Informatie

Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente De Ronde Venen 2026 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen, gelet op: -artikel 30 van de Archiefwet 1995; -artikelen 3 en 3a van het Archiefbesluit 1995; -Beheerregeling informatiebeheer De Ronde Venen 2021; -Besluit Informatiebeheer gemeente De Ronde Venen 2014; besluit vast te stellen: Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente De Ronde Venen 2026 Artikel 1 Begripsbepalingen In dit besluit wordt verstaan onder: a.Archiefbescheiden: alle informatie die een rol speelt bij de uitvoering van overheidstaken en die door de gemeente wordt ontvangen of opgesteld, ongeacht de vorm. b.SIO: Strategisch Informatieoverleg. c.Informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. d.Beheerder: gemeentesecretaris e.Gemeentearchivaris: de archivaris belast met het beheer van de archiefbewaarplaats. Artikel 2 Instelling 1.Er is een Strategisch Informatieoverleg (SIO).2.Structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt Artikel 3 Doel Het SIO heeft als doel: a.het bevorderen van een duurzame en toekomstbestendige informatiehuishouding; b.het voorbereiden van strategische besluitvorming op het gebied van informatiebeheer; c.het waarborgen van de belangenafweging rondom beheer, toegankelijkheid, openbaarheid, privacy, beveiliging en archivering van informatie. Artikel 4 Taken Het Strategisch informatieoverleg geeft de beheerder in ieder geval advies over: a.vervreemding van archiefbescheiden; b.uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken; c.overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder; d.vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden; e.overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; f.beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats; g.duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en h.de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden. Artikel 5 Bevoegdheden 1.Het SIO brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het college van burgemeester en wethouders.2.Het SIO kan aanbevelingen doen ter verbetering van de informatiehuishouding.3.Het SIO kan deskundigen uitnodigen voor specifieke onderwerpen.4.Het SIO stelt de hotspotlijst(en) vast. Artikel 6 Samenstelling Het SIO bestaat uit: a.de gemeentesecretaris of diens vertegenwoordiger (voorzitter); b.de teammanager Informatievoorziening & Automatisering; c.de senior adviseur informatiebeheer; d.de gemeentearchivaris; e.de archiefinspecteur Op verzoek van één of meer van de genoemde leden, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp. Artikel 7 Secretariaat 1.Het secretariaat van het SIO wordt verzorgd door Team Informatievoorziening & Automatisering.2.Van iedere vergadering wordt een actie en besluitenlijst opgesteld.3.Adviezen worden vastgelegd en bewaard conform de geldende regels voor informatiebeheer. Artikel 8 Vergaderfrequentie 1.Het SIO vergadert ten minste tweemaal per jaar.2.De voorzitter kan aanvullende vergaderingen bijeenroepen indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven. Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel 1.Dit instellingsbesluit treedt in werking op de eerste dag na de datum van bekendmaking.2.Deze regeling wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente De Ronde Venen 2026 Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van gemeente De Ronde Venen d.d. 2 september 2026.