Informatie

Reglement van orde van het college van Heusden houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college (Reglement van orde college Heusden) Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden; gelet op artikel 52 van de Gemeentewet; besluit het volgende reglement vast te stellen: Reglement van orde van het college van Heusden houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college (Reglement van orde college Heusden) Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen Artikel 1. Definities Dit reglement verstaat onder: -college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden; -gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Heusden of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger; -raad: de gemeenteraad van de gemeente Heusden; -voorzitter: de burgemeester van de gemeente Heusden of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer. Hoofdstuk 2 - Verdeling van werkzaamheden en vergaderingen Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging 1.Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.2.Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college. Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen 1.Het college vergadert in de regel iedere dinsdag om 9.30 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis.2.Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan. Artikel 4. Extra vergaderingen 1.Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is. 2.De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is. Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen 1.Indien het vereiste aantal leden voor het openen van de vergadering niet aanwezig is, kan de voorzitter een nieuwe vergadering beleggen. 2.De voorzitter bepaalt het tijdstip van deze vergadering. 3.De gemeentesecretaris draagt zorg voor de oproep en informeert de leden van het college zo spoedig mogelijk. Hoofdstuk 3 - Verhindering, ontstentenis en ondersteuning Artikel 6. Verhindering en ontstentenis 1.Bij verhindering of ontstentenis van: a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over; b.een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over; c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over. 2.In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis. Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen 1.De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.2.Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen. Artikel 8. Handhaving van de orde en schorsing 1.Als een lid beledigende of onbehoorlijke uitlatingen doet, afwijkt van het onderwerp in behandeling, een spreker herhaaldelijk onderbreekt of op een andere wijze de orde verstoort, roept de voorzitter het lid tot de orde. Geeft het lid hieraan geen gevolg, dan kan de voorzitter het lid tijdens die vergadering het woord ontzeggen over het onderwerp dat in behandeling is. 2.De voorzitter kan de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen om de orde te herstellen. Als de orde na hervatting opnieuw wordt verstoord, kan de voorzitter de vergadering sluiten. Hoofdstuk 4 - Voorbereiding vergaderingen Artikel 9. Aanlevering van voorstellen en andere stukken 1.Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op dinsdag 12.00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd. 2.De steller draagt er zorg voor dat het voorstel voorafgaand aan de aanlevering is afgestemd met het verantwoordelijke collegelid en de betreffende manager. 3.De steller draagt er zorg voor dat het voorstel inhoudelijk, financieel en bestuurlijk is getoetst en akkoord bevonden door de betreffende manager, de kwaliteitsadviseur bestuurlijke besluitvorming, de manager financiën en de concerncontroller. 4.Het verantwoordelijke collegelid is bestuurlijk opdrachtgever van het voorstel en draagt zorg voor de inbreng van het voorstel in de collegevergadering. 5.De voorstellen en andere stukken worden aangeleverd via het daarvoor bestemde (zaak)systeem. Artikel 10. Agenda 1.Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en verstrekt deze uiterlijk op vrijdag voorafgaand aan de vergadering aan de leden van het college. 2.De vergaderstukken zijn voor de leden van het college digitaal beschikbaar via het vergadersysteem. 3.Een onderwerp dat niet tijdig is aangeleverd, wordt in beginsel niet geagendeerd. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan een onderwerp alsnog worden toegevoegd indien sprake is van een aantoonbaar spoedeisend belang waardoor behandeling niet kan worden uitgesteld. Het verantwoordelijke collegelid motiveert de urgentie bij aanmelding bij de gemeentesecretaris. 4.Onderwerpen voor de rondvraag, raadsinformatiebrieven en beantwoording van schriftelijke vragen worden, voor zover mogelijk, vooraf gemeld aan de gemeentesecretaris. Deze onderwerpen kunnen ook na verzending van de voorlopige agenda worden toegevoegd. 5.Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, verstrekt de gemeentesecretaris de agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college. Hoofdstuk 5 - Besluitvorming en verslaglegging Artikel 11. Stemmingen 1.Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.2.Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.3.Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes. 4.Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.5.Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot. Artikel 12. Besluitvorming buiten de vergadering (parafenbesluit) 1.Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.2.Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.3.De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.4.Besluiten die buiten de vergadering zijn genomen, worden opgenomen op de eerstvolgende besluitenlijst. Artikel 13 Besluitenlijst 1.De gemeentesecretaris stelt een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.2.De besluitenlijst vermeldt in ieder geval: a.de naam van de voorzitter, de aanwezige leden van het college en de gemeentesecretaris; b.welke leden van het college afwezig waren; c.bij het desbetreffende agendapunt, de naam en hoedanigheid van degenen die op grond van artikel 7, tweede lid, aanwezig was; en d.de door het college genomen besluiten. 3.Stemverhoudingen worden vermeld indien een lid van het college daarom verzoekt. 4.De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. 5.De besluitenlijst wordt openbaar gemaakt voor zover wettelijke voorschriften of het openbaar belang zich daar niet tegen verzetten. Hoofdstuk 6 - Slotbepalingen Artikel 14. Uitleg reglement In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter. Artikel 15. Intrekking oude reglement Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college d.d. 08-05-2007 wordt ingetrokken. Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel 1.Dit reglement treedt in werking op 1 oktober 2026.2.Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde college Heusden. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 17 september 2026. De burgemeester,Drs. W. van Hees De secretaris,mr. H.J.M. Timmermans Dit reglement van orde is op 17 september 2026 aan de gemeenteraad medegedeeld. Toelichting Algemeen Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 52 van de Gemeentewet. Daarin staat dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Volgens de memorie van toelichting gaat het bij de andere werkzaamheden onder andere om de bekendmaking van de besluiten die het college tijdens de vergadering neemt en de onderlinge vervanging van de leden van het college. Naast bepalingen over de vergaderingen van het college, de besluitvorming die daar plaatsvindt en de voorbereiding daarvan, bevat dit reglement dus ook bepalingen daarover. In de artikelsgewijze toelichting wordt daar nader op ingegaan. Artikelsgewijs Alleen de artikelen waarop een toelichting nodig is komen aan de orde. Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging Tijdens het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd, bepaalt het college welke portefeuilles elk lid van het college heeft en waar elk lid van het college dus voor verantwoordelijk is. Deze verdeling van de portefeuilles kan het college daarna vanzelfsprekend wijzigen als dat nodig is. Daarbij wordt er wel op gewezen dat het college op grond van de wet als geheel de verantwoordelijkheid voor het door het college gevoerde bestuur draagt. Afspraken over de portefeuilleverdeling en eventuele mandaten die aan de individuele leden van het college zijn verleend doen aan die gezamenlijke verantwoordelijkheid niet af. Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen Met het eerste lid voldoet het college aan artikel 53, eerste lid, van de Gemeentewet. Daarin staat dat de burgemeester, met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald, dag, plaats en tijdstip van aanvang van de vergaderingen van het college vaststelt. Het uitgangspunt is dat de vergaderingen van het college plaatsvinden in fysieke vorm. Het tweede lid biedt het college vervolgens ruimte om in bijzondere gevallen van de vastgestelde dag, tijd en plaats af te wijken. Dit maakt het ook mogelijk om digitaal te vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld ook tijdens het reces als dat nodig is. Als er een digitale vergadering plaatsvindt, zijn de bepalingen uit dit reglement daarop onverkort van toepassing. Artikel 4. Extra vergaderingen Uit het eerste lid volgt dat een extra vergadering plaats kan vinden als de voorzitter dit nodig vindt. Voorts kan ook elk ander lid van het college ervoor zorgen dat een extra vergadering plaats vindt. Geregeld is wel dat bij het verzoek om een extra vergadering aangegeven moet worden wat het bespreekpunt is. Dit zodat de voorzitter de andere leden van het college daarover kan informeren als de voorzitter de leden bij elkaar roept (tweede lid). In artikel 9, derde lid, staat tot slot dat de gemeentesecretaris ervoor zorgt dat de leden van het college zo spoedig mogelijk de agenda en de bijbehorende stukken voor de extra vergadering ontvangen. Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen Het college kan op grond van artikel 56, eerste lid, van de Gemeentewet alleen vergaderen en besluiten nemen als ten minste de helft van het aantal leden van het college bij de vergadering aanwezig is. Als dit niet het geval is, maar er wel een noodzaak is om bepaalde onderwerpen te bespreken of bepaalde besluiten te nemen, dan kan de burgemeester op grond van artikel 56, tweede lid, van de Gemeentewet een nieuwe vergadering beleggen. Tijdens die vergadering kan het college ook met minder dan de helft van het aantal leden vergaderen en besluiten nemen. Verder staat er in dit artikel hoe de procedure voor het beleggen van de nieuwe vergadering eruitziet. Uit artikel 56, derde lid, van de Gemeentewet volgt nog dat het college tijdens de nieuwe vergadering alleen kan vergaderen en besluiten over onderwerpen die al voor de oorspronkelijke vergadering geagendeerd waren. Voor andere onderwerpen geldt dat alsnog is vereist dat minimaal de helft van het aantal leden van het college aanwezig is. Artikel 6. Verhindering en ontstentenis Dit artikel geeft weer wie de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris moeten informeren als er sprake is van verhindering of ontstentenis. Daarbij is van belang dat van verhindering sprake is als de voorzitter, de andere leden van het college of de gemeentesecretaris een vergadering van het college niet of slechts gedeeltelijk kunnen bijwonen. Van ontstentenis is sprake als zij voor langere tijd niet in staat zijn hun werkzaamheden uit te voeren. Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering De rol van de gemeentesecretaris bij de vergaderingen van het college is in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet opgenomen. In het verlengde daarvan is in dit artikel kenbaar gemaakt dat de gemeentesecretaris een vlot verloop van de vergaderingen van het college bevordert. Verder voorziet dit artikel in de aanwezigheid van derden bij de vergaderingen van het college. Artikel 57 van de Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de gemeentesecretaris ook anderen aanwezig zijn. In het reglement is dit expliciet gemaakt. Artikel 8. Handhaving van de orde en schorsing Dit artikel geeft de voorzitter bevoegdheden om de orde tijdens de vergadering te bewaken. De voorzitter kan een lid tot de orde roepen en, als daaraan geen gevolg wordt gegeven, het woord over het betreffende onderwerp ontnemen. Indien nodig kan de voorzitter de vergadering schorsen of sluiten. Artikel 9. Aanlevering van voorstellen en andere stukken Dit artikel bevat de procedure voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken voor de vergaderingen van het college. Artikel 10. Agenda In dit artikel is de procedure rond het versturen van de agenda voor het aanleveren van voorstellen en andere stukken opgenomen. Artikel 11. Stemmingen In de praktijk wordt er in de vergaderingen van het college slechts zelden gestemd. Om die reden is hoofdregel in dit artikel dat geen stemming plaatsvindt, tenzij een lid van het college daarom vraagt. Als een lid van het college om een stemming vraagt, dan is in het tweede lid geregeld dat de stemming in beginsel mondeling is. Dit is ook bij een stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan de orde, tenzij een lid van het college bij een dergelijke stemming op grond van het derde lid om een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes vraagt. In het vierde en vijfde lid is geregeld hoe het college handelt als de stemmen bij een mondelinge stemming of een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes staken. Bij een mondelinge stemming vindt in de eerstvolgende vergadering een nieuwe stemming plaats. Bij een stemming via gesloten en ongetekende stembriefjes gebeurt dit in dezelfde vergadering. Artikel 12. Besluitvorming buiten de vergadering (parafenbesluit) Dit artikel biedt het college de mogelijkheid om ook buiten de vergaderingen van het college een besluit te nemen. Het biedt flexibiliteit in situaties waarin snelheid gewenst is of wanneer een voorstel geen bespreking behoeft. Deze bepalingen zorgen voor een balans tussen slagvaardigheid en zorgvuldige, collegiale besluitvorming. Omdat de Gemeentewet uitgaat van besluitvorming tijdens de vergaderingen, is dit alleen in spoedeisende gevallen aan de orde. Dus alleen bij uitzondering en als het gaat om een besluit waarvoor geldt dat de besluitvorming in een vergadering niet kan worden afgewacht. Bij dit zogenaamde parafenbesluit voorzien de leden van het college een conceptbesluit van fysieke of digitale parafen. Uit de jurisprudentie volgt dat het college alleen een parafenbesluit kan nemen als alle leden van het college het conceptbesluit hebben gezien, de mogelijkheid hebben gekregen om bespreking of stemming te vragen en een meerderheid het besluit voor akkoord heeft geparafeerd (ABRvS 16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9850). Artikel 13. Besluitenlijst Dit artikel regelt de inhoud, vaststelling en openbaarmaking van de besluitenlijst van het college. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het opstellen van de besluitenlijst. Daarbij is bepaald welke gegevens daarin minimaal worden opgenomen. De besluitenlijst wordt vastgesteld in de eerstvolgende vergadering en vervolgens openbaar gemaakt, tenzij wettelijke voorschriften of het openbaar belang zich daartegen verzetten. De besluitenlijst biedt de gemeenteraad en inwoners inzicht in de door het college genomen besluiten. Artikel 14, 15, en 16. Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting.