Informatie

Inkoopbeleid Gemeente Emmen 2026 De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 26 mei 2026, besluit: 1.Intrekken van het Inkoopbeleid 2024. Voorwoord De wereld om ons heen verandert snel. De gemeente wil daarom wendbaar, daadkrachtig en toekomstgericht blijven. Inkoop speelt hierin een belangrijke rol. De gemeente wil inkopen met impact, die waarde toevoegt aan onze samenleving. In dit Inkoopbeleid 2026, dat het Inkoopbeleid 2024 vervangt, zijn diverse aanpassingen doorgevoerd. Deze wijzigingen betreffen vooral duidelijkere taal en betere toelichting op bestaande uitgangspunten. De inhoudelijke koers blijft gelijk, maar is helderder en toegankelijker verwoord. Het Inkoopbeleid 2026 is gebaseerd op het model Inkoop en aanbestedingsbeleid van de VNG uit 2025. De gemeente heeft de ambitie uitgesproken om meer ruimte te geven aan maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI). Denk aan thema’s zoals klimaatverandering, krapte op de arbeidsmarkt, schaarste aan grondstoffen en sociale ongelijkheid. Met haar inkoopkracht kan de gemeente bijdragen aan oplossingen voor deze uitdagingen. De gemeente wil het goede voorbeeld geven. Dat doet de gemeente door: •banen te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt; •middels haar inkopen maatschappelijke meerwaarde opleveren; en •verbonden partijen te stimuleren hetzelfde te doen. Zo hoopt de gemeente ook andere organisaties te inspireren om maatschappelijk verantwoord in te kopen. Ondernemers worden uitgedaagd om duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid centraal te stellen in hun bedrijfsvoering. In de strategienota Emmen (december 2021) zijn ambitieuze doelen geformuleerd, zoals: •behoren tot de landelijke top van groene, slimme en innovatieve industriekernen; •koploper zijn in duurzame energieproductie en streven naar CO₂-neutraliteit. •De gemeente wil haar organisatie versterken om deze ambities waar te maken. Dat vraagt om een moderne inkoopfunctie die opdrachtgevers en budgethouders stimuleert om bewust en strategisch in te kopen. Dit heeft geleid tot dit nieuwe Inkoopbeleid 2026 dat richting geeft aan hoe de gemeente leveringen, diensten en werken inkoopt. Dit beleid is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. We hanteren dit Model voor een uniforme marktbenadering, zodat ondernemers weten waar ze aan toe zijn. In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na; Gemeentelijke Doelstellingen. (Hoofstuk 1) Visie De gemeente ziet inkoop als een belangrijk middel om maatschappelijke en organisatorische doelen te bereiken. Dat komt door het grote inkoopvolume en de kansen die inkoop biedt om te vernieuwen en te verbeteren. Een moderne en professionele inkooporganisatie helpt de gemeente om bij elke inkoop de best passende oplossing te kiezen. Daarbij wordt de markt actief betrokken: de gemeente deelt onze behoeften met marktpartijen en daagt hen uit om met goede, passende voorstellen te komen. Zo benut de gemeente de kracht van de markt optimaal. De beste oplossing is altijd een afweging tussen de bijdrage aan beleidsdoelen en de prijs. Omdat inkoop veel impact heeft en vaak om grote bedragen gaat, moet het gebaseerd zijn op een strategische, meerjarige aanpak. Daarbij hoort goed contractbeheer: het vastleggen, bewaken en naleven van afspraken met opdrachtnemers. Dit helpt risico’s te beperken en zorgt ervoor dat de afgesproken resultaten echt worden behaald. Samenwerking op basis van gelijkwaardigheid – een partnerschap – wordt steeds belangrijker. Zo kunnen de gemeente en opdrachtnemer samen werken aan het behalen van onze doelen. Door professioneel in te kopen en de markt actief te betrekken, draagt de gemeente op een effectieve en efficiënte manier bij aan het creëren van maatschappelijke waarde. De volgende uitgangspunten zijn daarbij leidend voor de gemeente: •Doelmatig & Rechtmatig (Hoofdstuk 2), •Maatschappelijk & Milieu (Hoofdstuk 3), •Markt en Ondernemers (Hoofdstuk 4); en •Professionele Uitvoering (Hoofdstuk 5). 1. Doelstellingen gemeente De gemeente wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: Doelstelling Toelichting Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgeld op een transparante en verantwoorde manier wordt uitgegeven. We kopen efficiënt en effectief in, volgens de geldende wet-en regelgeving. De kosten staanin redelijke verhouding tot de opbrengsten. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen. Goed opdrachtgeverschap betekent duidelijke keuzes, afspraken en goed risicobeheer. De gemeente organiseert bijvoorbeeld marktverkenningen en ondernemersdagen om dit te ondersteunen Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. Bij inkopen kan de gemeente ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke doelstellingen betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van haar inkopen speelt een belangrijke rol. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente. Wij zien een grote rol voor onze gemeente bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. Daarom willen wij bij de inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen van deze vraagstukken. Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de gemeente. Inkopen heeft een belangrijke invloed op het prestatieniveau van de gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. Afspraken worden vastgelegd en gemonitord, en sluiten aan op de gemeentelijke ambities. Administratieve lastenverlichting voor zowelde gemeente als voor ondernemers. Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente wil de administratieve last door haar inkopen zoveel mogelijk beperken. We verlichten deze lasten door bijvoorbeeld een efficiënt inkoopproces uit te voeren. 2. Doelmatig & Rechtmatig 2.1 Context: Wettelijk kader Inkopen en aanbesteden worden door veel verschillende wetten, regels en beginselen bepaald. Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid vormt, naast deze regelgeving, het kader waarbinnen gemeenschapsgeld van de gemeente op een doelmatige en rechtmatige wijze worden besteed. De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante regels worden weergegeven in het schema hieronder en hebben allemaal invloed op dit beleid. Jurisprudentie (rechterlijke uitspraken) beïnvloedt hoe de gemeente uitvoering geeft aan haar Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Wet- en Regelgeving Algemene aanbestedingsrechtelijke beginselen Algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals: Europese wet- en regelgeving Gelijke behandeling Gelijkheidsbeginsel Aanbestedingswet Non-discriminatie Zorgvuldigheidsbeginsel Burgerlijk Wetboek Transparantie Vertrouwensbeginsel Gemeentewet Proportionaliteit (evenredigheid) Motiveringsbeginsel Gids Proportionaliteit Wederzijdse erkenning Aanbestedingsreglement Werken 2.2 Mandaat en volmacht Inkopen vindt plaats op basis van het Mandaatverzamelbesluit van de gemeente. Overeenkomsten kunnen alleen worden aangegaan door personen die daarvoor bevoegd/ gemachtigd zijn. De gemeente is slechts gebonden aan overeenkomsten die rechtsgeldig zijn gesloten op basis van rechtsgeldige besluitvorming en (civielrechtelijke) vertegenwoordiging. 2.3 Klachtenregeling Uitgangspunt is dat de gemeente en ondernemers in overleg geschillen oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Voor klachten van ondernemers kent de gemeente een klachtenmeldpunt, waar een ondernemer (/potentiële inschrijver) een klacht kan indienen. De klachtenprocedure is verder uitgewerkt in de ‘Klachtenregeling aanbestedingsprocedure’. Deze is te vinden op de pagina ‘Inkoop en aanbestedingen’ van de website van de gemeente. 2.4 Contractuele voorwaarden Bij haar inkopen legt de gemeente een eenduidig contractueel kader vast. De gemeente hanteert daarbij de actuele versie van de volgende voorwaarden: Soort opdracht Te hanteren voorwaarden Dienst en leveringen onder en boven de Europese aanbestedingsdrempel Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Emmen (actuele versie) Werken onder en boven de Europese aanbestedingsdrempel De actuele versie van de Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV) of Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC) ICT-opdrachten Actuele versie van de GIBIT: de Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox, bestaande uit de Inkoopvoorwaarden, de toelichting op die voorwaarden, de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen. Bij opdrachten die in gezamenlijkheid met andere aanbestedende diensten worden ingekocht, bestaat te allen tijde de mogelijkheid dat de algemene inkoopvoorwaarden van een andere deelnemende aanbestedende dienst op de opdracht van toepassing worden verklaard. 3. Maatschappij & Milieu 3.1 Inkopen met maatschappelijke impact Met een goed Inkoop- en Aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd: Inkopen met maatschappelijke impact. De gemeente moedigt aan dat sociale, ecologische en economische criteria worden meegenomen bij haar inkopen en aanbestedingen. Als opdrachtgever en inkoper speelt de gemeente een voorbeeldrol in de samenleving en stimuleert ondernemers om positieve maatschappelijke veranderingen door te voeren. Inkopen met maatschappelijke impact is een samenspel tussen de bestuurders, budgethouders, opdrachtgevers, inkopers en de markt. Het is dus meer dan alleen inkopen of een taak van inkoop. Bij het inkopen van producten, diensten en werken houdt de gemeente rekening met sociale, ecologische en economische belangen. Inkoop is voor de gemeente een manier om bij te dragen aan maatschappelijke doelen, zoals duurzaamheid, inclusie en een sterke lokale economie. 3.1.1 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) De gemeente koopt maatschappelijk verantwoord in. Dat betekent dat de gemeente niet alleen naar de prijs kijkt, maar ook naar zaken als: •energiebesparing, •minder uitstoot van schadelijke stoffen, •goede arbeidsomstandigheden, •gebruik van duurzame energie, •sociale impact (zoals werkgelegenheid voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt), •hergebruik van materialen (circulair inkopen). MVOI is standaard onderdeel van elk inkooptraject, tenzij dat echt niet mogelijk is. De gemeente gebruikt landelijke richtlijnen, zoals de MVI-criteriatool van PIANOo. Soms is het zelfs duurzamer om iets niet in te kopen. 3.1.2 MKB-vriendelijk inkopen De gemeente wil dat ook kleine en middelgrote bedrijven (MKB) kunnen meedoen aan aanbestedingen. Daarom beperkt de gemeente onnodige regels en administratieve lasten. De gemeente zorgt dat lokale ondernemers eerlijke kansen krijgen en houdt bij het opstellen van eisen rekening met hun mogelijkheden. 3.1.3 Sociaal inkopen SROI Social Return On Investment (SROI): Bij grotere opdrachten vraagt de gemeente ondernemers om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten. Dit kan via werkplekken, stages of andere maatschappelijke bijdragen. De gemeente gebruikt hiervoor de ‘bouwblokkenmethode’ van de Arbeidsmarktregio Drenthe (AMRD). De gemeente maakt voor de uitvoering van SROI gebruik van Menso N.V. MENSO N.V. is het leerbedrijf dat bedrijven stimuleert om werkzoekenden in dienst te nemen of hen een werkplek aan te bieden en deze bedrijven hierin te ondersteunen en te faciliteren. MENSO maakt in haar dienstverlening onder andere gebruik van de mogelijkheden van het werkleerbedrijf: EMCO-groep. Voorbehouden opdrachten Artikel 2.82 van de Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid om opdrachten te kunnen voorbehouden aan sociale werkplaatsen, aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een beperking of kansarmen tot hoofddoel hebben of aan programma’s voor beschermde arbeid. Hierbij geldt als voorwaarde dat tenminste 30 procent van de werknemers met een beperking of kansarme werknemers zijn (mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt). 3.1.4 Circulair inkopen Bij circulair inkopen draait het om het slim omgaan met grondstoffen. Doelstellingen van de gemeente: •minder afval, •minder gebruik van niet-hernieuwbare grondstoffen, •meer hergebruik van materialen, en •gebruik van producten met een langere levensduur. De gemeente volgt hierbij het landelijke programma ‘Nederland Circulair in 2050’ en past dit toe in aanbestedingen. 3.1.5 Klimaat- en milieubewust inkopen De gemeente wil bijdragen aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Daarom let de gemeente bij inkopen op: •minder CO₂-uitstoot, •energiebesparing, en •bescherming van natuur en biodiversiteit. De gemeente gebruikt de inkoopkracht om duurzame keuzes te stimuleren en nieuwe oplossingen uit te proberen. 3.1.6 Ketenverantwoordelijk inkopen De gemeente wil dat producten die de gemeente inkoopt op een eerlijke en verantwoorde manier zijn gemaakt. Daarom vraagt de gemeente leveranciers om inzicht te geven in hun productieketen en om te voldoen aan internationale sociale normen. De gemeente volgt hierbij het rijksbeleid, vooral bij risicovolle producten zoals ICT, natuursteen, hout en kleding. 3.1.7 Divers en inclusief inkopen De gemeente wil dat iedereen gelijke kansen krijgt, ongeacht afkomst, geslacht, geloof of achtergrond. Bij het voorbereiden van aanbestedingen kijkt de gemeente hoe de gemeente diversiteit en inclusie kan bevorderen, bijvoorbeeld door eisen of wensen op te nemen die bijdragen aan gelijke behandeling en representatie. 3.2 VN Global Goals (SDG’s De Verenigde Naties (VN) heeft 17 Global Goals (ook Sustainable Development Goals of SDG’s genoemd) aangenomen. Deze Global Goals vormen tot 2030 dé wereldwijde duurzaamheidsagenda. De gemeente draagt met haar inkopen bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (SustainableNaties). In het onderstaande plaatje wordt per duurzaamheidsthema aangegeven welke Global Goals daarbij horen. In het bijzonder gaan de volgende Global Goals over inkopen met maatschappelijke impact: •Global Goal 11 gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. •Global Goal 12 (in het bijzonder 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. •Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt bij aan het zorgen voor duurzame energie (Global Goal 7), het terugdringen van klimaatverandering (Global Goal 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (Global Goal 8). 3.3 Integriteit Bestuurders en ambtenaren van de gemeente handelen integer, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen. Bestuurders en ambtenaren van de gemeente handelen integer, zakelijk en objectief. Voor de gemeente is op het gebied van integriteit het nodige geregeld in de Ambtenarenwet en de Gedragscode gemeente. De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers, zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken en schendingen van mensenrechten. Ondernemers moeten hun verplichtingen uit de OESO-richtlijnen inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen en de VN Principes voor Bedrijven en Mensenrechten volgen. Bij twijfel over de integriteit kan de gemeente het Bureau Bibob om advies vragen op grond van de Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur). De Bibob-toets kan in iedere fase van het inkoopproces worden uitgevoerd, ook na het aangaan van de overeenkomst. 3.4 Burgerinitiatieven De mogelijkheden voor burgerparticipatie- en initiatieven moeten niet worden beperkt door het organiseren van inkoopprocedures. In geval van een aanbesteding kan het burgerinitiatief of het burgercollectief meedoen aan de aanbesteding. Het gelijkheidsbeginsel schrijft dan wel voor dat het aan dezelfde eisen moet voldoen als andere inschrijvers op de aanbesteding. 4. Markt & Ondernemers 4.1 Marktconsultatie Het kennen van de markt is essentieel voor het doen van goede inkopen. Een marktconsultatie is een instrument dat de gemeente kan inzetten voor het verkrijgen van deze kennis. De gemeente kan onderzoeken welke duurzame en innovatieve oplossingen beschikbaar zijn op de markt. Ook kan een marktconsultatie worden gebruikt om de randvoorwaarden voor de inkoop te toetsen bij de markt. Marktconsultaties kunnen worden aangekondigd op TenderNed of de website van de gemeente. 4.2 Ondernemersdag De gemeente organiseert eens per 2 jaren een Ondernemersdag. Ondernemers worden geïnformeerd over een relevant inkoopthema, met als doel de marktverbinding te houden. 4.3 Aanbestedingskalender De Aanbestedingskalender laat zien welke toekomstige inkopen en aanbestedingen de gemeente van plan is uit te voeren. Zo kunnen ondernemers zich tijdig voorbereiden op aankomende aanbestedingen. De kalender is echter slechts een indicatie: de gemeente kan besluiten om bepaalde aanbestedingen niet door te laten gaan of de planning aan te passen. Er kunnen daarom geen rechten aan de kalender worden ontleend. 