Informatie

Meldprocedure integriteitsschendingen gemeente Coevorden We willen dat er bij de gemeente Coevorden zo min mogelijk integriteitsschendingen plaatsvinden. Daarom doen we veel aan bewustwording, bescherming en preventie. Als medewerker draag je bij aan de integriteit van de organisatie, niet alleen door zelf integer te handelen, maar ook door collega’s aan te spreken en zo bij te dragen aan de bewustwording rondom integriteit. Werkt het aanspreken niet of denk je dat het nodig is om formeel een vermoeden van een integriteitsschending te melden, dan lees je hier hoe je dat doet. Door een integriteitsschendingen zo vroeg mogelijk te bespreken of te melden zorgen we ervoor dat de schade voor de organisatie, collega’s, inwoners en bedrijven in Coevorden zo veel mogelijk worden beperkt. Wat kun je melden? Heb je een vermoeden dat er een integriteitsschending plaatsvindt door een medewerker van de gemeente Coevorden, dan kun je dit melden. Je hoeft dit vermoeden niet te kunnen bewijzen, maar wel onderbouwen. Meldt dit zo snel mogelijk, ook als de schending al is gestopt. Zodat we er bij de gemeente Coevorden wat aan kunnen doen. Er zijn verschillende soorten vermoedens van integriteitsschendingen die je kunt melden: •Een misstand (volgens de Wet bescherming Klokkenluiders), misstanden zijn onder te verdelen in twee categorieën: • Een inbreuk op het Unierecht: een handeling of een nalatigheid die onrechtmatig is of die het doel van het Unierecht, ook wel Europees recht genoemd, ondermijnt. Het gaat dan om een Uniehandeling, dus een Europese verordening of richtlijn – of nationale wet- of regelgeving die daarvan is afgeleid - op bepaalde beleidsterreinen. Denk hierbij aan de bescherming van het milieu of bescherming van persoonsgegevens. • Een maatschappelijke misstand: Er is sprake van een maatschappelijke misstand als het maatschappelijk belang in het geding is bij een handeling of nalatigheid en niet alleen het persoonlijk belang. Ook is er sprake van een patroon of structureel karakter of is de situatie zeer ernstig of omvangrijk. De handeling of nalatigheid bevat één of meer van de volgende kenmerken: oEr is sprake van overtreding van de wet of overtreding van interne regels vastgesteld door de werkgever, op grond van een wettelijk voorschrift. oEr is gevaar voor de volksgezondheid. oEr is gevaar voor de veiligheid van personen. oEr is gevaar voor de aantasting van het milieu. oEr is gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van onbehoorlijk handelen of nalaten. •Een melding over ongewenst gedrag: •Ongewenst gedrag betreft pesten, discriminatie, agressie & geweld en (seksuele) intimidatie. Meer hierover vind je in onze Gedragscode in het hoofdstuk “omgaan met elkaar”. •Een overige integriteitsschending: •Bij een overige integriteitschending wordt er niet gehandeld volgens de waarden, normen en regels van de gemeente Coevorden, maar is er geen sprake van een misstand of ongewenst gedrag. De kaders voor onze normen en waarden vind je in de Gedragscode. Als medewerker kun je altijd een adviseur in vertrouwen raadplegen om het vermoeden van een misstand te bespreken. Hoe kun je melden? We willen dat een melding van een vermoeden van een integriteitsschending zorgvuldig en volgens de afspraken kan worden gedaan, maar ook dat meldingen op de goede plek terecht komen zodat de juiste stappen worden ondernomen. Daarom kunnen meldingen worden gedaan volgens onderstaande meldprocedure. 1.Je maakt een melding, met onderbouwing, van een vermoeden van een integriteitsschending: a.Schriftelijk via Youforce of, b.Door middel van een gesprek op locatie, aangevraagd via Youforce of, c.mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen, waarna de integriteitscoördinator of hiërarchisch leidinggevende die de melding heeft aangenomen deze registreert in Youforce 2.Een mondelinge melding wordt geregistreerd door een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek. Deze registratie wordt meegestuurd in de ontvangstbevestiging naar de melder waarbij de melder de gelegenheid krijgt om deze weergave te controleren, te corrigeren en voor akkoord te reageren. 3.Je kunt kiezen uit onderstaande personen bij wie de melding terecht komt: a.De integriteitscoördinator; b.Een hiërarchisch leidinggevende van de ambtelijke organisatie. Dit zijn een teammanager, concerndirecteur of de algemeen directeur/gemeentesecretaris. 4.Als je vertrouwelijk een melding wilt doen dan kun je een vertrouwenspersoon vragen om de melding namens jou te doen zonder je identiteit bekend te maken. Je kunt hier altijd op terug komen. 5.Het is ook mogelijk om anoniem een melding te doen. Zonder dat je identiteit bekend is. Als je anoniem een melding maakt van een integriteitsschending is het beoordelen en onderzoeken een stuk lastiger, omdat aanvullende vragen niet kunnen worden gesteld. Daarom is het belangrijk om er rekening mee te houden dat bij de afweging of een anonieme melding in behandeling wordt genomen de aard, ernst en concreetheid van de melding een belangrijke rol spelen. Wat gebeurt er met je melding? 1.Er wordt altijd een kopie van je melding gestuurd naar de integriteitscoördinator. 2.Er wordt een vooronderzoek gedaan, zoals beschreven in het onderzoeksprotocol, om de vervolgstappen naar aanleiding van je melding te bepalen. Hoe word je op de hoogte gehouden van een melding over een misstand of overige integriteitsschending? 1.Binnen 7 dagen ontvang je van de integriteitscoördinator een ontvangstbevestiging met: a.een beschrijving van de melding b.of het een melding over een vermoeden van een misstand (klokkenluidersmelding), ongewenst gedrag of overige integriteitsschending betreft c.de datum van je melding. 2.Een kopie van de ontvangstbevestiging wordt ook gestuurd naar: a.degene bij wie de melding is gedaan (hiërarchisch leidinggevende of integriteitscoördinator) b.de gemeentesecretaris (tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten) 3.Binnen 4 weken word je op hoofdlijnen geïnformeerd over het vervolg dat aan je melding wordt gegeven. 4.Als is besloten dat er een feitenonderzoek wordt ingesteld dan word je na afloop van het onderzoek geïnformeerd over of er een overige integriteitsschending of misstand is vastgesteld. Dit duurt maximaal 3 maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging. Je krijgt geen informatie over de betrokkenen. Hoe word ik op de hoogte gehouden over een melding over ongewenst gedrag? Omdat een melding over ongewenst gedrag meestal gaat over het gedrag van een collega waar jij persoonlijk last van hebt, gaan we hier anders mee om dan een misstand of overige integriteitsschending. We proberen samen met jou passende stappen te formuleren hoe we om gaan met dit ongewenste gedrag. 1.Binnen 7 dagen ontvang je van de integriteitscoördinator een ontvangstbevestiging met: a.een beschrijving van de melding b.of het een melding over een vermoeden van een misstand (klokkenluidersmelding), ongewenst gedrag of overige integriteitsschending betreft c.de datum van je melding. 2.Een kopie van de ontvangstbevestiging wordt ook gestuurd naar: a.degene bij wie de melding is gedaan (hiërarchisch leidinggevende of integriteitscoördinator) b.de gemeentesecretaris (tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten) 3.Binnen 2 weken wordt een gesprek met jou, de leidinggevende naar wie de melding is verstuurd en de integriteitscoördinator ingepland om het over je melding te hebben en samen de vervolgstappen te bepalen. 4.Naar aanleiding van dit gesprek kan een bemiddelingstraject tussen jou als melder en de betrokkene worden geadviseerd met als doel om het als ongewenst ervaren gedrag bespreekbaar te maken en herhaling te voorkomen. Een bemiddelingstraject is niet bedoeld om vast te stellen of het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden. 5.In een bemiddelingstraject zullen alleen stappen worden ondernomen met toestemming van jou als melder. 9.2.6.2 Onderzoek We hebben een onderzoeksprotocol om ervoor te zorgen dat een onderzoek naar aanleiding van een melding over een integriteitsschending zorgvuldig en goed wordt uitgevoerd, en om willekeur en belangenverstrengeling te voorkomen. Het onderzoeksprotocol kun je vinden in de bijlagen van dit personeelshandboek. Hierin staat •Wie de opdracht tot het doen van een onderzoek kan geven •Wat er in een onderzoeksopdracht moet staan •Welke onderzoeksfasen er zijn •Wie het onderzoek kunnen doen •Wie er op de hoogte worden gebracht bij de start van een onderzoek •Welke ordemaatregelen er tijdens een onderzoek kunnen worden genomen •Welke onderzoeksmethoden kunnen worden gebruikt •Wat er in het concluderende onderzoeksrapport staat •Hoe de besluitvorming rondom een onderzoek is ingericht •Hoe er wordt gecommuniceerd over het onderzoek •Hoe en hoelang een onderzoeksrapport wordt bewaard •Hoe er wordt omgegaan met onderzoek naar strafbare feiten 9.2.6.3 Bescherming bij het melden van een misstand Om zoveel mogelijk misstanden in de maatschappij te voorkomen geldt er volgens de wet bescherming klokkenluiders extra bescherming als je een vermoeden van een misstand meldt. Je mag volgens de wet op geen enkele wijze in je positie worden benadeeld als gevolg van het melden van (een vermoeden van) een misstand. Onder benadeling verstaan we bijvoorbeeld: •een disciplinaire maatregel •opgelegde uitbreiding of beperking van jouw taken, of het moeten vervullen van een andere functie •op een andere locatie moeten gaan werken •weigeren van verlof •geen periodieke verhoging van het salaris. •ontslag of geen verlenging van een tijdelijk dienstverband. De bescherming tegen benadeling geldt ook de adviseur van een melder en voor de vertrouwenspersoon. Deze bescherming is niet altijd van toepassing, bijvoorbeeld als: •je geen redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden op het moment van de melding juist is, of als •je zelf betrokken was bij de door jou gemelde misstand (als je hiervan zelf melding hebt gemaakt, houdt de integriteitscoördinator hiermee rekening bij de advisering). 9.2.6.4 Extern melden van een misstand of ongewenst gedrag Als je geen interne melding over een vermoeden van een misstand of ongewenst gedrag wilt doen, zie de definities aan het begin van dit hoofdstuk, bestaat de mogelijkheid om dit extern te doen. Redenen hiervoor kunnen zijn: •Je hebt het gevoel dat je zorgen en signalen niet serieus genoeg zijn genomen. •Je hebt het gevoel dat je wordt benadeeld door het doen van een interne melding. Een externe melding doen van een vermoeden misstand, als klokkenluider Je bent een klokkenluider als je vanuit een werkrelatie misstanden in een organisatie aan de kaak stelt. De wet bescherming klokkenluiders (Wbk) geeft duidelijke regels zodat misstanden veilig aan de kaak kunnen worden gesteld. Zo schrijft de Wbk voor dat je een externe melding kunnen doen over een vermoeden van een misstand als je een werkrelatie hebt met de organisatie, in dit geval de gemeente Coevorden. Autoriteiten waar een externe melding kan worden gedaan zijn in ieder geval: •het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl); •de Autoriteit Consument en Markt (ACM) (www.acm.nl); •de Autoriteit Financiële Markten (AFM) (www.afm.nl); •de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) •De Nederlandsche Bank N.V. (DNB) (www.dnb.nl); •de Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGJ) (www.igj.nl); •de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) (www.nza.nl); •de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) (www.autoriteitnvs.nl); •bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties en •bestuursorganen, of onderdelen daarvan, die taken of bevoegdheden hebben op een van de gebieden, genoemd in artikel 2, eerste lid, van de richtlijn. Op de websites van de bevoegde autoriteiten staat de procedure voor het doen van een externe melding. Let op: het moet hierbij echt gaan om een misstand en niet om een andere integriteitschending. Zie de definities aan het begin van dit hoofdstuk. Wanneer kun je terecht bij het Huis voor klokkenluiders? Je bent niet verplicht om eerst een interne melding te doen en kunt altijd direct extern een vermoeden van een misstand melden. Dit kan bijvoorbeeld als: •Als je eerst een interne melding hebt gemaakt volgens de meldprocedure zoals beschreven in dit personeelshandboek en je het niet eens bent met de afhandeling van je melding. •Als de interne weg voor jou niet mogelijk is (bijvoorbeeld als je vreest voor tegenmaatregelen), dan kun je een vermoedelijke misstand ook direct melden bij het Huis voor Klokkenluiders. •Je kunt ook terecht bij het Huis voor klokkenluiders als je vindt dat jij als melder van een misstand niet juist bent behandeld door de gemeente. Daarvan is sprake als je - ondanks onze regels ter bescherming van jouw positie – toch nadeel meent te ondervinden als gevolg van een door jou gedane melding. Het Huis voor Klokkenluiders heeft een afdeling advies waar je terecht kunt met vragen. Je kunt hier informatie, advies en ondersteuning rondom vermoedens van misstanden krijgen. Externe klacht ongewenst gedrag We zijn als gemeente Coevorden aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor Decentrale Overheden (LKOG). Dit is een onafhankelijke commissie van experts die klachten onderzoekt van medewerkers over ongewenst gedrag op de werkvloer. Naar aanleiding van het ervaren van ongewenst gedrag binnen de gemeente Coevorden is het mogelijk om een externe klacht in te dienen bij de LKOG. Ongewenst gedrag is gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie, geweld en pesten. Meer hierover kun je terugvinden in onze gedragscode. Voordat je een klacht indient bij de LKOG moet je onze eigen meldprocedure voor integriteitsschendingen hebben doorlopen dit in redelijkheid niet kan worden verwacht. Informatie over het indienen van een klacht over ongewenst gedrag bij de LKOG en het bijbehorende reglement is te vinden op de website van de VNG: Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Decentrale Overheid (LKOG) | VNG Hieronder zie je een samenvatting van de procedure die door de LKOG wordt gevolgd: •De LKOG beoordeelt of de klacht ontvankelijk is en controleert of de interne procedure is doorlopen of dat er eerst een interne stap nodig is. •De klager ontvangt een bevestiging van ontvangst. •Een commissie van deskundigen wordt samengesteld, begeleid door een externe secretaris. •Klager en aangeklaagde worden afzonderlijk gehoord; getuigen kunnen worden betrokken wanneer dat helpt bij waarheidsvinding. •De commissie rondt het proces af met hoor en wederhoor. •Vervolgens brengt de LKOG een gemotiveerd advies uit aan het bevoegd gezag, bij ons is dat de algemeen directeur •De organisatie, gemeente Coevorden in dit geval, neemt uiteindelijk het besluit. Hieronder lees je het vervolg na afronding van de klachtenprocedure bij de LKOG: •Nadat de algemeen directeur/gemeentesecretaris het advies van het LKOG heeft ontvangen wordt de integriteitscoördinator hierover geïnformeerd. •Naar aanleiding van het advies beluit de algemeen directeur/gemeentesecretaris, met advies van de integriteitscoördinator, of het advies wordt overgenomen. •De algemeen directeur/gemeentesecretaris informeert de klager en beklaagde over deze beslissing en de conclusies die hieraan kunnen worden verbonden. •De algemeen directeur informeert het LKOG over het besluit. 9.2.6.6 Meldingen over het bestuur en de gemeenteraad Niet alleen kunnen integriteitsschendingen plaatsvinden in de ambtelijke organisatie, maar ook bij de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Omdat we in de ambtelijke organisatie nauw samenwerken met de raad en het college is het goed mogelijk dat je in aanraking komt met integriteitsschendingen die daar plaatsvinden. Als je dit tegenkomt is het belangrijk om hier zo snel mogelijk een melding van te doen om schade voor de organisatie, collega’s, inwoners en bedrijven in Coevorden zo veel mogelijk te beperken. Hoe kun je een melding doen? Hoe je een melding van een integriteitschending door een raadslid of collegelid kunt doen vind je terug in de ‘Gedragscode integriteit raadsleden en bestuurders Coevorden 2017’. 9.2.6.7 Gegevens en privacy Wie worden er op de hoogte gebracht van mijn melding? Als je een melding van een integriteitsschending doet worden hier een aantal mensen van op de hoogte gebracht: •De integriteitscoördinator •De leidinggevende aan wie de melding is gedaan •De gemeentesecretaris/algemeen directeur, vanuit het mandaat om de meldregeling integriteitsschendingen uit te voeren (tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten) •De leidinggevende van de betrokkene zodra er na het vooronderzoek wordt besloten om een feitenonderzoek te starten of andere stappen te ondernemen Hoe lang wordt mijn melding bewaard? Alle dossiers van meldingen die hebben geleid tot een feitenonderzoek worden tot 10 jaar na afhandeling van de melding bewaard. Alle overige meldingen worden bewaard zo lang als nodig met een minimumtermijn van 1 jaar, een standaardtermijn van 5 jaar en een maximumtermijn van 10 jaar. Privacy Bij de behandeling van de melding nemen we uiteraard steeds de regels voor privacybescherming in acht. Dat geldt zowel voor degene die de melding heeft gedaan als voor degene op wie de melding betrekking heeft. Over de bekendmaking van jouw identiteit Als je een melding doet van een integriteitschending waarvan je ook persoonlijk slachtoffer bent geworden, bijvoorbeeld bij diefstal, discriminatie, pesten of (seksuele) intimidatie, kan meestal niet eraan worden ontkomen dat je persoonlijk wordt betrokken bij de behandeling. En als een zaak onder behandeling komt van een rechter, kan deze bepalen dat jouw identiteit bekend gemaakt moet worden. Bijlage: Onderzoeksprotocol Integriteitsschending In deze bijlage lees je het onderzoeksprotocol die wordt toegepast nadat er een melding van een integriteitsschending is gedaan volgens de meldprocedure zoals beschreven in dit personeelshandboek. Wordt het onderzoek uitbesteed bij een externe partij dan kan ervoor worden gekozen om het onderzoeksprotocol van de externe partij te hanteren zolang alle partijen hiervan op de hoogte worden gebracht. Begrippen Melder: degene die een melding heeft gedaan volgens de meldprocedure zoals beschreven in het personeelshandboek van de gemeente Coevorden. Betrokkene: degene op wie het onderzoek zich richt of mogelijk gaat richten en die in dienst is of was van de gemeente Coevorden of namens de gemeente Coevorden optreedt of heeft opgetreden. Opdrachtgever: degene die de opdracht geeft tot onderzoek zoals beschreven in dit onderzoeksprotocol. Wie geeft de opdracht tot het doen van een onderzoek? Na de ontvangst van een melding van een integriteitschending zoals beschreven in de meldprocedure in het personeelshandboek van de gemeente Coevorden doet de integriteitscoördinator een vooronderzoek zoals hieronder beschreven. Opdrachtgever Naar aanleiding van dit vooronderzoek kan de algemeen directeur/gemeentesecretaris opdracht geven tot het doen van een feitenonderzoek. Als er een melding is gedaan over de algemeen directeur/gemeentesecretaris dan kan de burgemeester opdracht geven voor een feitenonderzoek. Welke onderzoeksfasen er zijn Bij de gemeente Coevorden kennen we twee onderzoeksfasen naar aanleiding van een melding over een integriteitsschending: 1.Vooronderzoek a.In het vooronderzoek wordt na de ontvangst van een melding over een integriteitsschending door de integriteitscoördinator verkend of de melding voldoende aanknopingspunten biedt om een besluit te nemen of om een feitenonderzoek in te stellen. b.Als er tijdens een vooronderzoek onderzoeksmethoden worden ingezet die inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer gebeurt dit alleen als er geen andere onderzoeksmethode voldoet en de zwaarte van de integriteitsschending hierom vraagt. c.Een vooronderzoek wordt altijd afgesloten met een rapport over de uitkomsten. Hierin staat: i.Wat de melding inhoudt. ii.Welk onderzoek er is gedaan en welke onderzoeksmethodes er zijn gebruikt, inclusief de afwegingen hiervoor. iii.Wat de uitkomsten en conclusies zijn naar aanleiding van het onderzoek. iv.Een advies met betrekking tot de vervolgstappen. d.Het onderzoeksrapport wordt overhandigd aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris of de burgemeester als de melding over de algemeen directeur/gemeentesecretaris gaat. e.Op basis van het vooronderzoek besluit de opdrachtgever over de vervolgstappen zoals het starten van een feitenonderzoek, het doen van aangifte of andere stappen. f.De opdrachtgever informeert de betrokkene over het uitgevoerde vooronderzoek en de uitkomst hiervan. Als er een feitenonderzoek wordt ingesteld wordt ook de leidinggevende van de betrokkene op de hoogte gebracht. g.De opdrachtgever informeert de melder over of er een feitenonderzoek wordt ingesteld, en zo niet wat de redenen daarvoor zijn. 2.Feitenonderzoek a.Een feitenonderzoek wordt uitgevoerd door onderzoekers als na het vooronderzoek wordt besloten door de opdrachtgever om een feitenonderzoek te starten. Waar een onderzoeker aan moet voldoen vind je verderop in dit onderzoeksprotocol. b.Een feitenonderzoek heeft als doel om een zo compleet mogelijk beeld te geven van wat er is voorgevallen en kan gericht zijn op een persoon of de organisatie. c.Het feitenonderzoek gaat om waarheidsvinding waarbij relevante informatie, zowel belastend als ontlastend, wordt verzameld en vastgelegd. Wat staat er in een onderzoeksopdracht van een feitenonderzoek? Een feitenonderzoek start met een opdrachtverstrekking van de opdrachtgever aan de onderzoeker. Hierin staat: •De aanleiding en het doel van het onderzoek •De afbakening van de opdracht •De onderzoeksvragen •De ter beschikking gestelde onderzoekscapaciteit: hoeveel geld, middelen, mensen en/of uren zijn er beschikbaar voor de uitvoering van het onderzoek •Een schatting van de duur van het onderzoek •De communicatie tijdens het onderzoek: oWie is inhoudelijk verantwoordelijk voor welke communicatie oEn wie communiceert wat met wie en wanneer? Als tijdens het onderzoek blijkt dat er uitbreiding van de opdracht nodig is dan wordt dit door de onderzoeker ter goedkeuring voorgelegd aan de opdrachtgever. Wie kunnen onderzoek doen? Een feitenonderzoek kan worden uitgevoerd door: •Interne onderzoekers •Externe onderzoekers, waarbij de integriteitscoördinator regie en toezicht houdt •Een combinatie van interne en externe onderzoekers In de onderzoeksopdracht wordt beschreven wie het onderzoek gaan uitvoeren en waarom. Eisen waaraan een onderzoeker moet voldoen: •Onafhankelijkheid: de onderzoeker is niet betrokken (geweest) bij de onderzochte feiten of besluitvorming daaromtrent en heeft geen persoonlijk, functioneel of organisatorisch belang bij de uitkomst van het onderzoek. •Deskundigheid: kennis en ervaring hebben met het toepassen van de genoemde onderzoeksmethoden in de onderzoeksopdracht om de onderzoeksvraag objectief te kunnen beoordelen. •Als het een externe onderzoeker betreft, moeten zij beschikken over een vergunning van Justis (onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid) op grond van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Hier kan met onderbouwing en in samenspraak tussen de directie en integriteitscoördinator van worden afgeweken. Wie wordt er op de hoogte gebracht bij de start van een onderzoek? Bij de start van een feitenonderzoek, of zodra het onderzoeksbelang dit toelaat, wordt de betrokkene en zijn of haar leidinggevende schriftelijk door de opdrachtgever geïnformeerd over het feitenonderzoek. De opdrachtgever informeert over: •Een beschrijving van het (vermoedelijk) handelen of nalaten dat aanleiding is voor het onderzoek •De mogelijkheid die de betrokkene heeft om zichzelf en eventuele getuigen te laten interviewen •De mogelijkheid om zich tijdens interviews te laten bijstaan (op eigen kosten) •De verwachting dat de betrokkene medewerking verleent aan het onderzoek en volledig naar waarheid zal verklaren •Het onderzoeksprotocol dat van toepassing is, deze wordt ook als bijlage bijgevoegd •De contactgegevens van de onderzoekers Welke ordemaatregelen kunnen er tijdens een onderzoek worden genomen? Een ordemaatregel is een instructie aan de betrokkene om iets te doen of te laten. Het is mogelijk om als opdrachtgever een ordemaatregel te nemen als: •De kans bestaat op herhaling van de integriteitsschending •De kans bestaat op verstoring van de orde in de organisatie •De kans bestaat op verstoring van het onderzoek De reden en duur van de ordemaatregel worden zo duidelijk mogelijk beschreven en schriftelijk gecommuniceerd naar de betrokkene. Voorbeelden van een ordemaatregel kunnen zijn: •Het tijdelijk verrichten van ander werk •Het tijdelijk werken op een andere locatie •Een verbod om gemeentelijke locaties te betreden •Een verbod om contact te leggen met (bepaalde) collega’s Welke onderzoeksmethoden kunnen worden gebruikt Tijdens een onderzoek kunnen verschillende onderzoeksmethoden worden gebruikt. Hieronder staan de meest gebruikte beschreven: • Interviews Tijdens het onderzoek wordt meestal de betrokkene geïnterviewd, maar kunnen ook de melder, getuigen en/of deskundigen worden geïnterviewd. Hierbij geldt het volgende: ode geïnterviewde wordt vooraf geïnformeerd over de aard en mogelijke duur van het gesprek obij elk gesprek wordt de identiteit van de geïnterviewden vastgesteld