Informatie

Beleidsregel Hotspotmonitor gemeente De Ronde Venen 2026 Het college van burgemeester en wethouders van gemeente De Ronde Venen; Overwegende dat het wenselijk is nadere regels te geven voor Hotspotmonitoring, Gelet op: •de artikelen 4:81, eerste lid, 4:83 en 1:3, vierde lid van de Algemene wet bestuursrecht, •Archiefbesluit 1995, artikel 5, lid 1, onder e, •de VNG Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. besluit vast te stellen de: Beleidsregel Hotspotmonitor gemeente De Ronde Venen 2026. Artikel 1 Begripsbepaling 1.Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en inwoners, of tussen inwoners onderling, en die van bijzondere maatschappelijke of cultuurhistorische betekenis is. 2.Een hotspotlijst is een door het Strategisch Informatieoverleg (SIO) vastgestelde lijst van hotspots waarvoor archiefbescheiden blijvend worden bewaard. 3.De hotspotmonitor is het instrument waarmee gemeente De Ronde Venen periodiek onderzoekt welke gebeurtenissen of maatschappelijke kwesties als hotspot kunnen worden aangemerkt. Artikel 2 Doel Het doel van de hotspotmonitor is het identificeren van gebeurtenissen en kwesties die een grote invloed hebben gehad op de samenleving of op het functioneren van gemeente De Ronde Venen, zodat de daarop betrekking hebbende archiefbescheiden kunnen worden uitgezonderd van vernietiging en duurzaam kunnen worden bewaard voor historisch onderzoek en maatschappelijke verantwoording. Artikel 3 Criteria voor aanwijzing van hotspots Een gebeurtenis of kwestie kan als hotspot worden aangewezen indien deze voldoet aan één of meer van de onderstaande criteria: 1.Er is sprake van een gebeurtenis of een reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van gemeente De Ronde Venen die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking of waarvoor veel aandacht bestaat in de media. 2.Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen inwoners aan het licht brengt en waarbij het publieke debat veel emoties oproept. 3.Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding geeft tot een intensief publiek debat over het functioneren van gemeente De Ronde Venen. 4.Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig wordt bedreigd of juist nadrukkelijk wordt bevestigd. Artikel 4 Procedure voor hotspotaanwijzing 1. Periodieke monitoring Gemeente De Ronde Venen voert jaarlijks een hotspotmonitor uit. Daarbij worden gebeurtenissen en kwesties uit de vooraf vastgestelde onderzoeksperiode beoordeeld op hun maatschappelijke en bestuurlijke impact. 2. Samenstelling expertpanel De senior adviseur Informatiebeheer treedt op als regisseur van het proces en stelt een expertpanel samen. Het panel bestaat uit interne deskundigen met kennis van het werkterrein van de gemeente en kan worden aangevuld met externe deskundigen. Interne deskundigen kunnen onder meer afkomstig zijn uit de beleids-, communicatie-, juridische en bestuursondersteunende functies van de organisatie. Externe deskundigen worden betrokken om het maatschappelijk belang te vertegenwoordigen en beschikken over aantoonbare deskundigheid op het gebied van openbaar bestuur, burgerschap, informatierecht, wetenschap, journalistiek of vergelijkbare vakgebieden. Zij vervullen hun rol onafhankelijk van de gemeente. 3. Opstellen longlist Tijdens de hotspotmonitor inventariseert het expertpanel relevante gebeurtenissen en kwesties. Deze worden opgenomen in een longlist. 4. Opstellen shortlist De longlist wordt beoordeeld aan de hand van de in artikel 3 genoemde criteria. Op basis daarvan stelt het expertpanel een shortlist van potentiële hotspots op. Het Regionaal Archiefdienst Noordwest Utrecht kan aanvullend voorstellen doen voor opname van hotspots. 5. Vaststelling De shortlist wordt ter besluitvorming voorgelegd aan het Strategisch Informatieoverleg (SIO) van gemeente De Ronde Venen. Het SIO stelt de definitieve hotspotlijst vast. 6. Publicatie Na vaststelling wordt de hotspotlijst openbaar gemaakt. De vastgestelde hotspots worden gepubliceerd op de daartoe aangewezen publicatiekanalen van de gemeente. Artikel 5 Gevolgen van aanwijzing als hotspot 1.Archiefbescheiden die betrekking hebben op een vastgestelde hotspot kunnen op grond van artikel 5, eerste lid, onderdeel e, van het Archiefbesluit worden uitgezonderd van vernietiging. 2.De aanwijzing leidt niet tot het vormen van een afzonderlijk hotspotarchief. De informatie blijft bewaard in haar oorspronkelijke context en ordening. Aan de betreffende informatie kunnen aanvullende metadata worden toegevoegd om de relatie met de hotspot vast te leggen. 3.De blijvend te bewaren informatie wordt beheerd conform de geldende archiefwetgeving en wordt op termijn overgebracht naar het Het Regionaal Archiefdienst Noordwest Utrecht. Artikel 6 Actualisatie De hotspotlijst wordt jaarlijks geactualiseerd. Bij iedere actualisatie wordt opnieuw beoordeeld welke gebeurtenissen en kwesties als hotspot dienen te worden aangewezen, gehandhaafd of afgesloten. Artikel 7 Inwerkingtreding Deze beleidsregel treedt in werking op de dag na bekendmaking en wordt aangehaald als: Beleidsregel Hotspotmonitor gemeente De Ronde Venen 2026 Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van gemeente De Ronde Venen d.d. 2 september 2026. Toelichting Met de hotspotmonitor geeft gemeente De Ronde Venen uitvoering aan de mogelijkheid om archiefbescheiden van bijzondere maatschappelijke en historische waarde uit te zonderen van vernietiging. Door jaarlijks hotspots vast te stellen wordt belangrijke informatie over ingrijpende gebeurtenissen, maatschappelijke discussies en bestuurlijke vraagstukken duurzaam behouden voor toekomstige generaties.