4.4 Regionale en Lokale markt Het stimuleren van de regionale en lokale markt is belangrijk voor de gemeente. Dit mag niet leiden tot enige vorm van discriminatie van ondernemers. Het uitnodigen van lokale of regionale ondernemers kan bijdragen aan de doelmatigheid van inkoop en duurzaamheid. In de handelswijze van de gemeente komt dat als volgt naar voren: •Bij een enkelvoudig onderhandse aanbesteding heeft in beginsel het plaatsen van de opdracht bij een lokaal of regionaal bedrijf de voorkeur. •In het geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding houdt de gemeente rekening met het lokale midden- en kleinbedrijf. Deze regel wordt alleen toegepast indien het aanbod vanuit de markt dit toelaat. •De kansen te vergroten in aanbestedingen door te werken met percelen (waar dit kan) en het hanteren van proportionele (niet onnodig zware) selectie- en gunningscriteria. •Het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming en het verminderen van de lasten voor samenwerkingsverbanden. Als aanvulling op vorenstaande wordt onder “lokaal” verstaan een leverancier met een hoofd- of nevenvestiging in de gemeente Emmen. Onder regionaal wordt verstaan een leverancier met een hoofd- of nevenvestiging in de provincie Drenthe. De gemeente hanteert bij inkopen en aanbestedingen bóven de Europese drempelwaarden géén lokaal voorkeursbeleid. Hiervoor bestaan binnen de wettelijke kaders geen mogelijkheden. 4.5 Sociale ondernemingen Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. 4.6 Eerlijke mededinging De gemeente werkt eerlijk, open en zonder onderscheid, zodat ondernemers gelijke kansen krijgen op opdrachten. Dit draagt bij aan een gezonde marktwerking. Ook ondernemers moeten eerlijke concurrentie steunen en mogen die niet proberen te beïnvloeden. Bij een vermoeden van het vervalsen van de mededinging kan de gemeente de Autoriteit Consument en Markt (ACM) inlichten. 5. Professionele uitvoering 5.1 Inkoopproces In het inkoopproces van de gemeente neemt digitalisering een belangrijke plaats in. Zo maakt de gemeente gebruik van een digitaal aanbestedingsplatform, waarin alle communicatie met ondernemers betreffende een (Europese) aanbestedingsprocedure wordt gevoerd en waarin de gemeente haar inkoop- en contractdossiers kan beheren. Naast dat hierdoor aanbesteden eenvoudiger wordt en tijd en geld wordt bespaard, verlaagt het de drempel voor ondernemingen om in te schrijven op opdrachten. Gecoördineerde inkoop De gemeente hanteert een gecoördineerd inkoopmodel met een scherpe taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen de organisatieonderdelen. Ieder team is zelfstandig verantwoordelijk voor het invullen van haar inkoopbehoefte en het daarbij behorende interne inkoopproces, de uitvoering van het inkoopbeleid en het managen van de uitvoering van projecten en contracten. Het team betrekt daar op de juiste momenten de juridische-, financiële- en inkoopadviseurs bij. In onder andere de Inkoopwijzer zijn de rollen, taken en beschikbare instrumenten ter ondersteuning van het inkoopproces vastgelegd. In de Inkoopwijzer is dit door de gemeente verder uitgewerkt, waardoor geborgd wordt dat de organisatie uitvoering geeft aan dit strategisch beleidskader. Waardegericht inkopen De gemeente wil zoveel mogelijk waardegericht inkopen. Bij waardegericht inkopen ligt de focus op de daadwerkelijke behoefte van de gemeente. Bij waardegericht inkopen is het nog belangrijker om, na het vaststellen van de inkoop-behoefte, de markt te betrekken en – indien mogelijk- een analyse uit te voeren. Een (product)analyse kan inzicht geven in de aard van het in te kopen werk, dienst of levering en de relevante markt(vorm). Contractbeheer Effectief contractbeheer is essentieel voor een betrouwbare en doelmatige uitvoering van gemeentelijke taken. Het zorgt ervoor dat afspraken met opdrachtnemers goed worden vastgelegd, bewaakt en nageleefd. De focus ligt op het administreren, beheren en opvolgen van contracten gedurende de gehele looptijd. De gemeente richt zich op: •het registreren en beheren van contracten; •het bewaken van looptijden, verplichtingen en