en controlerende rol van het algemeen bestuur op dit vlak te versterken. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording. Artikelsgewijs Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht. Artikel 1. Definities In artikel 213, vijfde lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de accountant verslag uitbrengt aan het algemeen bestuur met een afschrift aan het dagelijks bestuur. Men kan ervoor kiezen dat de accountant, uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie, ook een zogenoemde managementletter uitbrengt met meer gedetailleerde bevindingen die niet direct de verklaring raken. De accountant kan daar aanbevelingen voor verbeteringen aan toevoegen met betrekking tot de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen. Een dergelijke managementletter is uiteraard bestemd voor het management en het dagelijks bestuur. Daarnaast kan ook een boardletter opgesteld worden die naar het algemeen bestuur gestuurd kan worden. Deze boardletter houdt alleen de bestuurlijk relevante punten van de managementletter in en eventuele publicatie gevoelige informatie (zoals over IT-beveiliging) is uit deze letter verwijderd. Wanneer een boardletter wordt opgesteld ten behoeve van het algemeen bestuur is het ook raadzaam om vast te leggen op welke wijze het dagelijks bestuur reageert op de aanbevelingen richting het algemeen bestuur. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, eerste lid, van de Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het algemeen bestuur moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet). Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan het algemeen bestuur aandachtspunten meegeven aan de accountant die het algemeen bestuur nader belicht wil zien. Eerste lid Artikel 213 van de Gemeentewet geeft aan dat het algemeen bestuur een of meerdere accountants aanwijst. Hierbij wordt verwezen naar de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het moet gaan om een registeraccountant of een Accountant-Administratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst. Door de aanwijzingsbevoegdheid bij het algemeen bestuur te leggen, wordt de controlerende positie van het bestuur ten opzichte van het dagelijks bestuur versterkt. De aanwijzing geldt voor een bepaalde periode (veelal vier jaar) en kan na afloop opnieuw worden aanbesteed om onafhankelijkheid en marktwerking te waarborgen. Tweede lid Het tweede lid dicht een uitvoerende rol toe aan het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur heeft een kader stellende rol; hij stelt de selectiecriteria vast op basis waarvan de keuze voor de accountant wordt bepaald. In de praktijk stelt het dagelijks bestuur het programma van eisen (in concept) op, in samenwerking met het algemeen bestuur. Ook voert het dagelijks bestuur de aanbesteding uit. Na aanwijzing door het algemeen bestuur is het de voorzitter die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant sluit. De voorzitter vertegenwoordigt de organisatie in en buiten rechte, zie artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet. Derde lid, onder a Het programma van eisen bevat de toleranties en grenzen die bij de controle gelden. De goedkeuringstolerantie is geregeld in het BADO 2025: •één gecombineerde grens van 2% voor afwijkingen en onzekerheden samen, •berekend over de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. Het algemeen bestuur kan besluiten een lagere (strengere) tolerantie te hanteren. De verantwoordingsgrens heeft betrekking op de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur. Deze valt vanaf verslagjaar 2025 binnen de bandbreedte 0 – 2 % van de lasten (eveneens exclusief toevoegingen aan reserves). De verantwoordingsgrens geeft aan vanaf welk totaalbedrag aan fouten en onduidelijkheden het dagelijks bestuur deze in de rechtmatigheidsverantwoording moet opnemen. Daarnaast kan het bestuur een rapportagegrens vaststellen (ook rapportagetolerantie genoemd): een aanvullend bedrag waarboven individuele afwijkingen worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De commissie BBV adviseert om zowel verantwoordings- als rapportagegrens vast te leggen in de financiële verordening of het normenkader rechtmatigheid. De RSD heeft dit vastgelegd in de financiële verordening. Derde lid, onder b Het algemeen bestuur kan bepalen dat de accountant afzonderlijke deelverantwoordingen controleert, bijvoorbeeld bij specifieke uitkeringen of onderdelen van de organisatie. Voor deze deelverantwoordingen geldt de goedkeuringstolerantie van het BADO 2025 van overeenkomstige toepassing: één grens van 2 % (afwijkingen en onzekerheden samen), gebaseerd op de lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. Het algemeen bestuur kan deze grens aanscherpen. De accountant kan, afhankelijk van de aard of omvang van het onderdeel, gemotiveerd een passende (afwijkende) omvangsbasis kiezen waarop de 2 %-grens wordt toegepast. Hiermee blijft de controle proportioneel en risicogericht, ook bij kleinere of beleidsgevoelige deelverantwoordingen. Derde lid, onder c tot en met f De onderdelen onder c t/m f regelen aanvullende aandachtspunten die bij de aanbesteding en uitvoering van de controle expliciet moeten worden benoemd, zoals: •de frequentie van tussentijdse controles; •de aard van rapportages (managementletter, interim-rapportage, etc.); •posten of processen waaraan bijzondere aandacht wordt besteed; •en afspraken over samenwerking met de interne auditfunctie.Door deze elementen in het programma van eisen vast te leggen, wordt vooraf duidelijkheid gecreëerd over de reikwijdte van de opdracht en wordt voorkomen dat er achteraf interpretatieverschillen ontstaan. Vierde lid Het algemeen bestuur kan de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoording en organisatieonderdelen jaarlijks opnieuw vaststellen. Op deze manier kan het algemeen bestuur rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierover worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen. Vijfde lid Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractduur die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractduur is de prijs van het contract eveneens hoger. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3. Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de organisatie die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur. Ook kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. Eerste lid Het eerste lid regelt hoe het dagelijks bestuur moet omgaan met de uitbesteding van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het algemeen bestuur in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen het dagelijks bestuur en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Indien het dagelijks bestuur het voornemen heeft de accountant te vragen voor advieswerkzaamheden, dient het dagelijks bestuur het algemeen bestuur hier vooraf over te informeren. Dit biedt het algemeen bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken. Tweede en derde lid Het tweede en het derde lid regelen, dat het dagelijks bestuur voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door het algemeen bestuur aangewezen accountant inschakelt. Voor de controles die worden bedoeld in het tweede en derde lid, gelden vaak afwijkende controle-eisen van de derden, bijvoorbeeld vanuit de ministeries. In dat geval dient in de opdrachtverlening aan de accountant te worden aangegeven dat de controle aan deze eisen moet voldoen. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole Eerste lid Het eerste lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend. Tweede lid Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant, een vertegenwoordiger uit het algemeen bestuur en de verschillende vertegenwoordigers van de GR. Deze vertegenwoordigers zijn bijvoorbeeld een vertegenwoordiger van de rekenkamer, de portefeuillehouder en het hoofd financiën, de directeur van de GR en de (concern)controller. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. Daarnaast moet men bewust zijn van het feit dat er vanuit verschillende invalshoeken controlerende werkzaamheden plaatsvinden: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle, de onderzoeken die worden uitgevoerd door de lokale rekenkamer en de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken die door het dagelijks bestuur wordt uitgevoerd. Om te voorkomen dat er dubbel werk wordt verricht is het raadzaam dat er periodiek afstemming plaats vindt over de uit te voeren onderzoeken. Artikel 5. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur Eerste lid Het dagelijks bestuur is niet alleen verantwoordelijk voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, waar een verklaring op wordt afgegeven, ten opzichte van het algemeen bestuur is het dagelijks bestuur ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door het algemeen bestuur geëiste deelverantwoordingen. Tweede lid Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden, bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, bestuurlijke besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat deze bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. Derde lid Het derde lid verplicht het dagelijks bestuur een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het dagelijks bestuur verklaren geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd. Sinds 2023 bevestigt de LOR tevens dat de door het bestuur opgenomen rechtmatigheidsverantwoording volledig, consistent en zorgvuldig tot stand is gekomen. Vierde lid In het vierde lid is een uiterlijke datum aan het dagelijks bestuur gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan het algemeen bestuur. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 34 van de WGR). Dat betekent dat voor deze datum de jaarrekening door het algemeen bestuur moet zijn behandeld, een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. Overigens verzendt de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ook rechtstreeks aan het algemeen bestuur. Artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet bepaalt dat het dagelijks bestuur bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het algemeen bestuur, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen daarbij moet toevoegen. Vijfde lid Het vijfde lid gaat in op de wijze waarop het dagelijks bestuur de managementletter aanbiedt aan het algemeen bestuur. Zesde lid Het zesde lid gebiedt het dagelijks bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening – en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur bekend is geworden – terstond te melden aan het algemeen bestuur en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens het algemeen bestuur uit. Zevende en achtste lid De zevende en achtste leden beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd. Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 kent deze bevoegdheid toe aan de accountant. De verantwoordelijkheid ligt bij het dagelijks bestuur om de accountant deze onbelemmerde toegang te verschaffen. Eerste lid De accountant is bijvoorbeeld bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Tweede lid Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de organisatie. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Artikel 7. Rapportering door accountant Artikel 213, derde en vierde lid, van de Gemeentewet geeft aan waar de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen betrekking op moeten hebben. Zo moet de accountant onder meer aangeven of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten en de grootte en de samenstelling van het vermogen. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Artikel 7 regelt zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk ook in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld. Eerste lid Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het algemeen bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles zijn. Het eerste lid regelt dat het dagelijks bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is (zie toelichting bij artikel 2, derde lid). Dit zodat het dagelijks bestuur (in overleg met het algemeen bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Tweede lid Het tweede lid regelt, dat daarvoor in aanmerking komende ambtenaren een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde controles. Overigens kan dit ook gaan om een deelcontrole (een gedeelte van de volledige controle). De in aanmerking komende ambtenaren zijn bijvoorbeeld de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen, die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hier bijvoorbeeld om opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Derde lid Het derde lid regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het dagelijks bestuur. Het geeft het dagelijks bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in de controleverklaring en het verslag van bevindingen. Vierde lid De accountant licht zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur mondeling toe. Dit kan ook in een commissie plaatsvinden, bijvoorbeeld in de auditcommissie.