en vastgelegd ointerviews worden in koppels van twee onderzoekers afgenomen, om de onafhankelijkheid van de het onderzoek te bevorderen en met oog op het feit dat eventueel het onderzoek moet kunnen worden gebruikt in een rechterlijke procedure ogesprekken kunnen digitaal worden opgenomen. De onderzoeker informeert de gesprekspartner hierover voorafgaand aan het interview. De opname wordt bewaard zolang dit voor het onderzoek nodig is. De geïnterviewde wordt van de vernietiging op de hoogte gesteld ode onderzoekers maken van alle interviews een verslag. Dit is een getrouwe zakelijke weergave van hetgeen is besproken. Omdat duidelijk moet zijn wie wat heeft verklaard, worden alle verklaringen voorzien van de naam van de geïnterviewde en plaats en de datum van het interview. Wil de geïnterviewde het verslag niet voor akkoord tekenen, dan tekent deze voor gezien. Het niet ondertekenen van een gespreksverslag door de geïnterviewde betekent niet dat het niet gebruikt kan worden in het vervolg van het onderzoek. De geïnterviewde krijgt een kopie van het verslag van zijn gesprek, tenzij het onderzoeksbelang zich daartegen verzet oals er sprake is van een vertrouwelijke verklaring dan zorgen de onderzoekers ervoor dat de verklaring niet herleidbaar is tot de getuige en/of melder. • Onderzoek werkomgeving de gemeente Coevorden is bevoegd om de fysieke werkplek en de locker van betrokkene op gemeentelocaties te doorzoeken als het vermoeden bestaat dat zich hier informatie bevindt die belangrijk is of kan zijn voor het onderzoek. Dit geldt ook voor de digitale werkomgeving (account) van betrokkene. Van de resultaten maken de onderzoekers een rapport op. Als zaken voor nader onderzoek worden meegenomen, wordt dit genoteerd in het rapport. • Onderzoek telecommunicatie in het kader van het onderzoek kunnen de onderzoekers de aan betrokkene voor zakelijk gebruik verstrekte telecommunicatiemiddelen onderzoeken. Zo kan onderzoek verricht worden in mailboxen en documenten op de persoonlijke en netwerkschijven van betrokkene. Ook kunnen door de werkgever verstrekte apparaten worden ingenomen voor nader onderzoek, zoals telefoons, tablets en laptops. • Raadplegen openbare bronnen een manier om tijdens het onderzoek informatie in te winnen is het raadplegen van openbare bronnen, al dan niet via internet. Hoewel het gebruik van informatie uit dit soort bronnen is toegestaan, is het belangrijk om in de gaten te houden in hoeverre er waarde aan kan worden gehecht. Bescherming privacy: alle onderzoeksmethoden worden toegepast met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van privacy en gegevens. Meewerken aan een onderzoek: • Meewerken aan het onderzoek door betrokkene Van de betrokkene bij een onderzoek wordt verwacht dat deze aan het onderzoek meewerkt. In uiterste gevallen kan een instructie worden gegeven om te verschijnen om te worden geïnterviewd of om informatie te geven. Als medewerking uitblijft, kan dit aan betrokkene worden verweten met mogelijke gevolgen. • Meewerken aan het onderzoek door getuigen De onderzoekers kunnen ook getuigen interviewen, binnen of buiten de organisatie. Voor getuigen die binnen de organisatie werken, geldt hetzelfde als voor de betrokken medewerker: zij zijn in beginsel verplicht aan het onderzoek mee te werken. Niet meewerken kan ook voor hen een nieuwe op zichzelf staande integriteitsschending opleveren. De door getuigen afgelegde verklaringen kunnen later in het onderzoek worden ingezien door betrokkene. • Bijstand van een raadsman Elke geïnterviewde kan zich – op eigen kosten – tijdens het interview laten bijstaan, al dan niet rechtskundig. De onderzoekers houden bij de uitnodiging er rekening mee dat de geïnterviewde voldoende tijd heeft (tenminste drie werkdagen) om bijstand te organiseren. De raadsman is bij het gesprek aanwezig, maar neemt hieraan niet inhoudelijk deel. Wel mag deze vragen om te schorsen voor overleg en opmerkingen maken aan het eind van het gesprek die dan ook in het verslag worden vastgelegd. Het kan een advocaat betreffen, maar dat hoeft niet. Het kan bijvoorbeeld ook een (kader)lid van een vakbond, een familielid of vriend zijn. Degene die betrokkene bijstaat, mag niet zelf in of bij het onderzoek zijn betrokken. Wat staat er in het concluderende onderzoeksrapport? Het feitenonderzoek wordt afgesloten met een onderzoeksrapport. Hierin staat alle informatie die de onderzoekers hebben verzameld en die nodig is om een oordeel te kunnen vormen over (de vermoedde) integriteitsschending. Het onderzoeksrapport bevat minimaal de volgende informatie: •De onderzoeksopdracht inclusief eventuele latere wijzigingen •Een beschrijving van de gebruikte onderzoeksmethoden en de manier waarop deze zijn ingezet •Een weergave van feiten en omstandigheden die betrekking hebben op de (vermoedde) integriteitsschending en van de context waarbinnen deze heeft plaatsgevonden •Een overzicht van relevante beleidsstukken en wet- en regelgeving zoals wettelijke voorschriften, onderdelen van het integriteitsbeleid van de gemeente Coevorden etc. •De bevindingen op basis van het onderzoek. Deze zijn objectief zonder persoonlijke mening of oordeel. Na afronding van het onderzoek ontvangt de opdrachtgever het onderzoeksrapport van de integriteitscoördinator inclusief: •Een bijbehorend advies over de eventueel te treffen organisatorische maatregelen •Een bijbehorend advies over de eventueel te treffen arbeidsrechtelijke maatregelen, in samenspraak met een arbeidsjurist. Hoe is de besluitvorming rondom een onderzoek ingericht? De opdrachtgever neemt na het lezen van het rapport inclusief bijbehorende adviezen een besluit over de te treffen maatregelen. Deze kunnen arbeidsrechtelijk of organisatorisch van aard zijn. Wat zijn de uitgangspunten met betrekking tot de communicatie over het onderzoek? Communicatie richting de betrokkene: •De opdrachtgever informeert de betrokkene over het uitgevoerde vooronderzoek, de uitkomsten hiervan en de vervolgstappen zoals het starten van een feitenonderzoek. •Gedurende het feitenonderzoekonderzoek wordt er geen inhoudelijke informatie verstrekt over het verloop richting de betrokkene. •Gedurende het feitenonderzoekonderzoek houdt de leidinggevende van de betrokkene contact met hem of haar. Is dit onwenselijk in verband met het onderzoek dan kan de opdrachtgever een andere leidinggevende aanwijzen die het contact onderhoudt. •De betrokkene ontvangt na het feitenonderzoek een kopie van het onderzoeksrapport inclusief het besluit van de opdrachtgever over de maatregelen die genomen gaan worden. •De betrokkene ontvangt het onderzoeksdossier als er sprake is van een rechtelijke procedure. Communicatie richting de leidinggevende van de betrokkene: •De opdrachtgever informeert de leidinggevende van de betrokkene als er een feitenonderzoek wordt ingesteld of als er andere stappen richting de betrokkene worden ondernomen. •Gedurende het feitenonderzoekonderzoek wordt er geen inhoudelijke informatie verstrekt over het verloop richting de leidinggevende van de betrokkene. •De leidinggevende van de betrokkene wordt na afloop van het feitenonderzoek geïnformeerd of er een integriteitschending is vastgesteld, maar krijgt geen informatie over de betrokkenen. Communicatie richting de melder: •De opdrachtgever informeert de melder of er naar aanleiding van het vooronderzoek een feitenonderzoek wordt ingesteld en zo niet wat de redenen daarvoor zijn. •De melder wordt na afloop van het feitenonderzoek geïnformeerd of er een integriteitschending is vastgesteld, maar krijgt geen informatie over de betrokkenen. Hoe en hoelang een onderzoeksrapport wordt bewaard Het onderzoeksrapport, het onderzoeksdossier en de adviezen worden gedurende 10 jaar na afhandeling van de casus bewaard. Deze documenten worden niet opgenomen in het personeelsdossier van betrokkene. Hoe wordt er omgegaan met onderzoek naar strafbare feiten •Wanneer voor, tijdens of na het onderzoek bij de onderzoekers het vermoeden ontstaat dat er sprake is van een strafbaar feit, dan melden zij dit bij de integriteitscoördinator. •De integriteitscoördinator bepaalt – na afstemming met de algemeen directeur/gemeentesecretaris en de opdrachtgever – of aangifte wordt gedaan en door wie. Na de aangifte bepaalt de officier van justitie of een strafrechtelijk onderzoek verricht moet worden. •Een strafrechtelijk onderzoek naar een medewerker kan voorafgaand aan, aansluitend op, maar ook gelijktijdig met een intern onderzoek plaatsvinden.