prestaties; •het signaleren van risico’s en kansen binnen lopende contracten; •het tijdig voorbereiden van verlengingen of nieuwe aanbestedingen; •het gebruik van ondersteunende software voor overzicht en sturing. Contractmanagement wordt aanvullend ingezet, met specifieke aandacht voor het realiseren van beleidsdoelen, het beperken van risico’s, het sturen op prestaties en het onderhouden van een professionele samenwerking. Spendanalyse Om de inkoopuitgaven binnen de gemeente inzichtelijk te maken, gebruikt de gemeente een digitale tool voor het maken van spendanalyses. Hiermee voorziet de inkoopafdeling haar interne opdrachtgevers over (management)informatie zodat deze kunnen sturen op mogelijke risico’s en die de bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen. Innovatie Voor de gemeente is het van belang om de innovatiekracht van de markt te benutten om te komen tot betere oplossingen. Innovatiegerichte inkoop stimuleert ondernemers ook om zich te ontwikkelen, wat bijdraagt aan een gezonde lokale economie. De gemeente streeft ernaar om innovatiegericht inkopen een regulier onderdeel te laten zijn van het inkoopproces. Daarvoor is nodig dat meer kennis en ervaring wordt opgedaan, zodat deze verankerd kan worden in de gemeentelijke organisatie. De gemeente wil de innovatiekracht van de markt en kennisinstellingen benutten om samen tot betere en maatschappelijk verantwoorde oplossingen te komen. Bijvoorbeeld door vaker functioneel uit te vragen in plaats van op voorhand voor bestaande oplossingen te kiezen en door marktverkenningen en - consultaties in te zetten bij aanbestedingen. Kennis van wat marktpartijen kunnen aanbieden is essentieel voor het opstellen van een effectieve aanbestedingsstrategie. 5.2 Inkooporganisatie en samenwerkingen De gemeente heeft oog voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of overheden. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. BOCE-verband Waar mogelijk wordt gekeken naar inkoopsamenwerking met onder andere de buurgemeenten Coevorden en Borger-Odoorn. Mogelijke voordelen die zijn te behalen door inkoopsamenwerking zijn onder andere: •het bundelen van kennis en ervaringen op het gebied van inkoop en aanbesteden, en daarmee het professionaliseren van de inkoopfuncties; •het delen van capaciteit en daardoor het verminderen van de kwetsbaarheid; •realiseren van een groter volume van inkopen met als resultaat kostenbesparing. EMCO-groep De EMCO-groep is een werkleerbedrijf in de regio Zuidoost-Drenthe dat functioneert als een openbaar lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen. De EMCO-groep en verzorgt pasklare oplossingen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. 5.3 Raming en financieel budget Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Op basis van deze raming kan de gemeente ook bepalen om bepaalde inkopen niet door te laten gaan, omdat de inschrijfprijs het budget overschrijdt. 5.4 Inbesteden/uitbesteden Net als ondernemingen maakt ook de gemeente een beslissing om iets zelf te produceren/ organiseren (‘inbesteden’) of het in te kopen bij een externe partij (‘uitbesteden’). Deze beslissing wordt genomen op basis van verschillende factoren, zoals de kosten, expertise, en efficiëntie. Naast regulier inbesteden of aanbesteden kent de gemeente tevens de mogelijkheid om opdrachten rechtstreeks te gunnen op basis van quasi‑inbesteding. Deze uitzondering op de aanbestedingsplicht kan worden toegepast wanneer wordt voldaan aan de in de Aanbestedingswet vastgestelde voorwaarden. 5.5 Keuze Inkoopprocedure Er zijn verschillende aanbestedingsprocedures die de gemeente kan volgen om haar inkopen tot stand te brengen. Binnen de juridische kaders past de gemeente de meest passende procedure toe. Een Europese aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd wanneer de totale waarde van een inkoopbehoefte boven het door Europa vastgestelde drempelbedrag ligt tenzij er sprake is van wettelijke uitzonderingen op de aanbestedingsplicht. De Europese procedures zijn wettelijk vastgelegd in de Aanbestedingswet. Voor opdrachten waarvan de geraamde waarde onder de Europese aanbestedingsdrempel ligt, gelden de nationale aanbestedingsprocedures zoals enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands en nationaal openbaar. Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag De gemeente vraagt een offerte aan een ondernemer. Meervoudig onderhandse offerteaanvraag De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte. Nationaal openbaar aanbesteden De gemeente zal de opdracht in de markt zetten en voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen binnen Nederland. Europees aanbesteden De gemeente zal de opdracht Europees aanbesteden. De gemeente volgt bij al haar inkopen de verplichtingen uit de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit. In de Inkoopwijzer is dit nader uitgewerkt, zodat de uitvoering van dit beleid binnen de organisatie geborgd is. Opdrachten onder de Europese drempelwaarden Bij het selecteren van een inkoopprocedure wordt uitgegaan van het kleurenschema in de Gids Proportionaliteit. Bij deze afweging kijkt de gemeente onder meer naar: •Omvang van de opdracht. •Kosten voor de gemeente en ondernemer(s). •Aantal potentiële ‘inschrijvers’. •Gewenst eindresultaat. •Complexiteit van de opdracht. •Type van de opdracht en karakter van de markt. Schema's In de gemeentelijke toepassing van de kleurenbalkjes is er een aantal aanpassingen: –Leveringen en diensten tot € 70.000,- en werken tot € 150.000,-- mogen sowieso enkelvoudig onderhands worden gegund. De gemeente acht het vragen van meerdere offertes in deze gevallen doorgaans niet proportioneel, gezien de administratieve lasten voor zowel ondernemers als de gemeente. –Ook boven deze bedragen kan enkelvoudig onderhands worden gegund, mits dit goed wordt gemotiveerd en passend is bij de aard van de opdracht en de totale waarde van de opdracht onder de desbetreffende Europese drempelwaarde valt. –Voor werken geldt voor opdrachten met een waarde tussen € 150.000,-- en € 3.000.000,-- in beginsel dat de grotere waarde van de opdracht het volgen van een meervoudig onderhandse procedure rechtvaardigt. –De nationaal openbare procedure wordt niet standaard toegepast bij leveringen en diensten. Indien gemotiveerd, kan deze procedure wel worden gevolgd. –Het toepassen van een zwaardere procedure dan de standaard is toegestaan, mits proportioneel en gemotiveerd. Bijzondere procedures Verder kan de gemeente, met inachtneming van de daarvoor vigerende wet- en regelgeving, bijzondere procedures toepassen zoals de inkoop via de zogenaamde open house-methodiek of een aanbestedingsprocedure met betrekking tot sociale en andere specifieke diensten. Voor opdrachten in de categorie “sociale en andere specifieke diensten” (SAS-diensten) geldt een verhoogd Europees drempelbedrag en een vereenvoudigde aanbestedingsprocedure. Voor concessieopdrachten kan worden aangesloten bij de (hierboven in het schema) balkjes Werken. 5.6 Afwijkingsbevoegd Als de opdrachtwaarde lager is dan de Europese drempelwaarde en binnen het oranje gedeelte, of het rode gedeelte van de kleurenbalkjes valt, maar er goede redenen zijn om toch een andere dan de voorgeschreven aanbestedingsprocedure te volgen, kan deze motivering worden getoetst door cluster Inkoop, vastgelegd in een inkoopadvies. Indien cluster Inkoop instemt met de motivering kan, op basis van het advies waarin dit is vastgelegd, de procedure worden voortgezet. Indien cluster Inkoop niet instemt met de motivering, maar er is een nadrukkelijke wens om toch een andere procedure te volgen, dan dient dit ter besluitvorming aan het college te worden voorgelegd. Bij een positief besluit van het college kan de aanbestedingsprocedure worden vervolgd. Bij een negatief besluit kan de procedure niet voortgezet worden en zal de procedure zoals geadviseerd door cluster Inkoop worden gevolgd. 5.7 Tenderkostenvergoeding De gemeente biedt niet standaard een vergoeding van kosten die worden gemaakt door een ondernemer voor en bij het indienen van een offerte of inschrijving. Indien er een tenderkostenvergoeding wordt geboden zal dit worden opgenomen in de aanbestedingsstukken. Vastgesteld in de openbare vergadering van 24 september 2026 de griffier, S. Engelen de voorzitter, H.F. van Oosterhout